Das Krisenjahr 2020 hat weltweit das Leben im Business auf den Kopf gestellt. Auch die aktuellen Entwicklungen zeigen: An eine Rückkehr in die alte Normalität ist nicht zu denken. Die vergangenen Monate haben Unternehmen ihre Schwachstellen und damit ihre Verbesserungspotenziale aufgezeigt – auch im Geschäftsreisemanagement.
Notwendige Veränderungen sollten Unternehmen jetzt vor allem als Chance begreifen, um bisherige Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und an die Herausforderungen einer volatilen Zukunft anzupassen.
„Schaffen es Unternehmen, die Erfahrungen der letzten Monate in die Zukunft zu tragen, werden sie künftig finanziell, personell, organisatorisch und ökologisch wesentlich flexibler und intelligenter handeln können“, sagt Götz Reinhardt, Managing Director MEE der SAP-Concur-Organisation.
Und: „Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, die digitale Transformation im Unternehmen voranzutreiben, um gestärkt und widerstandsfähiger aus der Krise hervorzugehen.“
Ein erfolgreicher Neustart erfordert innovative Denkweisen, optimierte Prozesse sowie digitale, zukunftsweisende Lösungen. Vier Handlungsempfehlungen bringen Unternehmen gestärkt in die Zukunft:
Die Kosten im Unternehmen fest im Blick behalten
Die Pandemie hat vor Augen geführt, wie schnell sich der Status quo ändern kann. Doch ob in Zeiten einer Krise oder im Normalbetrieb: Für Unternehmen hat die Kosten- und Ausgabenkontrolle und somit die Sicherung der Liquidität oberste Priorität.
Um auch für künftige Herausforderungen gewappnet zu sein, ist die ökonomische Stabilität unerlässlich. Doch jüngste SAP-Concur-Studien zeigen: 80 Prozent der Geschäftsreisenden sparen unterwegs nicht für den Arbeitgeber.
Hinzu kommt, dass auch im Homeoffice 58 Prozent der Mitarbeiter aktuell nicht wissen, welche Ausgaben sie über den Arbeitgeber abrechnen dürfen. Digitale Lösungen im Ausgaben-Management helfen Mitarbeitern sowohl Reisekosten als auch Ausgaben im Homeoffice richtlinienkonform einzureichen und sorgen auf Arbeitgeberseite für mehr Transparenz. Unternehmen können somit dynamisch anfallende Kosten jederzeit einsehen, Entwicklungen frühzeitig erkennen und bei Bedarf sofort gegensteuern.
Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität fördern
Unternehmen sind jetzt ganz besonders auf das Engagement und die Flexibilität ihrer Mitarbeiter angewiesen. Gleichzeitig sind diese mit einem herausfordernden Arbeitsalltag, zusätzlichen privaten Verpflichtungen und einer unsicheren Zukunft konfrontiert. Sind Mitarbeiter überfordert, kann das schnell zu Motivationsverlust führen.
Unterstützende Maßnahmen und Tools, die den Arbeitsalltag erleichtern und administrative Aufgaben reduzieren, können Mitarbeiter entlasten und neue Freiräume schaffen. Unternehmen sollten sich in der aktuellen Situation vor allem auf die Einführung neuer Technologien fokussieren, die das Arbeiten von überall ermöglichen und besonders intuitiv und nutzerfreundlich sind. Diese Unterstützung durch digitale Lösungen hat einen positiven Effekt auf das Mitarbeitererlebnis und kann damit sogar die Mitarbeiterzufriedenheit steigern.
Es gilt unterwegs vor allem „Safety First“
Wenn die Geschäftsreisetätigkeit wieder zunimmt, stehen Mitarbeiter und Unternehmen vor neuen Herausforderungen: Die sich ständig ändernde Einstufung von Risikogebieten, die unterschiedlichen Hygienemaßnahmen sowie die Nachverfolgung von Kontakten können überfordern. Hier sind Mitarbeiter auf die Unterstützung und Führung durch ihren Arbeitgeber angewiesen. Dieser sollte – um seiner Fürsorgepflicht nachzukommen – die benötigten Informationen bereitstellen.
Auch hier können digitale Technologien unterstützen: Dank konsolidierter Daten bilden sie vollumfänglich ab, wo sich Mitarbeiter gerade aufhalten, damit diese im Ernstfall direkt kontaktiert und bei Bedarf schnell zurückgeholt werden können. Dies ist umso wichtiger, da 27 Prozent der Geschäftsreisenden bisher nicht glauben, im Notfall rechtzeitig Hilfe von ihrem Arbeitgeber zu erhalten.
Informationen steuern und nachhaltig handeln
Nur wer sich auf vorhandene Informationen verlassen kann, schafft es, sein Unternehmen auch künftig bestmöglich zu steuern. Statt auf Sicht zu fahren, handeln Unternehmen proaktiv, erkennen und setzen Trends. Mithilfe digitaler Tools können Daten schnell und einfach analysiert und daraus bestmögliche Schlüsse und Handlungsempfehlungen abgeleitet werden.
Auch im Travel Management werden Entscheidungen sicher und erfolgsorientiert getroffen. Das kann Unternehmen dabei helfen, Geschäftsreisen künftig nachhaltiger zu gestalten. Denn digitale Tools machen den eigenen CO2-Fußabdruck sichtbar und helfen, diesen positiv zu beeinflussen. So werden Unternehmen dem eigenen Anspruch gerecht, die Nachhaltigkeit ihrer Geschäftsreisen zu steigern (62 Prozent).
Wollen Unternehmen beste Voraussetzungen für den Neustart haben, sollten sie bestehende Prozesse jetzt kritisch hinterfragen, analysieren und einen ganzheitlichen Blick auf ihre digitalen Transformationsprozesse werfen. Schaffen es Unternehmen zudem, vorhandene Daten zu nutzen und daraus entsprechende Schlüsse zu ziehen, können sie auch in einer unbestimmten und volatilen Realität selbstbewusst handeln.
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