Die Veranstaltung mit Top-Referenten zeigte: Hinter dem Thema „Sicherheit auf Geschäftsreisen“ hätte auch ein Fragezeichen stehen können. Denn die Sicherheit ihrer Reisenden beschäftigt noch immer zu wenige Unternehmen.
FCm-Managing Director Hannes Schwarz präsentierte in seinem Eingangs-Statement Fakten: Laut einer aktuellen DVR-Studie (Deutscher Reisebüro Verband), die sich nach seiner Einschätzung auf Österreich übertragen lässt, haben sich 26 Prozent der Großunternehmen noch gar nicht mit dem Sicherheits-Aspekt befasst. Bei KMU sind es sogar 54 Prozent.
Kein Wunder, dass sich knapp die Hälfte der Befragten von ihrem Arbeitgeber in diesem Bereich nur unzureichend vorbereitet fühlen. Angesichts dieser Ergebnisse liegt die Vermutung nahe, dass Sicherheits-Fragen auch im Geschäftsreisebereich erst in den Fokus rücken, wenn etwas passiert. Leider zu spät im Einzelfall.
Wie lassen sich also Geschäftsreisen schon im Vorfeld sicher gestalten? Wie kann maximale Datensicherheit auch im Ausland gewährleistet werden? Wer weiß in Krisenfällen, wo reisende MitarbeiterInnen gerade sind und wie können sie sicher heimgeholt werden? Diese und andere interessante Fragen richteten sich unter reger Beteiligung der Gäste ans Podium und zeigten gleichzeitig die enorme Bandbreite des Themas auf.
Die gute Nachricht: Mit professioneller Planung über ein internationales Geschäftsreisebüro, das außerhalb der Öffnungszeiten eine 24-Stunden-Hotline bietet, im Ernstfall allerorts praktische Hilfe leistet und Kunden mit intelligenten Tools unterstützt, ist schon viel erreicht.
Über Tracking Tools beispielsweise können Travel Manager ihre Reisenden lokalisieren, sofern Buchungen über gängige Reservierungs-Systeme erfolgen. Bei Selbstbuchung im Internet ist diese Möglichkeit nicht gegeben und auch bei Umbuchungen ist man auf sich gestellt.
Kontaktdaten wie Handy-Nummer oder Mail-Adresse der Reisenden im Reservierungs-System zu hinterlegen, macht Sinn, ergänzte Alexander Schnecke, Head of Corporate Sales bei Austrian Airlines. Wie alle renommierten Airlines informiert die heimische Fluggesellschaft Reisebüros in Ausnahmesituationen über ein Experts-Tool, so dass aktuelle Informationen rasch an deren Kunden weitergegeben werden können.
Im weiteren Diskussions-Verlauf stellte sich auch die Frage, ob man bei Bezahlung mit der Kreditkarte nicht sowieso versichert ist. Hanno Kirsch, Geschäftsführer von AirPlus Air Travel Card bejahte unter der Einschränkung, dass das nur ein Basis-Paket betreffe. Rund 3000 Firmenkunden betreut der Marktführer derzeit in Österreich. Schon zwei von drei Tickets werden über Corporate Cards abgerechnet. Missbrauch ist – da es sich hier um virtuelle Karten handelt – kein Thema.
Was die Sicherheit von personenbezogenen Kreditkarten angeht, konnte Hanno Kirsch beruhigen. Denn seit den „Ritsch-Ratsch-Lesegeräten“ hat sich viel getan. Integrierte Chips reduzieren das Risiko auf ein Minimum. Außerdem ist man heute weitgehend in der Lage, Missbrauch mittels Alogarithmen aufzuspüren. Beispielsweise kann ein und dieselbe Karte nicht zeitgleich an unterschiedlichen Orten zum Einsatz kommen. Im Ernstfall haftet – einen Minimalbetrag vielleicht ausgenommen – das Unternehmen und nicht der Kunde.
Auch Hotels, die Kreditkartendaten für Reservierungen benötigen, gehen wie Martin Schrödl, Regional Director Sales & Marketing bei Steigenberger, versicherte, sorgsam mit sensiblen Daten um. Nur die letzten vier Ziffern erscheinen im System.
Ein guter Tipp kam von Andreas Sturmlechner, Vorstands-Mitglied der Europäischen Reiseversicherung, die insgesamt zwei Millionen Kunden betreut. Er rät Unternehmen, eine Karte ausschließlich für Reservierungen und eine andere für Transaktionen zu verwenden.
Aus der Praxis seines Unternehmens wartete Andreas Sturmlechner ebenfalls mit aussagekräftige Zahlen auf: Jedem 50. Kunden passiert etwas – das reicht vom Kofferverlust bis zum schweren Unfall. Jeder 300. Versicherungsnehmer muss am Aufenthaltsort ins Krankenhaus, was in der Regel pro Tag so viel kostet wie eine Woche im Luxushotel. Ein Rücktransport aus Mitteleuropa schlägt sich mit um die 25.000 Euro zu Buche, aus Neuseeland beispielsweise muss man viermal so viel berappen. Ein nicht versichertes Unternehmen kann da schnell in Finanznot geraten.
Durchschnittlich 34.000 Euro Kosten verursacht ein Schadensfall. Dagegen nehmen sich Versicherungsgebühren von z.B. 200 Euro pro Jahr und MitarbeiterIn bescheiden aus – zumal Unternehmen für MitarbeiterInnen, die in ihrem Auftrag reisen, haften.
Last but not least: 1,37 Millionen Geschäftsreisen werden laut Statistik Austria pro Jahr in Österreich unternommen. Das ist etwa ein Fünftel des Tourismusaufkommens in Österreich. Allein daraus ergibt sich die Relevanz von Sicherheits-Aspekten.
Fazit der Diskussion: Ob im Zuge politischer Unruhen, Naturkatastrophen oder anderer kritischer Situationen im Geschäftsreise-Alltag – mit professioneller Unterstützung ist Risiko-Minimierung heute durchaus möglich. Im Hinblick auf die reisenden Mitarbeiter und auch aus wirtschaftlicher Sicht. Denn personelle Ausfälle, teure Umbuchungen oder Haftungen bei mangelnder Versicherung kosten Nerven, Zeit und Geld.
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