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Travel Policy muss von oben nach unten gelebt werden

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foto Wilke

Woran liegt es, dass noch viele Unternehmen in Österreich nicht auf professionelles Travel Management zurückgreifen? Was machen viele Firmen falsch, wenn es um Geschäftsreisen und deren Kosten geht? Travel Management-Experte Hannes Schwarz, Managing Director von FCm Travel Solutions in Österreich und Leiter des Flugausschusses im Österreichischen Reisebüro Verband (ÖRV), kennt die Probleme.

TRAVELbusiness: Das Geschäftsreisejahr 2012 geht zu Ende. Wie erfolgreich war es für die Branche und Ihr Unternehmen?
Hannes Schwarz: Es gibt viele Unternehmen, denen es gut geht und die volle Auftragsbücher haben, aber es gibt einige Branchen, die Rückgänge verzeichnen, bzw. stark sparen müssen – die Versicherungsbranche, die Banken, das Baugewerbe, große Automobilkonzerne und Großkonzerne, die viel in den CEE-Ländern zu tun haben. Vor allem auch internationale Konzerne mit Mutterländern wie Italien, Frankreich oder Spanien. Generell haben alle von 2012 Positiveres erwartet als es bis jetzt war. Für manche Travel Management Company, TMC, gab’s 2012 im Umsatz einen Zuwachs, aber geringer als fast alle erwartet haben. Die Erträge sinken, weil die Fluglinien immer mehr an Reisebüros auslagern, die aber dafür nicht mehr bekommen – im Gegenteil, und sie haben einen Erklärungsbedarf bei Kunden. Zusätzlich steigt der Online-Anteil, dadurch ist es für große TMCs sehr schwer, in einem äußerst aggressiven kleinen Markt wie Österreich Geld zu verdienen.

TRAVELbusiness: Die Geschäftsreisekosten sind permanent im Aufwind. Wird dieser Trend auch 2013 anhalten, wohin geht die Geschäftsreise? Welche Auswirkungen hat die Wirtschafts- und Finanzkrise auf Geschäftsreisen.
Hannes Schwarz: Wenn es in einem der Krisenländer kracht, ist zu befürchten, dass es dann auch starke Auswirkungen auf unsere Wirtschaft haben kann. Man merkt, dass viele Kunden extrem vorsichtig sind. Generell bin ich aber optimistisch, da es uns im Gegensatz zu anderen Ländern noch sehr gut geht. Ich glaube auch, dass die Flugtickets teurer werden müssen und Lockangebote mit 89 oder 99 Euro hoffentlich bald der Vergangenheit angehören werden. Ich würde mir wünschen, dass künftig Kerosinzuschläge im Ticket eingetragen werden und somit im Flugpreis enthalten sind. Dann würden sich die Airlines schwerer tun, die Flugpreise wie jetzt täglich ändern zu können.

FCm Managing Director Hannes Schwarz (Foto Wilke)
FCm Managing Director Hannes Schwarz (Foto Wilke)

TRAVELbusiness: Wo sehen Sie Einsparungspotenziale bei Geschäftsreisen? Bei Flugkosten, bei der Unterkunft und Verpflegung? Wo gibt es noch ungenutzte Sparmöglichkeiten? Oder ist weiteres Sparen überhaupt nicht mehr möglich?
Hannes Schwarz: Die internen Prozesse für die Genehmigung einer Reise sind derzeit bei vielen österreichischen Unternehmen katastrophal. Es ist teilweise wie in der Steinzeit. Viele Anträge werden noch physisch unterschrieben, dabei geht enorm viel Zeit verloren. Im Falle der ökonomischsten Flugverbindung liegt noch viel brach, ebenso beim Meilensammeln der Mitarbeiter – ein Grund für mich, dass die Star Alliance in Österreich nach wie vor so gut performt. Auch die Travel Policy ist meist nicht optimal: Sie muss definitiv von oben nach unten gelebt werden. Sparpotenziale sehe ich noch im Hotel- und Mietwagenbereich.

TRAVELbusiness: Durchforsten, überarbeiten und aktualisieren Österreichs ­Unternehmen regelmäßig ihre Reiserichtlinien oder ist in diesem Bereich noch ein Nachholbedarf gegeben?
Hannes Schwarz: Entscheidungsträger im Travel Management sollten meiner Meinung nach nicht im Einkauf oder Controlling angesiedelt sein, denn dort wird nur der Sparstift angesetzt, sondern vorzugsweise aus dem Human Ressource-Bereich kommen. Eine Dienstreise sollte auch eine solche bleiben und nicht gleichbehandelt werden, als würde man PCs oder Laptops stückweise zum billigsten Tagestarif kaufen. Es zahlt sich sicher aus, einen Topverkäufer zu einem Kunden auf einem Langstreckenflug in die Business Class zu setzen. Hingegen kann man den gleichen Topverkäufer zu einem internen Meeting oder zu einem Training durchaus auch in der Economy Class buchen.

TRAVELbusiness: Technologie dominiert das Travel Management, mobile Buchungen nehmen zu. Immer mehr Geschäftsreisen werden mit Smartphones und Tablets gebucht. Liegt hier die Zukunft für die Optimierung der Geschäftsreisekosten?
Hannes Schwarz: Nur wenn im Unternehmen die Travel Policy optimal ist und zu 100 Prozent so gelebt wird, ein gutes strukturiert aufgesetztes Selbstbuchungstool, SBT, installiert ist und die untouched Prozesse mit den Reisenden, den Buchenden und dem TMC gut abgestimmt sind. Die wichtigste Voraussetzung ist, dass das Unternehmen für ein Selbstbuchungssystem auch geeignet und bereit ist. Es gibt viele Unternehmen, wo der Einsatz eines Selbstbuchungssystems sinnlos ist, da zu viele Langstreckenflüge gebucht und zu wenige Point-to-Point-Flüge geflogen werden, oder es wird zu kurzfristig gebucht bzw. zu viel und zu oft umgebucht. Ein SBT kann nur eine gute Ergänzung sein, aber sicher kein Allheilmittel.

Background: Die Wurzeln von FCm TRAVEL SOLUTIONS liegen in Down Under, wo sich das Unternehmen im April 2004 aus dem langjährigen Business-Travel-Engagement des australischen Touristik-Konzerns „Flight Centre Limited“ formierte. Seither baut FCm seine Position mit großem Erfolg weltweit kontinuierlich aus. Heute hat die Gruppe weltweit in 75 Ländern Partner-Unternehmen mit mehr als 13.000 Mitarbeitern. Der Gruppen-Umsatz von FCm TRAVEL SOLUTIONS beträgt über acht Milliarden Euro. FCm Travel Solutions ist Europas führender Geschäftsreiseexperte. Mit hochwertigen Produkten und einer Full-Service Betreuung werden Geschäftsreiseaktivitäten optimiert. Hannes Schwarz ist Managing Director von FCm Travel Solutions in Österreich und Leiter des Flugausschusses im ÖRV.