Was viele Arbeitgeber noch immer nicht wissen: Unternehmen sind verpflichtet, für das Wohlergehen ihrer Mitarbeiter Sorge zu tragen. Keine leichte Aufgabe, insbesondere wenn es um die Fürsorgepflicht gegenüber reisenden Angestellten, den Geschäftsreisenden, geht, meint unser Autor Götz Reinhardt.
Laut aktuellem Konfliktbarometer des Heidelberger Instituts für Internationale Konfliktforschung (HIIK) gab es allein im vergangenen Jahr 226 gewaltsam ausgetragene Konflikte weltweit, darunter acht Kriege der höchsten Eskalationsstufe. Hinzukommen mögliche Flutkatastrophen, Erdbeben, Unfälle und vieles mehr.
Gleichzeitig steigt die Datenflut unaufhaltsam an und es wird für Unternehmen immer schwieriger, alle Informationen im Blick zu behalten. Um in Notfällen bestmöglich vorbereitet und aufgestellt zu sein, gilt es, das Risk Management zu rationalisieren und Geschäftsreisende so schnell wie möglich zu lokalisieren.
Hier klaffen Theorie und Praxis allerdings oftmals auseinander: Laut einer aktuellen Concur-Studie, die in Zusammenarbeit mit dem VDR durchgeführt wurde, weiß nur knapp die Hälfte aller deutschen Unternehmen immer genau, wo sich die eigenen Business Traveller gerade aufhalten.
Das Gefahrenpotenzial nimmt zu und mit ihr die Unsicherheit
Dabei ist das Thema wichtiger denn je: Die Anzahl der Concur-Nutzer, die zwischen Januar und Dezember 2016 Sicherheitswarnungen erhalten hat, ist von 151.000 auf 1,3 Millionen gestiegen – eine Steigerung um 770 Prozent innerhalb eines Jahres. Trotzdem wissen nur besagte 43 Prozent der deutschen Unternehmen stets über den Aufenthaltsort ihrer reisenden Mitarbeiter Bescheid.
Nicht ganz verwunderlich, wenn man den rapiden Anstieg der Datenflut in den letzten Jahren und die zunehmende Anzahl an Buchungskanälen, die Geschäftsreisende nutzen, betrachtet: Laut Mushroom Networks entstehen in jeder Minute über 570 neue Websites.
Ein weiteres Beispiel: Im Jahr 2020 wird der digitale Speicher laut nvtc 40 Zettabytes betragen. Dies entspricht einer Länge von über 6000 Millionen HD Videos. Fest steht: Die Masse an Daten gewinnt zunehmend an Bedeutung und die meisten Unternehmen sind gezwungen, neue Konzepte zu entwicklen, um die steigende Datenflut zu kontrollieren.
Datenmangel oder Datenüberfluss im Geschäftsreisemangement?
Beim Thema Travel Management lohnt sich ein genauerer Blick auf die aktuelle Lage. Oftmals ist gerade für größere Unternehmen erstmal eine unzureichende Datenlage das Problem: Mitarbeiter buchen nicht immer über die vom Unternehmen vorgeschriebenen Buchungskanäle, sondern über die Website, die ihnen am liebsten ist. Die entsprechend nicht in einem System akkulumierten Buchungsdaten machen es für Unternehmen umso schwerer, im Notfall schnell herauszufinden, wo sich ein Geschäftsreisender aufhält.
Laut McKinsey erkennen bislang nur 30 Prozent der Unternehmen das Potenzial, das in großen Datenmengen steckt. Diese Gefahr sehen wir auch im Geschäftsreisebereich: Theoretisch stehen unglaublich viele Informationen zur Verfügung, praktisch aber müssen Unternehmen einen optimierten Umgang mit den vorliegenden Daten bewerkstelligen.
Daten für die Sicherheit der Geschäftsreisenden
Umso genauer Unternehmen ihre Mitarbeiter im Falle einer Krise lokalisieren können, desto besser. Die Risk-Management-Lösung Concur Locate etwa leistet genau das – mit Hilfe einer sehr unfangreichen Datenbasis. Sie führt aufenthaltsrelevante Informationen aus verschiedenen Datenquellen – darunter auch elektronische Belege – in Echtzeit zusammen.
Das heißt, dass Geschäftsreiseverantwortliche im Zweifelsfall beispielsweise anhand eines elektronisch verarbeiteten Taxibelegs erkennen können, ob sich der Mitarbeiter im Gefahrengebiet befindet oder nicht.
Diese Daten werden in einer intelligenten Kartendarstellung gebündelt – und machen so aus einem unübersichtlichen Datenstrom wertvolle Informationen. Wie umfangreich die Datenbasis ist, zeigt ein Blick auf die Anzahl der über Concur Mobile hochgeladenen Belege: im zweiten Quartal 2017 gab es Tage, an denen pro Tag bis zu 971.000 Quittungen hochgeladen wurden.
Und mehr noch: Über die Plattform einer professionellen Lösung findet im Notfall auch eine wechselseitige Kommunikation zwischen Unternehmen und Mitarbeitern statt.
Zusammenfassend bleibt festzuhalten, dass Big Data erst dann zu Smart Data wird, und erst dann effektiv und effizient genutzt werden kann, wenn die Datenlage umfassend ist, in Echtzeit zur Verfügung steht und Systeme aufeinander abgestimmt sind. Dann sind Führungskräfte tatsächlich in der Lage ihrer Fürsorgepflicht nachzukommen.
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