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Firmenkreditkarten werden oft missbraucht

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Firmenkreditkarten werden von Geschäftsreisenden oft für private Einkäufe verwendet (Foto: Ahmad Ardity, Pixabay)
Firmenkreditkarten werden oft für private Einkäufe verwendet (Foto: Ahmad Ardity, Pixabay)

Das sollte nicht sein, aber es passiert immer wieder: Vier von zehn Geschäftsreisenden nutzen Firmenkreditkarten für persönliche Einkäufe – 46 Prozent der europäischen und amerikanischen Reisenden und 38 Prozent der Reisenden im asiatisch-pazifischen Raum. Das ist das Ergebnis einer Studie des Global Players Carlson Wagonlit Travel (CWT).

„Travel Manager müssen sich um den Missbrauch von Firmenkreditkarten kümmern und außerdem herausfinden, warum Reisende die Regeln nicht befolgen“, sagt Christophe Renard, Vice President der CWT Solutions Group, der Beratungssparte von Carlson Wagonlit Travel.

Die Praxis ist weit verbreitet, obwohl 58 Prozent der Europäer und 63 Prozent der Amerikaner angeben, die Richtlinien ihres Unternehmens untersagten die Nutzung von Firmenkreditkarten für Privatkäufe – mit einer Umsetzungsquote von 85 Prozent in beiden Regionen. Von den asiatisch-pazifischen Reisenden sagen 69 Prozent, ihr Unternehmen verbiete die private Nutzung, die Umsetzungsquote liege bei 87 Prozent.

Insgesamt erhalten sechs von zehn globalen Geschäftsreisenden von ihren Arbeitgebern eine Firmenkreditkarte – am ehesten in der Region Asien/Pazifik (67 Prozent), gefolgt von Amerika (61 Prozent) und Europa (56 Prozent).

Die Ergebnisse der CWT-Studie zeigen aber auch das umgekehrte Ergebnis: Reisende wickeln geschäftliche Reiseausgaben oft über ihre persönlichen Kreditkarten ab. Weltweit betrachtet, nutzen 49 Prozent der Geschäftsreisenden stets ihre persönliche Kreditkarte. Reisende aus dem asiatisch-pazifischen Raum neigen deutlich eher dazu (55 Prozent) als Reisende aus Amerika (48 Prozent) oder Europa (44 Prozent).

„Die Nutzung persönlicher Kreditkarten für Geschäftsausgaben bedeutet, dass er für die Unternehmen kompliziert wird, die Ausgaben nachzuverfolgen – und das macht es um einiges schwieriger, Richtlinien durchzusetzen“, sagt Christophe Renard von der CWT Solutions Group. „Falls Unternehmen nicht allen Mitarbeitern Firmenkreditkarten ausstellen wollen – was verständlich ist –, sind virtuelle Kreditkarten ein guter Kompromiss. Reisende müssen ihre persönlichen Kreditkarten nicht für Geschäftsausgaben nutzen und Unternehmen wissen genau, wofür ihr Geld verwendet wird.“

Was Sie über Firmenkreditkarten wissen sollten

Faktisch verwenden die meisten großen Unternehmen in Österreich und Deutschland Firmenkreditkarten. Der Mittelstand hinkt, laut Ansicht der Experten, etwas nach und verschenkt dadurch Geld. Im Bereich der Klein- und Mittelbetriebe wird oft noch mit Vorschüssen gearbeitet. Diese sind an einen hohen Arbeitsaufwand gebunden und verursachen zudem noch Zinsverluste.

Mit der Einführung von Firmenkreditkarten lassen sich die Zahlungsprozesse optimieren. Sie erhalten eine einheitliche Form, wodurch deutlich weniger Rechnungen ausgestellt werden müssen. Dies wirkt sich wiederum positiv auf die buchhalterischen Prozesse aus. Ein weiterer Vorteil findet sich in der Vermeidung von Bargeld- und Devisenvorschüssen.

Dadurch wird der Zahlungsverkehr insgesamt sicherer. Ebenfalls bietet das bargeldlose Zahlen mehr Möglichkeiten der Analyse und Auswertung. Die meisten Kreditkartenunternehmen liefern umfangreiche Zahlen, Daten und Statistiken, die so genannten Reports.

Firmenkreditkarten sind entweder auf das Unternehmen ausgestellt, wenn es sich um eine Reisestellenkarte handelt, oder laufen direkt auf die Mitarbeiter. Führt ein Unternehmen die Nutzung von Firmenkreditkarten ein, sollten die neuen, dafür notwendigen Prozesse geklärt sein.

TRAVELbusiness-Background: Die CWT Safety & Security Study wurde von Carlson Wagonlit Travel (Umsatz 2017 mehr als 23 Milliarden US-Dollar) in Auftrag gegeben und von der Artemis Strategy Group zwischen dem 29. Januar und dem 9. Februar 2018 durchgeführt.

Die Studiendaten wurden durch die Befragung von mehr als 2.000 Geschäftsreisenden der Regionen Amerika (Brasilien, Chile, Kanada, Mexiko und den USA), Europa (Frankreich, Deutschland, Italien, Spanien, Schweden und dem Vereinigten Königreich) und Asien-Pazifik (Australien, China, Indien, Japan, Singapur und Südkorea) ermittelt.

Voraussetzung für die Studie war, dass die Befragten innerhalb der vergangenen zwölf Monate mehr als vier Geschäftsreisen absolviert hatten. Die Artemis Strategy Group ist ein Kommunikationsforschungsunternehmen, das sich auf Markenpositionierung, Thought Leadership und politische Fragen spezialisiert hat.

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