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Mehrwertsteuer zurückholen? So geht das!

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Mehrwertsteuer zurückholen: Wie macht man das richtig?
Mehrwertsteuer zurückholen: Wie macht man das richtig? 10 hilfreiche Tipps für Travel Manager (Foto: iStock)

Die besten Tipps für Mehrwertsteuerrückerstattung und maximale Compliance. Als Reaktion auf die Corona-Pandemie haben weltweit viele Länder vorübergehend ihre Regeln für Mehrwertsteuer angepasst oder neue Bestimmungen eingeführt – auch Deutschland.

Den Finanzabteilungen und Steuerexperten in Unternehmen sind diese aktuellen Maßnahmen der Wirtschaftssteuerung natürlich bekannt. Die bestehenden, undurchsichtigen Regelungen der Mehrwertsteuer bleiben hingegen für viele ein Buch mit sieben Siegeln.

Mehr als 160 Länder weltweit erheben eine Mehrwertsteuer (MwSt./USt.) oder vergleichbare Steuern auf Waren und Dienstleistungen. Unternehmen können diese bezahlte Mehrwertsteuer zurückfordern. Das Potenzial für die Mehrwertsteuerrückerstattungen auf dem internationalen Markt beläuft sich auf ca. 64 Milliarden Euro (laut VATBox Data Benchmark, 2018).

Aufgrund von Änderungen der länderspezifischen Steuervorschriften und der angestrebten Digitalisierung der Steuerberichterstattung, ist die Mehrwertsteuerrückerstattung mittlerweile sehr komplex und aufwendig. Daher lassen viele Unternehmen lieber bares Geld liegen, als sich mit einer Rückerstattung zu beschäftigen.

Künstliche Intelligenz kann Problem lösen

Hier ein paar Beispiele für die länderspezifischen Besonderheiten bei der Mehrwertsteuer:

  • In Spanien muss selbst auf Quittungen mit kleinen Rechnungssummen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kundenunternehmens angegeben sein, um für die Rückforderung gültig zu sein.
  • In Dänemark hängt die Höhe der erstattungsfähigen Mehrwertsteuer für Lebensmittel beispielsweise von den Umständen ab, ob das Essen im Restaurant (25% der MwSt.), zum Mitnehmen (0% der MwSt.), oder über ein Catering (100% der MwSt.) erfolgte.
  • In Großbritannien gilt ab dem 29. Aufenthaltstag in einer Unterkunft ein niedrigerer Mehrwertsteuersatz (siehe Tax Research Platform of IBFD).

42 Prozent der Ausgaben-Transaktionen von Mitarbeitern erfüllen die Anforderungen für eine Mehrwertsteuerrückerstattung nicht, weil Informationen falsch sind oder Daten fehlen (siehe Vanson Bourne: Connecting the Dots on Travel, Expense and Invoice Spend, 2017). Wir haben für Sie hier wertvolle Tipps dazu zusammengestellt, wie Sie die Rückerstattung maximieren und sich gegen Prüfungen und Geldbußen absichern.

Eine weitere Lösung für das Problem bietet der Einsatz von künstlicher Intelligenz. Stellen Sie sich vor, Sie hätten eine Technologie zur Hand, die Ihnen ganz automatisch eine globale Steuerkompetenz bietet und die Ihrem Unternehmen dabei hilft, die Compliance unter Anwendung ausgefeilter KI-Algorithmen und komplexem Steuerwissen zu maximieren.

Damit könnten Sie das gesamte Potenzial der internationalen Mehrwertsteuerrückerstattung ausschöpfen und sich endlich die Beträge wiederholen, die Ihnen zustehen. Mehr zu dieser Technologie, die wir in Zusammenarbeit mit unserem Partner Blue dot entwickelt haben, finden Sie hier.

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