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Digitales Update und intelligente Prozesse

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Digitales Update
Digitales Update: Fünf intelligente Prozesse für das Reisekostenmanagement (Grafik: Mudassar Iqbal, Pixabay)

Wie können Unternehmen ihr Travel Management fit für die Zukunft machen? Infolge der seit zwei Jahren anhaltenden COVID-19-Pandemie mussten Unternehmen ihre Strategien für die digitale Transformation auf mobiles Arbeiten ausrichten. Inzwischen wollen mehr als die Hälfte (53 %) der Unternehmen ihre Ausgaben für finanzbezogene Technologien erhöhen. So haben sich viele Unternehmen ein digitales Update für das Reise- und Ausgabenmanagement auf den Plan gesetzt. Denn vier von zehn Unternehmen verzeichneten zeitweise eine steigende Fehlerquote bei der Einreichung und Bearbeitung von Mitarbeiterausgaben. 

Jetzt erhalten Lösungen und Technologien Priorität, die künftig die Effizienz des Reise- und Ausgabenmanagements steigern. Um steigende Fehlerquoten zu vermeiden – aber auch, um neuen Trends rund um eine dauerhaft hybride und bewegte Arbeitswelt gerecht zu werden. Jetzt ist ein digitales Update der internen Prozesse ein absolutes Muss.

Doch in welchen Bereichen sind Investitionen sinnvoll? Das Marktforschungs- und Beratungsunternehmen International Data Corporation (IDC), einer der weltweit führenden Anbieter von technologischen Trend- und Potenzialanalysen empfiehlt, die Entscheidung vom jeweiligen digitalen Reifegrad im Unternehmen abhängig zu machen.

Basierend auf dem fünfstufigen Modell können Führungskräfte einordnen, auf welcher Stufe sie sich befinden und entscheiden, welche intelligente Prozesse zur Weiterentwicklung ihres Reise- und Ausgabenmanagements die größten Vorteile bieten:

Stufe eins: Legacy-Anwendungen 

40 % der Unternehmen verlassen sich im Reise- und Ausgabenmanagement auf ältere, langjährig etablierte Lösungen und Prozesse wie Excel-Tabellen, On-Premise-Lösungen und Anwendungen mit langen Aktualisierungszyklen. 

Diese Systeme können gut funktionieren, stoßen aber mit steigender Mitarbeiterzahl an ihre Grenzen. So müssen Buchhaltungsteams vergrößert werden, um die steigende Zahl von Abrechnungen zu bewältigen. Unweigerlich werden die Abrechnungen ab einem gewissen Punkt in ein separates Buchhaltungssystem übertragen – Fehler sind dabei vorprogrammiert.

Die Konsequenz: viel Arbeit, steigende Kosten und Unzufriedenheit bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Die Lösung liegt hier in der Automatisierung von Aufgaben und Arbeitsabläufen. In einem ersten Schritt können Fehlerpotenziale durch ein digitales Update beseitigt werden, indem zum Beispiel Gelegenheiten zur Datenmanipulation und für Richtlinienverstöße reduziert werden.

Stufe zwei: Automatisierte Punktlösungen 

Wer einzelne Aufgaben und Arbeitsabläufe automatisiert, hat einen ersten Schritt zum effizienten Reise- und Ausgabenmanagement getan. Solch punktuelle Einzellösungen funktionieren in einem segmentierten Finanzumfeld sehr gut. Allerdings können die Daten nicht zusammengefügt werden, sodass der Gesamtüberblick über Finanzkennzahlen fehlt.

Unternehmen auf dieser Stufe sind gut beraten, ein vernetztes Plattform-Ökosystem zu etablieren. Entscheiderinnen und Entscheider verschaffen sich so einen Überblick über Ausgaben und reduzieren auch das Risiko, fehlerhafte Anträge zu akzeptieren.

Wegen Wegfall von Geschäftsreisen werden auch weniger Spesen verrechnet. Dafür steigen die Ausgaben für das Homeoffice und ITAusstattung (Foto: Adriano Gadini, Pixabay)
Weg von Rechnungen in Papierform, hin zur Digitalisierung der Ausgaben (Foto: Adriano Gadini, Pixabay)

Stufe drei: Vernetztes Plattform-Ökosystem 

Mit einem vernetzten Plattform-Ökosystem werden punktuelle Backoffice-Lösungen in einem System verbunden, Anwendungen von Drittanbietern und externe Datenquellen werden integriert. Um einen noch besseren Überblick zu gewinnen, sollten Unternehmen ihre Anwendungen in einer Application Suite verknüpfen.

59 % der Unternehmen bevorzugen diesen Ansatz anstelle eines „Best-of-Breed“-Ansatzes4, bei dem unterschiedliche, spezialisierte Software-Lösungen kombiniert werden.

Wer seine Business Apps mit Budget Tracking und Genehmigungsprozessen in einer Suite verknüpft, kann seine Ausgaben proaktiv kontrollieren und steuern, anstatt lediglich auf bereits getätigte Ausgaben zu reagieren. Das wiederum macht es einfacher, Richtlinienänderungen voranzutreiben, die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens zu erhöhen und die Compliance zu verbessern.

Stufe vier: Integrierte Application Suite

 Hat ein Unternehmen seine Anwendungen in einer Application Suite integriert, ist es bereits stark aufgestellt. CFOs haben einen ganzheitlichen Überblick über das Betriebskapital und können flexibel strategische Entscheidungen treffen.

Nun sollten noch die End-to-End-Prozesse zur Verwaltung der Personalausgaben optimiert werden. Zum Beispiel, indem intelligente Vorhersageprozesse implementiert werden, um Bearbeitungszeiten für die Rechnungsprüfung und die Mehrwertsteuerrückerstattung zu reduzieren.

Stufe fünf: Intelligente Prozesse starten

Mit der Einführung intelligenter, vorhersagefähiger Prozesse ist die Transformation des Reise- und Ausgabenmanagements abgeschlossen. Das bedeutet: maximale Effizienz, vernetzte Prozesse und ein vollständiger Kostenüberblick. Das steigert die Wettbewerbsfähigkeit, das Unternehmen wird agiler und resilienter.

Damit ist der Grundstein für die Einführung neuer Lösungen gelegt – etwa für virtuelle Assistenzen, für Predictive Analytics und intelligente Technologien zum Schutz vor Betrugsfällen.

​​​​​​​Auch wenn Unternehmen die fünfte Stufe fest im Blick haben, ist es sinnvoll, sich Schritt für Schritt auf dieses Ziel zuzubewegen und jeweils zu prüfen, was auf der aktuellen Stufe wirklich sinnvoll ist.

Mit einer kontinuierlichen Anpassung verschaffen sich Unternehmen Zeit, Fehler zu beseitigen, nachhaltig neue Prozesse zu etablieren, die Akzeptanz von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu gewinnen und die Unternehmenskultur so schrittweise zu transformieren.

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