Start Business Fahrtkosten werden zu selten kontrolliert!

Fahrtkosten werden zu selten kontrolliert!

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Die Abrechnung von Fahrtkosten mit dem Privatauto werden von Firmen zu selten kontrolliert (Foto: Pixabay)
Die Abrechnung von Fahrtkosten mit dem Privatauto werden von Firmen zu selten kontrolliert (Foto: Pixabay)

Eine Studie zeigt: Unternehmen kontrollieren Fahrtkosten-Abrechnungen kaum. Nur 13 Prozent der europäischen Unternehmen hinterfragen die Abrechnungen ihrer Mitarbeiter im Außendienst regelmäßig. Und 83 Prozent setzen im Zeitalter der Digitalisierung der Geschäftsreise noch immer auf manuelle und papierbasierte Prozesse.

Deutsche Arbeitnehmer fahren am häufigsten mit dem eigenen Pkw auf Geschäftsreise. 77 Prozent setzen dabei auf das eigene Auto. Nur 25 Prozent nutzen einen Firmendienstwagen, besagt eine Studie des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR) und der Gesellschaft für Konsumforschung (GfK). Insgesamt wurden dabei 1.500 Geschäftsreisende befragt.

Doch gerade Abrechnungen von Fahrtkosten mit dem Privatauto bieten viel Spielraum für Betrug und – bewusst oder unbewusst – falsche Angaben. Umso seltsamer ist es, dass 56 Prozent der europäischen Unternehmen Fahrtkosten-Abrechnungen nur selten oder gar nicht anzweifeln.

Gerade einmal 13 Prozent hinterfragen eingereichte Fahrtkosten regelmäßig und 31 Prozent gelegentlich. Das ergab eine Umfrage von SAP Concur, dem führenden Anbieter von integrierten Lösungen für das Geschäftsreisemanagement, unter 1.130 europäischen Unternehmensmitarbeitern, die für Abrechnungen zuständig sind.

In Deutschland sind laut der Studie die Kontrollen sogar noch lockerer. Nur etwa 5 Prozent zweifeln Fahrtkosten-Abrechnungen regelmäßig an, 22 Prozent tun dies gelegentlich und 21 Prozent haben noch nie eine Abrechnung hinterfragt.

Durchschnittlich fährt der europäische Geschäftsreisende 3.183 Kilometer im Jahr. Mehr als die Hälfte (54 Prozent) der Befragten geben an, dass Mitarbeiter bis zu 50 Abrechnungen von Fahrtkosten pro Woche geltend machen. 34 Prozent reichen noch mehr Abrechnungen ein.

Abrechnungen von Fahrtkosten bieten Schlupflöcher

„Millionen Euro werden jedes Jahr für die Fahrtkostenerstattung aufgewendet und doch scheint es, dass die Unternehmen dabei eher entspannt kontrollieren. Das öffnet Raum für Betrug und Fehlangaben”, so Götz Reinhardt, Managing Director MEE bei SAP Concur. „Unternehmen müssen Fahrtkosten-Abrechnungen transparent in ihr Reisekosten-Management integrieren, um Lücken und Schlupflöcher im System zu schließen. Unsere Umfrage zeigt aber, dass das im Moment sehr oft einfach nicht der Fall ist.“

Noch immer verlassen sich viele Unternehmen auf veraltete, manuelle Verfahren zur Abrechnung von Dienstreisen.

  • 84 Prozent der Unternehmen setzen auf papierbasierte Prozesse. 52 Prozent nutzen ein spezielles Formular und 32 Prozent greifen zu Tabellenkalkulationen.
  • Nur ein Drittel (34 Prozent) nutzt ein Online- oder Web-Tool.
  • So sind nur 16 Prozent der Mitarbeiter in der Lage, eine Fahrtkostenabrechnung in weniger als einem Tag einzureichen;
  • bei 58 Prozent dauert das zwischen einem und sechs Tagen
  • und 15 Prozent brauchen mehr als eine Woche.
  • Im EMEA-Vergleich setzen deutsche Unternehmen am stärksten auf papierbasierte Prozesse. 98 Prozent nutzen entweder spezielle Formulare oder Tabellenkalkulationen und nur etwa 25 Prozent unterstützen diese Prozesse mit einem Online-Tool. Auch brauchen die Deutschen im europäischen Vergleich am längsten. 21 Prozent der Arbeitnehmer benötigen mehr als eine Woche, um ihre Fahrtkosten-Abrechnung vorzubereiten.

    Concur Drive App macht Fahrtkosten transparent

    Mit einer neuen Funktionalität, die in die Concur Mobile App integriert ist, bietet SAP Concur nun eine Lösung zur effizienteren Fahrtkosten-Abrechnung. Concur Drive ist ab sofort auch für Geschäftsreisende in Deutschland, Österreich und der Schweiz verfügbar. Die Funktionalität hilft ihnen, ihre gefahrene Reisestrecke per GPS aufzuzeichnen und anschließend automatisierte Fahrtkosten-Abrechnungen zu erstellen.

    Geschäftsreisende können die GPS-Funktion entweder manuell starten oder so einstellen, dass diese während ihrer Arbeitszeiten alle gefahrenen Kilometer automatisch erfasst. Nach jeder Fahrt erinnert Concur Drive zudem per Push-Nachricht an die Erstellung einer Fahrtkosten-Abrechnung. Diese kann dann mit nur einem Klick in Concur Expense übertragen werden. Die jeweils richtige Kilometerpauschale wird so automatisch berechnet und in die Reisekostenabrechnung überführt.

    Götz Reinhardt, Managing Director, EMEA Central bei Concur
    Götz Reinhardt, Managing Director, EMEA Central bei Concur
    „Dank Concur Drive müssen Geschäftsreisende ihre Fahrtkosten-Abrechnungen nicht mehr manuell ausfüllen. Mit nur einem Klick wird die Kilometerpauschale automatisch berechnet und an die Reisekostenabrechnung übermittelt. Das spart viel Zeit und Verwaltungsaufwand“, sagt Götz Reinhardt.

    „Zudem werden Abrechnungen transparenter und Unternehmen sparen Kosten, da nur noch die Kilometer abgerechnet werden, die auch tatsächlich gefahren werden. So werden betrügerische, aber auch versehentlich unterlaufene Fehlangaben, unterbunden und gleichzeitig die Compliance gefördert, indem die gefahrene Strecke auf einer Karte dargestellt und an die Abrechnung angehängt wird. Auch nachträgliche Änderungen der gefahrenen Kilometer werden protokolliert und sind somit der Prüfstelle ersichtlich.“

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