Ist keine Seltenheit: Wenn Geschäftsreisende bei der Reisekostenabrechnung ein bisschen zu ihren Gunsten schummeln (Foto: Pixabay)

Wenn Geschäftsreisende bei der Reisekostenabrechnung zum eigenen Vorteil schummeln (Foto: Pixabay)

Wie verbreitet ist Abrechnungsbetrug bei Geschäftsreisen? Welche Tricks sind beliebt? Wie können Unternehmen mit professionellen, digitalen Lösungen gegensteuern – nicht nur absichtlichen Betrugsfällen, sondern auch dem Großteil der versehentlich unterlaufenen Fehler? Travel Management-Insider Götz Reinhardt liefert im exklusiven TRAVELbusiness-Expertenbeitrag die Antworten.

Erst jüngst sorgte diese Meldung für Schlagzeilen: Abgeordnete des EU-Parlaments hatten ihre Reisekosten nicht korrekt abgerechnet. Statt der zur Rückerstattung eingereichten Dienstwagenfahrt, für die sie 50 Cent pro Kilometer abrechneten, nutzten einige einfach günstigere Billigflieger. Und kassierten ein Körberlgeld auf Kosten der Steuerzahler.

Fälle wie dieser sind kein Einzelfall. Von Abrechnungsbetrug betroffen ist der öffentliche Dienst ebenso wie Unternehmen der freien Wirtschaft. So ist jede vierte Reisekostenabrechnung in deutschen Unternehmen fehlerhaft. In 15 Prozent der Fälle werden vorsätzlich falsche Angaben gemacht.

Besonders beliebt ist das Abrechnen privater Ausgaben. Angeführt vom Einreichen privater Taxibelege, gefolgt vom Essen gehen auf Firmenkosten oder dem Antrag auf Rückerstattung privater Tank- und Parkbelege. Auch bei eintägigen Reisen wird gerne getrickst und die Dienstreise auf dem Papier verlängert. Bleibt das unentdeckt, kassieren Mitarbeiter eine höhere Verpflegungspauschale.

Abrechnungsbetrug bei Geschäftsreisen: Das sind die beliebtesten Tricks, um mehr herauszuholen (Infografik: Concur)

Geschäftsreisekostenabrechnung: Das sind die beliebtesten Tricks, um mehr herauszuholen (Infografik: Concur)

So können Unternehmen dem Abrechnungsbetrug gegensteuern

Zum Abrechnungsbetrug bei Dienstreisen kommt es zum einen, weil er oft als Kavaliersdelikt verharmlost wird. Dass sich die einzelnen Beträge zu bemerkenswerten Summen aufaddieren können, wird außer Acht gelassen. Hinzu kommen weitere Faktoren, die das bewusst falsche Abrechnen begünstigen – und an diesen Punkten können Unternehmen ansetzen.

Wichtig ist, dass Manager konsequenter agieren und Spesenabrechnungen genau prüfen. Eine Aufgabe, die oft vernachlässigt wird – auch aus Zeitgründen. Anbieter professioneller Lösungen für das Geschäftsreisemanagement wie Concur können bei dieser Aufgabe mit einem Audit-Service für Entlastung sorgen.

Des Weiteren sollten Konsequenzen für bewusst falsch eingereichte Abrechnungen formuliert werden, beispielsweise in der Reiserichtlinie. Viele Mitarbeiter nehmen es auch deshalb mit der Abrechnung nicht so genau, weil sie damit durchkommen.

Sind mögliche Folgen bekannt, ist dies eine erste Hürde. Wenn es dennoch zu einem Fehlverhalten kommt – auch bei der Buchung im Vorfeld der Reise –, bieten professionelle Lösungen für das Geschäftsreisemanagement einen weiteren Vorteil: Unternehmen müssen nicht die gesamte Belegschaft kollektiv abstrafen, indem sie die Richtlinien für alle verschärfen. Stattdessen können etwa außerordentliche Genehmigungsprozesse für Einzelne aufgesetzt werden.

Ein weiteres Problem: Managern und Finanzverantwortlichen fehlen Einblicke in die getätigten Reisen und Buchungen ihrer Mitarbeiter in Echtzeit. Das macht das Überprüfen der Abrechnungen schwierig. Auch hier können professionelle Lösungen unterstützen, denn sie bilden über das System oder auch direkt beim Anbieter getätigte Buchungen ab. Mitarbeiter können ihre Reisekostenabrechnung einfach direkt aus dem System heraus generieren.

Auch die Unternehmenskultur ist wichtig. Idealerweise existiert eine Kultur des Vertrauens, die aber auch untermauert: Abrechnungsbetrug ist kein Kavaliersdelikt und auch scheinbar kleine Beträge können immensen Schaden verursachen.

Zusammengefasst lassen sich Fälle von Abrechnungsbetrug mit klar formulierten Richtlinien – die übrigens unbedingt die Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigen sollten –, einem Problembewusstsein auf Seiten von Mitarbeitern und Managern, einem modernen Buchungssystem und digitalisierten Prozessen reduzieren. Das gilt übrigens auch für unbewusst fehlerhafte Abrechnungen. Denn die gute Nachricht zum Schluss ist: In 85 Prozent – und damit im überwiegenden Teil der Fälle – passieren Fehler versehentlich.

Götz Reinhardt

Autor: Götz Reinhardt

TRAVELbusiness-Experte Götz Reinhardt ist seit August 2016 Managing Director DACH bei Concur. In dieser Rolle verantwortet und treibt er das Bestands- und Neukundengeschäft.

Sein Ziel ist es, Kunden eine noch bessere Nutzererfahrung zu ermöglichen und ihnen ein innovatives Produkt an die Hand zu geben, mit dem sie den Herausforderungen des professionellen Geschäftsreisemanagements begegnen können.

Bevor Götz Reinhardt seine Führungsrolle bei Concur antrat, war er sechzehn Jahre lang in verschiedenen Positionen beim Mutterunternehmen SAP, unter anderem auch im Ausland, tätig.

Privat ist Götz Reinhardt gerne zusammen mit seiner Familie auf Reisen und erkundet andere Länder, Leute und Sitten.

TRAVELbusiness-Background: Concur, ein SAP-Unternehmen, bietet seit 1993 innovative, integrierte Lösungen für das Geschäftsreisemanagement. Die cloudbasierten und mobilen Services vereinfachen Planung, Buchung, Abrechnung und Reporting und machen Ausgaben transparent – egal wann und wie sie getätigt werden.

Concur konsolidiert Geschäftsreise-, sowie ERP-, Buchhaltungs- und Kreditkartendaten in einem einzigen System und geht damit über die reine Automatisierung hinaus.

Auf der offenen Concur-Plattform können Partner weitere Applikationen und Services entwickeln. Diese Apps unterstützen Geschäftsreisende vor, während und nach der Reise, verbessern die Compliance oder optimieren Ausgaben. Der integrierte Ansatz ermöglicht es Unternehmen und Reisenden, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.


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Drucken   Aktualisiert: 27.02.2017
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