Neue Studie über die Vereinfachung von Reiseprogrammen

Eine neue Studie über die Vereinfachung von Reiseprogrammen und strategische Prioritäten (Foto: Archiv, TB)

Corporate Travel Programme werden mit der Zeit immer komplexer. Sie umfassen eine Vielzahl von Suppliern, Tools, Prozessen und Lösungen, um sich dem technischen Wandel und den Erwartungen der Geschäftsreisenden anzupassen.

Wie eine aktuelle Untersuchung der Association of Corporate Travel Executives (ACTE) zeigt, wird es für Travel Manager immer schwieriger, die komplexen und mehrschichtigen Reiseprogramme zu verwalten. Travel Manager sind sich dieser Herausforderung und der Vorteile einer Vereinfachung ihrer Programme bewusst – doch der Umsetzung solcher Initiativen stehen konkurrierende Prioritäten gegenüber.

Die neue Studie mit dem Titel Simplifying Managed Travel zeigt, dass die Sicherheit der Reisenden die höchste Priorität für die befragten Unternehmen hat: So stufen die meisten Travel Manager (94 Prozent) die Sorgfaltspflicht als essenziell ein, während sie für 82 Prozent sogar oberste Priorität hat.

Mit einem Ergebnis von 72 Prozent wird die Vereinfachung von der Geschäftsreiseprogramme auf den ersten Blick mit niedrigerer Priorität gesehen als Kostensenkung (88 Prozent), Datensicherheit (84 Prozent) und die Verbesserung der Zufriedenheit der Reisenden (75 Prozent).

Travel Manager erkennen jedoch an, dass Vereinfachungsinitiativen ihre anderen strategischen Prioritäten unterstützen können. So gaben zum Beispiel 47 Prozent der befragten Travel Manager an, dass eine Vereinfachung zu einer verbesserten Erfüllung der Sorgfaltspflicht führen würde, während 39 Prozent der Ansicht sind, dass dies die Gesamtkosten ihrer Reiserichtlinien senkt.

„Sowohl Travel Manager als auch Reisende wünschen sich ein einfacheres System für Geschäftsreisen. Für viele von ihnen ist es inzwischen überaus beschwerlich, das Gefüge aus Richtlinien, Verfahren und ausgedienten Tools zu steuern, da neue Technologien eingeführt wurden, bevor es die Gelegenheit gab, ältere auslaufen zu lassen“, so Greeley Koch, Executive Director der ACTE.

Koch: „Die Ironie dabei ist, dass eine Vereinfachung dazu beitragen kann, die höher priorisierten Geschäftsziele zu erreichen. Travel Manager, die mit dieser Argumentation die Vereinfachung des Reiseprogramms nutzen, um andere Bereiche voranzubringen, können sich in ihrer jeweiligen Organisation als echte Vorreiter positionieren.“

Travel Managern fällt es schwer, den Prioritäten Maßnahmen folgen zu lassen

Obwohl Travel Manager die Bedeutung der Vereinfachung erkennen, besteht nach wie vor eine große Lücke zwischen Absicht und tatsächlichen Initiativen. Die strategische Bedeutung, die die Sicherheit der Reisenden hat, spiegelt sich auch in der Vereinfachung dieses Bereichs wider: Für die Mehrheit (83 Prozent) ist im Bereich der Sorgfaltspflicht ein sofortiges Handeln erforderlich (62 Prozent). Auf Platz zwei der Vereinfachungsziele der Reiseeinkäufer befindet sich die Datensicherheit.

Der Unterschied zwischen den Vereinfachungsprioritäten und dem tatsächlichen Verhalten der Einkäufer deutet jedoch auf Hindernisse beim Erreichen der strategischen Ziele hin. Der in der Studie gefundene „Execution Gap“ – der Abstand zwischen Intention und tatsächlicher Umsetzung – ist im Zusammenhang mit der Sorgfaltspflicht und der Datensicherheit verglichen mit anderen Prioritäten erheblich: Mehr als jeder fünfte Käufer gibt an, dass für die Belange in den Bereichen Sicherheit der Reisenden (23 Prozent) und Datensicherheit (24 Prozent) derzeit keine Maßnahmen ergriffen werden.

Anbieter und interne Stakeholder müssen bei Vereinfachung als Partner fungieren

Die komplexen Travel Programme betreffen heutzutage in der Regel mehrere Partner und Stakeholder – sowohl intern als auch extern. Oft ist die Unterstützung all dieser Partner erforderlich, um Vereinfachungsziele effektiv umsetzen zu können. Während beinahe jeder fünfte Käufer keine Unterstützung der Kollegen in anderen Abteilungen erhält, gibt die Mehrheit der Travel Manager an, dass internen Stakeholder Vereinfachungsinitiativen unterstützen:

  • Der Einkauf wird beim Thema Vereinfachung am häufigsten als Partner betrachtet (57 Prozent).
  • An zweiter Stelle folgen die internen Mitarbeiter aus den Bereichen Risiko/Sicherheit und Kommunikation (40 Prozent).
  • Der IT-Support (36 Prozent) und das Personalwesen (28 Prozent) bleiben hingegen hinter den anderen Abteilungen zurück.
  • Externe Partner können derweil entsprechende Tools und auch Fachwissen bereitstellen und die Travel Manger damit bei ihren Vereinfachungsinitiativen unterstützen.

    HRS-Geschäftsführer Tobias Ragge

    HRS-Geschäftsführer Tobias Ragge

    Die Käufer begrüßen diese Unterstützung: So wünscht sich mehr als die Hälfte der Käufer, die derzeit keine solche Hilfe erhalten, von den Anbietern unterstützt zu werden.

    Sowohl intern als auch extern lassen die Daten darauf schließen, dass Reiseeinkäufer, welche die Vereinfachung als eine ihrer obersten strategischen Prioritäten sehen, intensiver mit anderen zusammenarbeiten, um ihre Vereinfachungsziele zu erreichen.

    „Der Wert, den das Reisemanagement einem Unternehmen bringt, wird zunehmend anhand von optimierten Prozessen und abteilungsübergreifender Zusammenarbeit gemessen“, so HRS CEO Tobias Ragge. „Die Studie zeigt, dass diese enge Zusammenarbeit entscheidend ist und führende Unternehmen sowohl auf ihr internes Stakeholder-Netzwerk aufbauen, als auch auf Daten, Beratung und die Unterstützung von externen Partnern bauen, um ihre strategischen Ziele zu erreichen.“

    Vereinfachung effektiv realisieren

    Travel Manager können durch eine Vereinfachung des Geschäftsreiseprogramms ihre Geschäftsziele besser erreichen. Angesichts der Hürden, wie etwa begrenzten Ressourcen und der variierenden Unterstützung durch interne und externe Stakeholdern, sind Travel Manager aufgefordert, die Kommunikation mit den Anbietern, anderen Abteilungen innerhalb der Organisation sowie den Reisenden zu verstärken.

    „Bei so vielen konkurrierenden Prioritäten, mit denen Travel Manager umgehen müssen, kann man leicht den wichtigsten Stakeholder von allen aus den Augen verlieren – nämlich den Geschäftsreisenden“, sagt Koch. „Simplification erlaubt es dem Reisenden, sich weniger Gedanken über die logistischen Aspekte zu machen und sich mehr auf den Zweck ihrer Reise konzentrieren. Das macht letztendlich den Unterschied aus zwischen einem guten und einem großartigen Geschäftsergebnis ausmacht.“

    TRAVELbusiness-Background: ACTE führte zwischen dem 11. und dem 31. Juli 2017 eine globale Befragung seiner Mitglieder für die Studie „Simplifying Managed Travel“ durch. Insgesamt antworteten 112 Firmenkunden weltweit auf diese quantitative Erhebung. Darüber hinaus nahmen fünf Travel Manager aus Europa und Nordamerika an Fokusinterviews teil, um qualitative Einblicke zu gewähren.

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    Drucken   Aktualisiert: 16.10.2017
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