Kurz vor Weihnachten ist es wieder soweit: Eine Flut an Reisekostenabrechnungen schlägt in den Buchhaltungsabteilungen auf. So zeigt eine Datenanalyse von Concur der letzten drei Jahre, dass die Anzahl der Reisekostenabrechnungen ab Mitte Dezember deutlich steigt.
Wurden 2014 die meisten Abrechnungen am 15. Dezember eingereicht, schlugen 2015 besonders viele Abrechnungen am 18. Dezember auf. Mit einem vergleichbaren Anstieg ist auch in der Vorweihnachtszeit 2016 zu rechnen. Was also tun? Mit den folgenden fünf Tipps können Travel Manager, CFOs und Buchhalter Belastungsspitzen am abrechnungsstärksten Bürotag, dem „Busiest Expense Day“, abfedern.
1. Klare Deadlines
Wenn alle Kollegen die letzten Tage im Büro nutzen, um noch schnell ihre Reisekosten einzureichen, wird es bei Buchhaltern, Travel Managern und CFOs eng. Setzen Sie deshalb eine Deadline, die so früh liegt, dass Sie eine faire Chance haben, alle eingehenden Abrechnungen stressfrei zu bearbeiten. Wichtig dabei: Vergessen Sie nicht, die Deadline rechtzeitig zu kommunizieren.
2. Auffindbare und verständlich formulierte Reiserichtlinien
Mit 55 Prozent der Arbeitszeit entfällt in der Buchhaltung ein Großteil der Arbeitszeit auf die Prüfung von Reisekostenabrechnungen. Jede Zehnte ist dabei fehlerhaft. Das kann verschiedene Gründe haben. Oft lohnt sich ein Blick auf die Reiserichtlinien: Wissen Ihre Kollegen, wo Sie die Reiserichtlinien finden? Sind sie auch für Laien gut verständlich formuliert? Sind sie zeitgemäß? Machen Sie neue Mitarbeiter gut mit dem Abrechnungsprozess vertraut? Falls Sie eine der Fragen mit „nein“ beantworten würden, lohnt sich eine Überarbeitung, um Fehlern in der Abrechnung vorzubeugen.
3. Komplexität reduzieren
Jede vierte Reisekostenabrechnung ist fehlerhaft. Entsprechend viel Zeit wird in Buchhaltungen auf die Fehlerkorrektur verwendet – nämlich gut 10 Prozent der gesamten Zeit, die für die Bearbeitung der Reisekostenabrechnung anfällt. Werfen Sie daher einen Blick auf Ihre Prozesse: Je komplizierter sie sind, desto mehr Fehler produzieren sie. Verschlanken Sie sie daher gegebenenfalls.
4. Für störungsfreie Zeit sorgen
Acht Minuten dauert es etwa, um nach einer Unterbrechung wieder voll konzentriert bei der eigentlichen Aufgabe zu sein. Wer alle fünf Minuten von Kollegen mit Fragen zur Reisekostenabrechnung oder durch Telefonanrufe oder E-Mails unterbrochen wird, bekommt nichts fertig. Sorgen Sie daher nach Möglichkeit für störungsfreie Zeiten, in denen Sie den Berg an Reisekostenabrechnungen konzentriert und zügig abarbeiten können.
5. Automatisierte Prozesse
Vollautomatisierte Reisekostenabrechnungen sind im Schnitt in knapp 7 Minuten bearbeitet. Auf einen manuellen Prozess entfallen gut 11 Minuten – die potentielle Zeitersparnis liegt damit bei knapp 40 Prozent. Um in Zukunft jedem „Busiest Expense Day“ entspannt entgegenblicken zu können, lohnt sich gegebenenfalls der Wechsel zu einer vollautomatisierten Travel & Expense Lösung. (Quelle: Concur)
Das könnte Sie auch noch interessieren:
Wie verwalten Sie Reiseabrechnungen? Noch immer manuell oder schon digital?
