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Was Travel Manager alles können müssen!

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Travel Manager ist ein gefragtes Beruf
Das Berufsbild Travel Manager*in ist ist stark im Kommen. Denn immer mehr Unternehmen erkennen die Wichtigkeit eines funktionierenden Geschäftsreise-Managements (Foto: Gerd Altmann, Pixabay)

Ist das Berufsbild Travel Manager ein Traumjob oder eher das Gegenteil? Zugegeben der Job ist beinhart, die Aufgaben sind vielfältig, fordernd und stressig, aber auch spannend und interessant. Travel Manager*innen sind primär für die Planung, Buchung und Organisation von Geschäftsreisen in Unternehmen zuständig. Dazu gehören aber ebenso die Analyse, Steuerung und Optimierung aller Prozesse und Dienstleistungen, die bei Durchführung der Geschäftsreisen anfallen.

Die Berufschancen für ausgebildete Travel Manager sind gut, weil in immer mehr Chefetagen erkannt wird, wie wichtig ein professionelles Reisemanagement für das Unternehmen ist.

Dazu kommt, dass Travel Manager nicht nur den Prozess der Reisebuchung und Abrechnung, sondern auch die Qualitätskontrollen während der Geschäftsreise sowie eine Evaluierung und Reflexion nach Reiseabschluss durchführen müssen. Denn es geht auch um Verantwortung und Einhaltung des Budgets für Dienstreisen.

Die eigentliche Geschäftstätigkeit des Unternehmens wird von Travel Manager durch ihre Kernaufgabe, die Reiseorganisation, unterstützt. Sie stehen bei allen Phasen von der Vorbereitung und Organisation der Geschäftsreise über ihre Durchführung bis zur Reisekostenabrechnung, Auswertung und dem Controlling in der Verantwortung. Dabei befassen sie sich in erster Linie mit 

  • Festlegung bevorzugter Vertragspartner;
  • Festlegung und Einhaltung von Reiserichtlinien;
  • Verhandlungen mit Reisebüros und Leistungserbringern;
  • Vertragsgestaltung und Qualitätskontrollen;
  • interner Kommunikation;
  • kosten- und prozessorientiertem Management des Reisebudgets sowie
  • strategischem Einkauf und Optimierung aller Reisdienstleistungen.

Breiter Aufgabenbereich für Travel Manager

In den letzten Jahren haben Travel Manager immer mehr Aufgaben auch aus dem Mobilitäts-Management übernommen. Dadurch ergänzen folgende Aufgaben den Tätigkeitsbereich:

  • Veranstaltungsmanagement (Meetings, Besprechungen etc.);
  • Versicherungen (in Bezug auf Geschäftsreisen);
  • Sicherheitsaspekte und Travel Risk Management;
  • Fuhrpark-Management;
  • Planung und Bereitstellung der mobilen Kommunikation;
  • Relocation Service (langfristiger Ortswechsel von Mitarbeitern).

Travel Manager müssen während der Ausübung ihrer Tätigkeit nicht nur politische und rechtliche Aspekte im Auge behalten, sondern auch Sicherheitsfaktoren, besonders in Hinblick auf den personen- und vor allem den betriebsbezogenen Datenfluss. Ebenso können Gesundheits- und Umweltfaktoren je nach Unternehmen eine stärkere Gewichtung in der Reiseplanung und -organisation erhalten.

Bedarfsgerechte Mobilität wird in der älter werdenden Gesellschaft immer wichtiger. Der Umgang mit Problemen, die während einer Geschäftsreise auftreten und diese beeinflussen können, fällt ebenfalls in den Verantwortungsbereich der Travel Manager.

Während der Ausübung all ihrer Tätigkeiten fokussieren sich die Travel Manager auf eine

Travel Managerinnen arbeiten eng mit den Bereichen Controlling, Finanzen, Einkauf und Human Resources zusammen, um optimale Ergebnisse zu erzielen.

Der Beruf des Travel Managers ist in Europa noch relativ neu. Dementsprechend existiert noch keine speziell auf ihn zugeschnittene Ausbildungsmöglichkeit. Da die Nachfrage nach Personal, das speziell in den Aufgaben eines Travel Managers geschult ist, jedoch in den letzten Jahren stark angestiegen ist, hat sich inzwischen ein breites Angebot an Aus-, Fort- und Weiterbildungen etabliert.

Ausbildungsmöglichkeiten für Travel Manager

Das Fundament für eine Karriere als Travel Manager kann schon früh gelegt werden. Generell wird eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Reisebüroassistent erwartet, bestenfalls in der Tourismusbranche.

Absolviert man eine Ausbildung zum Kaufmann für Tourismus und Freizeit bzw. zum Tourismuskaufmann für Privat- und Geschäftsreisen, kann man sich im dritten Lehrjahr über eine Wahlqualifikation spezialisieren, z. B. für den Bereich der Geschäftsreisen. Englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift sind für Travel Manager*innen in diesem globalen Business absolut erforderlich.

Das neue Informationsportal Travel Vitals für Travel Manager und Reisende (Foto: Pixabay)
Das neue Informationsportal Travel Vitals liefert News für Travel Manager und Reisende (Foto: Pixabay)

Die IHK (Industrie- und Handelskammer) in Deutschland bietet eine Aufstiegsweiterbildung zum Fachwirt für Geschäftsreisen- und Mobilitäts-Management an.

Des Weiteren kann man an einigen Hochschulen einen Bachelor-Abschluss (z. B. Tourism and Travel Management) anstreben. Grundlage hierfür kann eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (idealerweise aus der Tourismusbranche) oder die (Fach-)Hochschulreife sein.

Zusätzliche Berufserfahrung ist unumgänglich, wenn man an einer der diversen Akademien oder Fernuniversitäten, die Weiterbildung im Travel Management anbieten, angenommen werden möchte. Der Bachelor-Abschluss kann als Zugangsvoraussetzung für einen (berufsbegleitenden) Master-Studiengang (z. B. MBA Business Travel Management) dienen.

Beschäftigungschancen für Travel Manager

Zu den möglichen Arbeitgebern von Travel Managern gehören neben Unternehmen aus der Tourismusbranche, die sich auf Geschäftsreisen spezialisiert haben, auch Unternehmen aus allen Wirtschaftsbranchen und in jeder Größe. Travel Manager sind dabei in Abteilungen mit diversen Bezeichnungen, bspw. Dienstreisen-Service, Corporate Mobility Service oder Business Travel Center, zu finden.

Speziell große Unternehmen, die nicht nur eine größere Anzahl an Geschäftsreisen zu organisieren haben, sondern darüber hinaus häufig auch höhere Ansprüche an deren Qualität stellen, schätzen eine professionelle Planung und Durchführung der Geschäftsreisen und beschäftigen Travel Manager mit einem eigenen Verantwortungsbereich.

Der Verband stellt Travel Managern ab sofort ein weiteres hilfreiches Tool auf seiner Website zur Verfügung. Gruppiert nach zentralen Geschäftsreisethemen ist in der neuen Wissensdatenbank das gesamte Netzwerk-Know-how dargestellt.

Geschäftsreiseverantwortliche finden auf der Website schnell Informationen zu Fachwissen-Seiten, aktuellen Branchenthemen, anstehenden Veranstaltungen und Weiterbildungsmöglichkeiten – von Allgemeinem Travel Management und A1-Bescheinigung über Corona und Travel Risk Management bis hin zu Veranstaltungsmanagement.

Neben der Volltextsuche und dem persönlichen myVDR Dashboard kommt der VDR damit dem Wunsch nach noch besserer Orientierung auf der Verbandswebsite mit ihrem umfangreichen Angebot nach.

Die Wissensdatenbank wird fortlaufend ausgebaut und weitere Inhalte und Kategorien zu aktuellen Geschäftsreisethemen aufgenommen. Die Themensammlung steht Mitgliedern und Interessenten, die noch kein VDR-Mitglied sind, zur Verfügung.

In Österreich bietet die abta Akademie ein zertifiziertes Ausbildungsprogramm für Travel Manager*innen. Der nächste Ausbildungslehrgang findet vom 20. bis 22. Oktober 2021 (Teil 1) und vom 3. bis 5. November 2021 (Teil 2) statt.

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