Geschäftsreise: So werden Hotelkosten transparent

„Notwendig, aber ungeliebt“ – so dürfte das Fazit vieler Geschäftsreisender ausfallen, wenn das Gespräch auf die administrativen Aufgaben vor und nach einer Geschäftsreise fällt. Umständliche Beantragung von Reisekostenvorschüssen oder Vorkasse für die Hotelkosten, die zeitaufwendigen Kostenabrechnung nach der Geschäftsreise – es gibt viele Ressourcenfresser innerhalb dieses Prozesses.

Bedenkt man, dass laut VDR Geschäftsreiseanalyse 2014 bei mehr als 90 Prozent der Betriebe mit mehr als 500 Mitarbeitern fehlerhafte Reisekostenabrechnungen eingereicht werden, wird deutlich, dass ein nahtloser Prozess bei den Hotelkosten einen wertvollen Beitrag zur Optimierung leistet. So werden die Geschäftsreisenden sowie die Mitarbeiter in der Buchhaltung deutlich entlastet.

Mehr Transparenz und höhere Kontrolle

Neben der Reduzierung dieser indirekten Kosten durch schlankere Prozesse ist bei den Geschäftsreiseverantwortlichen eine höhere Transparenz und Kontrolle im Fokus.

Ein Weg hierfür ist eine Payment-Lösung mit virtueller Kreditkarte: Mit ihr kann der Geschäftsreiseverantwortliche einzelne Leistungen, die das Unternehmen erstattet, wie etwa Frühstück oder WLAN, genau definieren.

Gerade im deutschen Markt, in dem lediglich jeder Dritte über eine Kreditkarte verfügt, eine einfache und attraktive Option für Unternehmen, um die Bezahlung der Hotelkosten einheitlich zu regeln.

Der Hotel Solutions Provider HRS arbeitet für eine solche Payment-Lösung mit AirPlus zusammen. „Global Payment“ basiert auf A.I.D.A. (AirPlus Integrated Data and Acceptance), die auf die weltweite Online-Akzeptanz des MasterCard-Netzwerks zugreift.

Bei jeder Hotelbuchung über das individuelle HRS Firmenkundenportal wird dabei automatisch eine virtuelle MasterCard-Nummer erzeugt und an das gebuchte Hotel übermittelt. Dabei ist ein Missbrauch praktisch ausgeschlossen, da die einzelnen Posten genau gesteuert werden können.

Bei der erweiterten Lösung „Paperless Travel“ ist es zudem für die Reisekostenabrechnung nicht mehr nötig, einzelne Quittungen zusammenzusuchen, zu sortieren und zuzuordnen – alles ist bereits genau aufgeführt.

HRS übernimmt das Matching der Buchungs- und Rechnungsdaten und stellt dem Unternehmen die Informationen digitalisiert zur Verfügung.

Das Travel Management erhält so eine detaillierte Auflistung über die während eines Hotelaufenthalts angefallenen Kosten, ohne dass der Mitarbeiter noch eine Papierrechnung mitnehmen und selbst den Prozess anstoßen muss. Mehr zu den Bezahllösungen erfahren Sie hier.

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