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Wie Mitarbeiter auf Reisen Geld ausgeben

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Mitarbeiter auf Reisen geben immer mehr Geld aus: Im Bild sind aufgefächerte Euro-Banknoten zu sehen
Analyse belegt: Mitarbeiter auf Reisen verursachen immer höhere Ausgaben (Bild: Juraj Varga auf Pixabay)

„The sky is the limit.“ Eine Aussage, die sowohl die Einstellung vieler Geschäftsreisender als auch die Kosten für Geschäftstermine und berufliche Reisen treffend beschreibt. Eine aktuelle globale Auswertung von SAP-Concur-Daten zeigt, dass die Ausgaben der Mitarbeiter auf Reisen von 2019 bis 2023 insgesamt um 17 % gestiegen sind, in Deutschland sogar um 19 %.

Jahr für Jahr erstatten Unternehmen ihren Angestellten damit höhere Ausgaben zurück. Nach oben sind kaum Grenzen gesetzt, wenn Unternehmen kein klares Bild ihrer Mitarbeiterausgaben erhalten und keine geeigneten Steuerungsmaßnahmen einleiten.

Mithilfe digitaler Lösungen für das Geschäftsreisemanagement lassen sich Reisekosten und weitere Mitarbeiterausgaben transparent einsehen und entsprechenden Kategorien zuordnen. Aus den Zahlen von SAP Concur geht hervor, wofür Mitarbeiter auf Reisen am meisten Geld ausgegeben und welche Kostensteigerungen damit für Unternehmen einhergehen.

Mitarbeiter auf Reisen geben immer mehr aus

Flugtickets sind weltweit mit den höchsten Kosten verbunden: Im Jahr 2023 sind hier pro Reisekostenabrechnung durchschnittlich 716 € angefallen, dreimal mehr als in jeder anderen Ausgabenkategorie. Gegenüber 2019 sind die Flugkosten zudem um 10 % gestiegen.

Im Vergleich dazu müssen Unternehmen für Kraftstoffe (55 €) und Bewirtung (52 €) deutlich niedrigere Kosten verbuchen. In diesen Kategorien haben Inflation, Lieferengpässe und Zölle auf bestimmte Importe jedoch zu den höchsten Kostensteigerungen (+37 % bzw. +30 %) geführt.

Auch die durchschnittlichen Übernachtungspreise sind auf 130 € im Jahr 2023 gestiegen (+21 %). Lediglich die Kosten für Zugreisen sind weltweit leicht gesunken (-5 %).

Grafik zeigt, wie sich die Gesamtausgaben der Mitarbeiter auf Reisen in den Ausgabenkategorien von 2019 gegenüber 2023 verändert haben
Das sind die Gesamtausgaben von Mitarbeiter auf Reisen pro Ausgabenkategorie (Grafik: SAP Concur)

„Unternehmen sind mit erheblich höheren Kosten für Geschäftsreisen konfrontiert, die teils weit über die Inflationsraten hinausgehen. Aufgrund fehlender Analysen sind vielen Unternehmen Kostensteigerungen und veränderte Ausgabegewohnheiten ihrer Mitarbeiter auf Reisen gar nicht im Detail bekannt. Das hat zur Folge, dass höhere Ausgaben im Finanzplanungsprozess nicht kontinuierlich berücksichtigt werden. Nachjustiert wird erst, wenn Finanzverantwortliche an bestimmen Stichtagen und Abschlüssen erkennen, dass die tatsächlichen Kosten die geplanten überschreiten“, sagt Götz Reinhardt, Managing Director MEE bei SAP Concur.

Gesamtausgaben pro Ausgabenkategorie

Auch wenn Flugtickets durchschnittlich die teuersten Transaktionen sind, fallen in der Kategorie Flüge nicht die höchsten Gesamtkosten an. Im Jahr 2023 entstanden 22 % der Ausgaben in Concur Expense in der Kategorie Sonstiges.

Weitere 11 % der Ausgaben wurden in der Kategorie Verschiedenes verbucht. Es handelt sich dabei um Ausgaben, die nicht in vorhandene Kategorien passen oder sich auf Ausgabenkategorien außerhalb der Norm beziehen. Mitarbeitende können dort beispielsweise neue Ausstattung für ihr Homeoffice verbuchen.

Das blieb vor allem während der Pandemie nicht folgenlos: Lediglich das Gesamtvolumen der Kategorien Sonstiges und Verschiedenes hat zwischen 2019 und 2023 im Verhältnis zu anderen Kategorien zugenommen (+7 %) – während die Kosten von Flugtickets und Unterkünften rückläufig waren.

Wofür geben Mitarbeiter auf Reisen das Geld aus?

Aus der Analyse von SAP Concur geht zudem hervor, wie oft Mitarbeiter auf Reisen in jeder Kategorie Ausgaben tätigen. Die drei am häufigsten gewählten Ausgabenkategorien im Jahr 2023 sind Bewirtung (24 %), Bodentransporte – etwa Taxifahrten, ÖPVN (22 %) und Übernachtungen (14 %). Damit ist nahezu jede vierte Abrechnung auf die Verpflegung der Mitarbeitenden zurückzuführen. 

Grafik zeigt Aufschlüsselung von Ausgaben der Mitarbeiter auf Reisen in 2023 mit den entsprechenden Veränderungen in Prozent im gleichen Zeitraum 2019
Die Ausgaben der Mitarbeiter auf Reisen in 2023 im Vergleich mit 2019 (Quelle: SAP Concur)

„Gerade in wirtschaftlich unsicheren Zeiten sind aussagekräftige Kategorien im Ausgabenmanagement unverzichtbar – auch bei Mitarbeiterausgaben, die nicht in den Bereich Geschäftsreisen fallen. Eine saubere und strukturierte Kategorisierung ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeiterausgaben besser zu analysieren und mithilfe geeigneter Ausgabenrichtlinien effizient zu steuern“, schlussfolgert Götz Reinhardt. 

Betrachtet wurden bei der Analyse Abrechnungen, die von SAP-Concur-Kunden zwischen dem 1. Januar 2023 und dem 31. Dezember 2023 in Concur Expense eingereicht wurden sowie entsprechende Zeiträume aus dem Jahr 2019.

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