Sind die KMU für die neue „Normalität“ gut gerüstet? Nach der ersten Pandemie-Welle und dem damit verbundenen Wechsel ins Homeoffice prognostizierten viele Experten einen Digitalisierungsschub in Unternehmen – vor allem dem Mittelstand. Auf den ersten Blick sieht es auch so aus, als behielten sie recht: Videokonferenzen und Arbeiten im Homeoffice sind inzwischen Alltag geworden. Und wie ist das mit der Automatisierung?
Höchste Zeit, nach zwei Jahren Pandemie Bilanz zu ziehen. Haben mittelständische Unternehmen tatsächlich Geschäftsprozesse digitalisiert oder lediglich die Voraussetzungen für das Arbeiten im Homeoffice geschaffen?
In einer SAP-Concur-Studie wurden Mitarbeiter des deutschen Mittelstandes befragt, was sie im Arbeitsalltag ausbremst und von wichtigen Aufgaben abhält. Es zeigt sich: Viele Prozesse laufen weiterhin manuell ab und gehen zu Lasten wertschöpfender Tätigkeiten – so viel zum erwarteten Digitalisierungsschub und zur Automatisierung von Abläufen.
Das sind die Hemmschuhe in den KMU
- Veraltete IT-Hardware: 32 %
- Schlechte Abstimmung mit Kolleginnen und Kollegen: 30 %
- Langwierige Freigabeprozesse (Papier, Unterschrift): 28 %
- Bürokratische Prozesse und Abläufe: 26 %
- Wiederkehrende administrative Aufgaben ohne Wertschöpfung: 26 %
- Veraltete IT-Software: 24 %
- Genehmigung und Abrechnung von Geschäftsreisen: 21 %
- Genehmigung und Abrechnung von Ausgaben im Homeoffice: 20 %
- Schlechter IT-Support, besonders im Homeoffice: 18 %
- Zu viele interne Meetings: 14 %
Auch wenn viele Unternehmen IT-seitig aufgerüstet haben, um Arbeiten im Homeoffice überhaupt zu ermöglichen, klagt noch rund ein Drittel der Mitarbeiter über veraltete IT-Hardware, die ihnen den Arbeitsalltag erschwert.
Und auch die Software, die täglich angewendet wird, ist laut 24 % der Befragten noch nicht auf dem neusten Stand. Das kann nicht nur diverse Arbeitsschritte verlangsamen und für Frust sorgen, sondern auch zum Einfallstor für Cyberangriffe und Schadsoftware werden.
Digitalisierung von Prozessen ist ausbaufähig
Der erhoffte Digitalisierungsschub scheint dagegen ausgeblieben zu sein. Das zeigt auch eine aktuelle Studie des Branchenverbands Bitkom, nach der sich die Hälfte der befragten mittelständischen Unternehmen beim Thema Digitalisierung als Nachzügler sieht. Auch die SAP-Concur-Studie bestätigt, dass viele Geschäftsprozesse noch nicht digitalisiert sind.
Stattdessen erfordern Freigaben häufig noch Papier und die händische Unterschrift eines Vorgesetzten, sind Genehmigung und Abrechnung von Geschäftsreisen sowie Ausgaben im Homeoffice kompliziert und Prozesse für die Befragten insgesamt zu bürokratisch organisiert.
Überraschend: Großunternehmen hinken Mittelständlern in diesem Bereich noch hinterher. 37 % der Befragten in großen Konzernen geben an, dass Freigabeprozesse sie ausbremsen, für 31 % sind Prozesse generell zu bürokratisch. Dies dürfte in den meisten Fällen auf deren Größe und Komplexität zurückzuführen sein, die insgesamt zu aufwändigeren und langwierigen Freigabeprozessen führen können.
Außerdem interessant: Obwohl auch 2021 pandemiebedingt weniger Geschäftsreisen stattgefunden haben, rangiert die Genehmigung und Abrechnung von Geschäftsreisen auf Platz sieben noch sehr weit oben im Ranking der Alltagshürden.
Hier scheinen viele deutsche Mittelständler die Zeit mit weniger Geschäftsreisen noch nicht zur Optimierung von Prozessen genutzt zu haben – auch wenn sich die aktuell ruhigere Phase dafür anbietet.
Freiräume für Ideen und Innovationen schaffen
„Ineffiziente Prozesse sorgen letztlich dafür, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wertvolle Zeit für wertschöpfende Aufgaben fehlt. Hier müssen Unternehmen zwingend nachjustieren und ihren Teams durch automatisierte, digitalisierte Prozesse den Arbeitsalltag erleichtern. Damit schaffen Arbeitgeber neue Freiräume für ihre Angestellten, um gemeinsam an zukunftsweisenden Themen zu arbeiten und Zeit für neue Ideen und Innovationen zu haben. Dadurch können die Unternehmen langfristig profitieren, die Mitarbeiter stärker wertschätzen und am Unternehmenserfolg beteiligen“, sagt Götz Reinhardt, Managing Director MEE der SAP-Concur-Organisation.
Digitale Tools helfen Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse durch Automatisierung zu optimieren und sich insgesamt widerstandsfähiger für die Herausforderungen der Zukunft aufzustellen. Die SAP-Concur-Lösungen unterstützen beispielsweise bei der Buchung, Genehmigung und Abrechnung von Geschäftsreisen. Freigaben durch Vorgesetzte können direkt und unkompliziert digital erfolgen.
Und auch für die Abrechnung ist kein Papier mehr nötig: Belege können noch unterwegs mithilfe der SAP Concur Mobile App eingescannt, der Abrechnung hinzugefügt und mit wenigen Klicks in der Buchhaltung eingereicht werden. Das spart viel Zeit, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für wertschöpfende Aufgaben nutzen können.
Für die vorliegende Studie hat Concur GmbH gemeinsam mit dem Marktforschungsinstitut Innofact 628 Personen zwischen 18 und 69 Jahren befragt – davon 323 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Mittelstand. Die Stichprobe entspricht nach Alter und Geschlecht der repräsentativen Verteilung in der deutschen Bevölkerung. Die unabhängige Online-Erhebung fand im September 2021 statt.
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