Warum sind Travel Manager für ein Unternehmen von besonderer Bedeutung? Wie verändert sich das Berufsbild aktuell und welche Herausforderungen gibt es im Hinblick auf Angebotsveränderungen, steigende Reisekosten, Wirtschaftslage usw. zu bewältigen? Bernd Schulz, Senior Director Business Development für SAP Concur, geht diesen und noch anderen Fragen in einem Expertenbeitrag auf den Grund.
Travel Manager sind jene Mitarbeitenden, die meine Flugtickets buchen: Genau das denken immer noch viele Führungskräfte in Unternehmen. Doch Travel Manager haben eine weitaus komplexere Aufgabe: Die Mitarbeitenden ihres Unternehmens sicher, komfortabel und kostengünstig ans Ziel zu bringen.
Dafür müssen sie nicht nur das Lieferantenangebot permanent evaluieren und verbessern, sondern auch Nachhaltigkeitsaspekte und Reisebudgets mit Weitsicht steuern. Die strategisch richtige Stellung des Travel Managers ist deshalb ein zentraler Erfolgsfaktor, wenn Unternehmen zukunftsfähig bleiben wollen.
Weltweit sind ganze 57 % der Geschäftsreisenden mit ihrer aktuellen Reiseplanung unzufrieden. Zu dem Ergebnis kommt die Global Business Travel Survey 2023 von SAP Concur.
Durch den akuten Personalmangel und fehlende Ressourcen wie Flugzeuge und Mietwägen, hängt die Reisebranche an vielen Stellen der steigenden Nachfrage hinterher. So kommen Verzögerungen am Flughafen, am Bahngleis und an der Hotelrezeption als Störfaktoren für Geschäftsreisende hinzu.
Auch die Geschäftsreiseverantwortlichen sind sich ihrer herausfordernden Aufgabe bewusst: Sie gehen fast einstimmig davon aus (99 %), dass ihre Rolle in den nächsten 12 Monaten anspruchsvoller sein wird als im vergangenen Jahr. Trotzdem steht ein Viertel der Travel Manager unter andauerndem Druck, den Return on Investment ihrer Rolle für das Unternehmen nachzuweisen (27 %).
Travel Manager sind wichtige Multitalente
Die Komplexität und Vielfalt der Aufgaben von Travel Managern werden von vielen internen Stakeholdern nicht wahrgenommen – das zeigen auch die Studienergebnisse. Stattdessen hält sich hartnäckig das Bild vom Unterhaltungs- und Freizeitmanager.
Längst überholt, aber auch kein Wunder, denn das Travel Management bei Großunternehmen mit vielen Geschäftsreisenden ist immer noch irgendwo zwischen Einkauf, Personal- oder Finanzbereich zu finden.
In Unternehmen mit geringerem Reiseaufkommen liegen die Aufgaben häufig im Chefsekretariat. Angesichts der Tatsache, dass allein alle 40 im DAX indizierten Konzerne weltweit tätig sind, gibt es nur einen erstaunlich kleinen Kreis von etwa 400 Travel Managern im VDR-Netzwerk, dem deutschen Geschäftsreiseverband.
Dabei agieren Travel Manager als strategische Kraft aus dem Hintergrund. Sie verantworten für tausende, oft internationale, Geschäftsreisen auf einmal den gesamten Prozess von der Buchung der Reise bis hin zur Abrechnung. Und dabei haben sie stets ein analytisches Auge auf Nachhaltigkeitsaspekte, mögliche Kosteneinsparungen und Optimierungspotenziale.
Die Stapelkrisen der vergangenen Jahre, wie die COVID-19-Pandemie oder der Ukraine-Krieg waren keine Auslöser, sondern lediglich Beschleuniger der wachsenden Komplexität des Berufsfeldes.
Die angespannte Wirtschaftslage, zunehmende Anforderungen an Nachhaltigkeit aus allen Bereichen von Gesellschaft, Unternehmen und Politik sowie gestiegene Mitarbeitererwartungen an Geschäftsreisen (Häufigkeit, Flexibilität etc.) stellen hohe Ansprüche an klug gedachtes und gut gemachtes Travel Management.
Modernes Travel Management: Bitte einmal alles…
Dass Travel Manager über aktuelle Entwicklungen im Geschäftsreisemarkt informiert sind und Fremdsprachen beherrschen sollten, ist naheliegend. Die Anforderungen an ihre Fachkompetenzen gehen allerdings weit darüber hinaus: Im Rahmen ihrer Tätigkeit benötigen sie Know-how in Betriebswirtschaft, HR, Steuerrecht und IT.
Ebenso gefragt sind Verhandlungsgeschick, Managementfähigkeiten und mindestens fünf Jahre Erfahrung in der Reisebranche. Ein Blick auf den konkreten Arbeitsalltag von Travel Managern zeigt schnell, wieso sie all diese Fähigkeiten benötigen: In ihren Händen liegen immens hohe Reisebudgets, die es effizient und nachhaltig zu verwalten gilt.
In sehr großen Unternehmen liegen diese Budgets im zwei bis dreistelligen Millionenbereich. Um Kosten einzusparen und die geschäftliche Reisetätigkeit zu optimieren, ist es wichtig, Reiserichtlinien fortlaufend zu evaluieren und anzupassen – unter Berücksichtigung von Aspekten der Nachhaltigkeit und der Work-Life-Balance der Reisenden.
Nicht zu unterschätzen ist auch die Masse von teils jährlichen Vertragsverhandlungen – mit Hotels, Kreditkartenfirmen, Fluggesellschaften, Mietwagenunternehmen, Reisebüros und vielen weiteren kleinen Dienstleistern. Zusätzlich kommt die Verwaltung von Online-Buchungstools und anderen Buchungswegen, zum Beispiel über den neuen Standard „New Distribution Capability“ (NDC) ins Spiel.
Fahrplan für zukünftige Geschäftsreisen
So groß die Herausforderungen sind, es gibt sichere Lösungsansätze, die es nun entschieden voranzutreiben gilt. Gemäß der vier Kernkriterien für zukünftige Geschäftsreisen von McKinsey steht hier die Nutzung von Echtzeitdaten zur Entscheidungsfindung an erster Stelle.
So erlaubt ein Überblick über Schwankungen bei Kosten und Verfügbarkeiten den Travel Managern, flexibel einzugreifen. Auch können sie auf dieser Datenbasis etwa zuverlässigere Risikobewertungen für Reisende vornehmen, sie im Notfall schnell lokalisieren und Hilfe anbieten.
Echtzeitdaten zu unternehmensinternen Geschehnissen, aber auch zu externen reiserelevanten Entwicklungen sind somit eine wichtige Basis, um sowohl die Agilität als auch die Flexibilität in der Planung zu erhöhen.
Der Spagat zwischen größtmöglicher Sicherheit und flexiblen Reiseoptionen lässt sich zudem nur bewältigen, wenn Geschäftsreisen per se personalisiert werden und auch reisende Mitarbeitende mehr Kontrolle und Entscheidungsspielraum erhalten.
Klar ist auch in diesem Zusammenhang, dass digitale Reisemanagement-Lösungen für die Umsetzung all dieser Maßnahmen unverzichtbar oder zumindest von entscheidendem Vorteil für eine unbeschwerte und zufriedenstellende Geschäftsreiseerfahrung sind.
Geschäftsreiseerlebnis verbessern? Mission Possible!
Die Vielzahl an Handlungsfeldern zeigt: Travel Manager sind die zentralen Gestalter eines modernen Geschäftsreiseprogramms. Die Adressaten sind die reisenden Kolleginnen und Kollegen, deren Bedürfnisse erfüllt werden sollen, ebenso wie die Unternehmensführung, deren Vorgaben es einzuhalten gilt. Das gelingt allerdings nur, wenn Travel Manager im Unternehmen die Wertschätzung bekommen, die sie in ihrer strategisch relevanten Rolle verdienen.
Sie brauchen eine Neupositionierung im Unternehmen und Rückendeckung aus der Führungsebene. Nur, wenn sie außerordentliche Befugnisse erhalten, können sie das Gleichgewicht zwischen den individuellen Anforderungen von Geschäftsreisenden, Unternehmen und der Politik halten und ihre Mission tatsächlich erfüllen. Ein wertschaffendes Geschäftsreiseprogramm liegt definitiv im Bereich des Möglichen – wenn man es richtig steuert.
Autor Bernd Schulz ist seit mehr als 30 Jahren in der Geschäftsreisebranche tätig und leitet aktuell das Business Development von SAP Concur in der MEE-Region. Mit Tätigkeiten in verschiedenen Positionen sowohl auf Nachfrage- als auch auf Lieferantenseite ist Bernd Schulz ein Travel-Experte, der die Branche maßgeblich mitgestaltet hat – unter anderem als ehemaliges Präsidiumsmitglied des VDR sowie bei der Global Business Travel Association (GBTA) als Mitglied des Europäischen Advisory Boards. Vor seiner Zeit im SAP-Concur-Team war er CEO der i:FAO AG, der IT-Tochter von Amadeus, zu der er intern nach fast fünf Jahren als Amadeus Geschäftsführer DACH gewechselt ist. Zuvor gestaltete Bernd Schulz mehr als zehn Jahre das Siemens Travel Management als Global Travel Manager. Seine ebenfalls mehr als zehn Jahre beim Deutschen Reisebüro beschloss er in letzter Funktion als Präsident DER Canada.
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