Vergeuden auch Sie Ihre kostbare Arbeitszeit mit der manuellen Verwaltung von Reiseabrechnungen? Unglaublich, aber wahr: Jedes vierte Großunternehmen setzt noch immer bei Reiseabrechnungen ausschließlich auf Excel, Word oder andere Arten der manuellen Bearbeitung (25 Prozent).
Zu diesem Ergebnis kommt die aktuelle Studie „Buchhaltung 4.0: Digitale Transformation in der Reisekostenverwaltung“ von Concur, führendem Anbieter von integrierten Lösungen für das Geschäftsreisemanagement. Die Studie wurde unter 256 für das Thema Reisekostenabrechnung zuständigen Mitarbeitern aus Unternehmen mit weltweit mindestens 1.000 Mitarbeitern im Sommer 2016 durchgeführt.
Weitere 41 Prozent der Studienteilnehmer sind lediglich teilautomatisiert aufgestellt. Dabei könnten auch sie durch eine Vollautomatisierung ihrer Prozesse Zeit und Geld sparen.
Die mögliche Zeitersparnis liegt bei 38 Prozent. Im Durchschnitt dauert die Bearbeitung einer Reisekostenabrechnung laut Studie rund 8,2 Minuten. 34 Prozent der Befragten nutzen bereits vollautomatisierte Reisekostenabrechnungsprozesse.
Prüfung von Reiseabrechnungen größter Zeitfresser
Reiseabrechnungen sind mit Abstand der zeitintensivste Faktor im Ausgabenmanagement.
- Mehr als die Hälfte ihrer Arbeitszeit verbringen die verantwortlichen Mitarbeiter durchschnittlich mit Prüfung, Verbuchung und Fehlerkorrektur.
- Ein Fünftel der Befragten benötigt hierfür sogar die gesamte Arbeitszeit (19 Prozent).
- Knapp ein Drittel (32 Prozent) der Studienteilnehmer muss zwischen 50 und 74 Prozent der Zeit am Arbeitsplatz dafür aufbringen.
- Im Rahmen der Reiseabrechnung wiederum nimmt die Prüfung der Spesen die meiste Zeit in Anspruch – rund 55 Prozent.
- Ein Drittel (32 Prozent) entfällt auf die Verbuchung der Reiseabrechnungen und immerhin noch elf Prozent werden für die Fehlerkorrektur benötigt.
Vollautomatisierte Systeme können hierbei unterstützen. Sie gestatten es Mitarbeitern, mehr Zeit für wichtigere Aufgaben zu nutzen. Ein weiterer Aspekt: Vollautomatisierte Lösungen helfen, Fehler zu minimieren. Denn, auch das hat die Umfrage herausgefunden, jede vierte Reisekostenabrechnung ist fehlerhaft.
Travel Management liegt digital vorne
Durchschnittlich werden in Großunternehmen ab 1.000 Mitarbeitern rund 1.600 Reisekostenabrechnungen pro Monat eingereicht. Mit zunehmender Anzahl der Abrechnungen steigt der Grad der Automatisierung.
Die Rationalisierung von Arbeitsvorgängen mithilfe digitalisierter Systeme hat dabei in den vergangenen fünf Jahren stark an Fahrt aufgenommen. Vier Fünftel der heute vollautomatisierten Unternehmen haben in diesem Zeitraum in die Optimierung ihrer Prozesse investiert (79 Prozent).
Besonders auffällig sind die Unterschiede beim Einsatz prozessoptimierter Systeme hinsichtlich unterschiedlicher Unternehmensbereiche:
- In der Buchhaltung arbeiten lediglich zwölf Prozent mit vollautomatisierten Abrechnungsprozessen.
- In der Abteilung Finanzen ist es noch nicht einmal jede fünfte Firma (18 Prozent).
- Ganz anders beim Travel Management: Kümmert sich diese Abteilung um das Reisekostenmanagement, erfolgt das bei 78 Prozent komplett softwaregestützt. Diese Zahlen zeigen: Das Travel Management ist in vielen Unternehmen ein Vorreiter in Sachen Digitalisierung.
Jeder zweite Buchhalter will keine Papierprozesse
Unabhängig vom derzeitigen Automatisierungsgrad beim Bearbeiten der Reisekostenabrechnungen befürwortet die Hälfte der Befragten eine vollständige Digitalisierung und die Abschaffung aller papierbasierten Prozesse (49 Prozent).
Die für die Reisekostenabrechnungen zuständigen Mitarbeiter schätzen dabei ihre eigene Aufgeschlossenheit gegenüber Prozessoptimierungen weitaus höher ein als die ihres Unternehmens. Die größten Bedenken bei der Einführung automatisierter Prozesse bestehen hinsichtlich der Frage, ob papierlose Prozesse den gesetzlichen Anforderungen genügen. 40 Prozent der Teilnehmer sind sich hier unsicher.
Zur Illustration ein Fallbeispiel: Im fiktiven Unternehmen Manuelle GmbH fallen durchschnittlich 1.000 Abrechnungen im Monat an. Fast jede vierte Abrechnung wird fehlerhaft eingereicht, das sind 240 Abrechnungen im Monat. 36 davon werden absichtlich fehlerhaft von den Reisenden eingereicht. Dabei wird um durchschnittlich 30 Euro geschummelt, was einem Betrag von 1.080 Euro monatlich entspricht. Im Jahr sind das rund 12.960 Euro, die das Unternehmen nicht berechtigte Rückforderungen kosten. Mit einer Digitalisierungsstrategie im Reisekostenabrechnungsprozess beträgt das Einsparpotenzial: 12.960 Euro / Jahr!
Weniger Skepsis besteht bei den Themen Datenschutz und Fehleranfälligkeit. Lediglich 15 Prozent der Befragten haben hier Bedenken.
Götz Reinhardt, Managing Director Concur DACH, kommentiert: „Die Digitalisierung erfordert ein unternehmensweites und umfassendes Umdenken. Sie verändert unsere Art zu arbeiten, zu kommunizieren und Informationen zu teilen.“
„Viele Firmen halten immer noch an einem veralteten Abrechnungsprozess ihrer Reisekosten fest: mit Word, Excel-Tabellen, auf Papier aufgeklebten Belegen und der Nutzung externer Resourcen in sogenannten Shared Service Centern. Vielen fehlt eine digitale Strategie, vor allem im Ausgaben- und Reisemanagement. Im Bereich Digital Business Agility gibt es noch viel zu tun“, meint Götz Reinhardt.
Die Studie steht ab sofort hier zum Download zur Verfügung. Zudem ermittelt der Einsparrechner, welches Potenzial im Reisekostenmanagement eines Unternehmens steckt.
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