Das ist das Businessmotto für dieses Jahrzehnt: Digital first: Im Zuge der COVID-19-Pandemie haben viele Unternehmen die Einführung digitaler Tools beschleunigt und so Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ermöglicht, im Homeoffice zu arbeiten und Belege und Rechnungen digital einzureichen. Mit der Wiederaufnahme der Geschäftsreisetätigkeit rückt zudem Betrug bei reisebedingten Mitarbeiterausgaben wieder in den Fokus.
Trotz verstärkter Digitalisierungsambitionen kämpfen viele Unternehmen mit der Einhaltung der Compliance. Mitarbeiter reichen häufig Belege und Rechnungen ein, die nicht den Unternehmensrichtlinien entsprechen.
Laut dem 2020 erschienenen Report to the Nations des Spezialverbands für die Bekämpfung von Wirtschaftskriminalität (ACFE), verursachen betrügerische Spesenabrechnungen in Unternehmen Verluste in Höhe von durchschnittlich 27.000 Euro pro Jahr. Jeder dritte Betrugsfall steht dabei in Zusammenhang mit mangelnden internen Kontrollen.
Viele Unternehmen müssen zurzeit mit reduzierten Budgets auskommen. Dementsprechend steigt der Druck, die Compliance beim Ausgabenmanagement zu erhöhen – Fehler, Betrug und Verschwendung von finanziellen Mitteln sollen dringend reduziert werden.
Auch das Timing ist von entscheidender Bedeutung. So gehen Unternehmen davon aus, dass die Komplexität von Compliance-Richtlinien weiter steigen wird. Laut einer aktuellen SAP-Concur-Studie erwarten europaweit fast die Hälfte der Finanz- und Führungskräfte in Zukunft häufigere Kontrollen und mehr Bußgeldzahlungen bei Compliance-Verstößen (39 % in Deutschland).
Predictive Analytics für Prüfung von Reiseausgaben
Zur Bewältigung dieser Herausforderung werden Lösungen benötigt, mit denen Unternehmen die Mitarbeiterausgaben einfach verwalten und Compliance-Risiken frühzeitig minimieren können.
Um große wie kleine Unternehmen dabei zu unterstützen, hat die SAP-Concur-Organisation gemeinsam mit Oversight, dem Partner für Ausgabenmanagement und Risikominderung, Concur Detect by Oversight auf den Markt gebracht.
Die intelligente Lösung erleichtert die Belegprüfung und ergänzt das Audit-Programm eines Unternehmens durch künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung: Enorme Datenmengen werden automatisch analysiert, um Fehler frühzeitig zu erkennen. Mithilfe von Predictive Analytics werden Voraussagen entwickelt, die es Finanz- und Compliance-Teams ermöglichen, proaktiv zu handeln.
Concur Detect by Oversight mit vielen Funktionen
- Vereinfachte Prozesse: Integriert in den Concur-Expense-Workflow, identifiziert die künstliche Intelligenz automatisch potenzielle Fehler, Betrug und systematisches Fehlverhalten – sowohl vor als auch nach der Kostenrückerstattung.
- Reduzierte Risiken: Die Lösung ermöglicht schnellere Rückerstattungen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, da Positionen mit geringem Risiko automatisiert genehmigt werden können und gleichzeitig der Fokus auf Positionen mit hohem Risiko gelegt wird.
- Mehr Transparenz und Kontrolle: Concur Detect by Oversight nutzt intelligente Technologien, um Betrugsfälle und Unregelmäßigkeiten zu erkennen, die dem menschlichen Auge entgehen. Durch den Einsatz von KI kann die Lösung mehrere Datenpunkte nutzen, um sich besser abzusichern und etwa Beträge, Datumsangaben oder Lieferanten zu validieren.
- Verbesserung des Mitarbeiterverhaltens: Die Lösung hilft, gezielten Betrug von unbeabsichtigten Fehlern zu unterscheiden. Auditoren können sich mit diesen Informationen auf die Entwicklung und Verbesserung von Richtlinien und Best Practices konzentrieren. Darüber hinaus werden Vorfälle auch auf Mitarbeiterebene nachvollzogen, um Wiederholungstäterinnen und -täter zu erkennen und von Anwenderinnen und Anwendern zu unterscheiden, die unbeabsichtigt Fehler gemacht haben.
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Pierre-Emmanuel Tetaz, EMEA SVP & General Manager für SAP-Concur-Lösungen: „Veränderte Bedürfnisse bei den Reisekostenabrechnungen und unklare Richtlinien im Homeoffice haben die ohnehin langsamen und fehleranfälligen Audit-Prozesse weiter erschwert. Concur Detect by Oversight adressiert die Audit-Bedürfnisse unserer Kundinnen und Kunden, damit sie die Compliance verbessern, Betrugsfälle erkennen und sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.“
Und, so Tetaz: „Mit der neuen Lösung sind Unternehmen in der Lage, eine fundierte Datenanalyse durchzuführen und so maßgeschneiderte Richtlinienanpassungen an den Stellen vorzunehmen, wo sie tatsächlich Abrechnungsbetrug verhindern können – anstatt potenziell ungeeignete Richtlinienänderungen auf Grundlage bloßer Annahmen einzuführen.“
Die erwähnte SAP-Concur-Studie wurde vom Marktforschungsinstitut Censuswide unter 3.587 Führungskräften und Finanzentscheidern in den folgenden Märkten durchgeführt: Deutschland, Frankreich, Italien, den Niederlanden, den Nordics, Spanien und dem vereinigten Königreich. Die Daten wurden von Censuswide im Januar / Februar 2021 erhoben. In Deutschland wurden 504 Finanzentscheider und Führungskräfte befragt.
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