Viele Geschäftsreisende machen bei internationalen Verhandlungen immer wieder die Erfahrung, dass sprachliche, vor allem aber soziokulturelle Unterschiede aufeinanderprallen. Diese zu meistern ist jedoch entscheidend für erfolgreiche Abschlüsse. Was also tun?
Für die Mehrheit der Kulturen weltweit stehen am Anfang einer internationalen Geschäftsbeziehung insbesondere Aufbau und Pflege zwischenmenschlicher Beziehungen – eine besondere Herausforderung vor allem für deutschsprachige Verhandlungspartner. Eine gute Vorbereitung ist das A und O beim Umschiffen der häufigsten Klippen.
Gute Vorbereitung für die Geschäftsreise lohnt sich
„Für erfolgreiche Verhandlungen ist es wichtig, sich vorher eingehend zu informieren: Über das Unternehmen, die Personen, die es führen, Land und Sitten, das zugrundeliegende Wertesystem. Auch Infos zur jeweiligen Politik des Landes sollte man sich aneignen“, sagt Katarina Lerch.
Sie konzipiert und leitet interkulturelle Trainings bei den gemeinnützigen Carl Duisberg Centren. Ihr Credo: Gerade in Sachen Politik ist im späteren Gespräch Vorsicht geboten, so etwa in China. Unverzichtbar für eine gute Vorbereitung ist auch der Blick auf die Wirtschaft des Landes wie etwa abweichende Steuersysteme.
Die Carl Duisberg Centren sind ein führendes Dienstleistungsunternehmen auf dem Gebiet der internationalen Bildung und Qualifizierung. Hochwertige Programme vermitteln Fremdsprachenkenntnisse und interkulturelle Kompetenz, Auslandserfahrung und internationales Praxiswissen.
In China ist auch im gewerblichen Bereich die Mehrwertsteuer immer im Preis enthalten. Wer in Indien die äußerst komplexen Verhältnisse und Arten der indirekten Steuern kennt, hat klare Pluspunkte und wird als Kenner respektiert.
„Ich spreche immer vom Indian Tax Masala. Masala steht für ein Gemisch an Gewürzen oder eine Mischung im Tee. Damit haben Sie immer ein Schmunzeln auf Ihrer Seite und es verletzt das Gegenüber nicht“, sagt Stefan Golbs-Wilms, Senior Strategic Sourcing Manager CAPEX der CABB GmbH, einer der führenden und am schnellsten wachsenden internationalen Hersteller von chemischen Zwischen- und Fertigprodukten.
Sein Tipp nach 23 Jahren Auslandserfahrung im Einkauf, Verkauf und General Management mit Schwerpunkt Asien und Afrika: Schon im Vorfeld seien die extreme Klarheit über die eigenen Ziele und ein guter Plan „B“ wichtig. Nicht gleich und zu schnell die Katze aus dem Sack lassen!
Bei Verhandlungen immer authentisch bleiben
Internationale Verhandlungen stellen eine große Anforderung an die eigene emotionale Intelligenz dar. Für den Beziehungsaufbau ist es zunächst notwendig, die professionellen Verhandlungsziele und -fakten vorübergehend zurückzustellen.
„Das ist für Deutsche oft ungewohnt, gilt insbesondere für Asien, aber letztlich für einen Großteil der internationalen Verhandlungspartner“, sagt Trainerin Katarina Lerch.
Der Beziehungsaufbau geschieht durch die Betonung von Verbindendem und Positivem sowie gegenseitigem Interesse. Sich in das Gegenüber aktiv hinein zu denken bedeutet jedoch nicht Überanpassung.
„Falsche Bescheidenheit oder vorgetäuschte Höflichkeit wirken gekünstelt“, findet sie. „Letztlich liegt das gar nicht fern, auch bei uns Deutschen, denn jeder gute Verhandlungspartner will sein Gegenüber kennenlernen, herausfinden, wie dieser ‚tickt‘ und reagiert, um zu wissen, ob man ihm trauen kann.“
Vertrauen aufbauen erleichtert Verhandlungen
Der Aufbau von Vertrauen ist das Kernthema internationaler Geschäftsbeziehungen. „Wer gibt, bekommt zurück“, stellt Stefan Golbs-Wilms fest.
Es sei die beste Voraussetzung dafür, später selbst Vertrauen einzufordern: „Ich denke da an Gespräche, in denen es um Zahlungsziele, Garantien, Qualität und deren Einhaltung geht. Man will ja nicht unbedingt gegen Vorkasse oder Akkreditiv einkaufen. Bewusstes Payment Stretching etwa, von vielen Finanzabteilungen eingefordert, ist einer der größten Vertrauenskiller der internationalen Geschäftstätigkeit.“
In manchen Ländern wie etwa Indien macht es Sinn, sich von einer anderen Person vorstellen zu lassen. „Das ist ein Vertrauensvorschuss. Für diese ‚personal introduction‘ reicht meist ein Anruf. Es steigert das Selbstwertgefühl des Referenzgebers und Empfängers und ist der Einstieg zum Vertrauensaufbau“, sagt Stefan Golbs-Wilms.
Oft bildet die Vorstellung auch einen guten Gesprächseinstieg. Die nächste höhere Stufe ist es, von Persönlichem zu sprechen. „In vielen Kulturen, wenn auch landestypisch unterschiedlich, spielt etwa die Familie eine große Rolle. Die Grenzen bei solchen Themen muss jeder selbst erkunden“, so Golbs-Wilms.
Guter Umgang mit Dolmetschern ist wichtig
Dolmetscher sind bei internationalen Verhandlungen meist unerlässlich. Wann immer möglich, lohnt es sich, einen Dolmetscher des Vertrauens mitzunehmen. Ein gutes Briefing für dessen Vorbereitung ist unbedingt notwendig; Ziele und geplante Umwege in der Verhandlungsführung sollte er kennen.
„Generell empfiehlt es sich, Dolmetscher gut zu beobachten und zu versuchen, zuzuhören, auch wenn man fast nichts versteht. Bei Zweifeln muss man versuchen, die Mimik zu erkunden. Wiederholt verwendete Begriffe kann man gezielt gelegentlich hinterfragen und erklären lassen, das schafft Achtung“, beschreibt Golbs-Wilms seine Erfahrungen.
Auch wenn der Redefluss zu lange dauert oder hin und her geht, ohne dass der Dolmetscher übersetzt hat oder übersetzen konnte, ist es sinnvoll einzugreifen. Hier herrscht meist Unklarheit, Uneinigkeit oder gar bereits „Klüngel“. Notfalls hilft eine Pause mit dem Dolmetscher und eine separate Aufklärung über das, um was es wirklich geht.
Profis wissen: In der Ruhe liegt die Kraft
Kulturen gehen unterschiedlich mit Dissens um. Deutsche gehören zu den wenigen Kulturen, die Unstimmigkeiten offen ansprechen. Bei der großen Mehrheit aller Kulturen ist hier Vorsicht geboten. Prinzipiell gilt: ruhig und gelassen bleiben; niemals streiten. Es hilft zum Beispiel gar nichts, den japanischen oder koreanischen Partner in angespannten Verhandlungen noch mehr unter Druck zu setzen.
„Wir empfehlen, den Verhandlungspartner in stressigen oder problematischen Situationen zu beobachten. Manchmal hilft es, die Situation kurz zu verlassen und so dem Gegenüber Raum zu geben für eine Besprechung“, beschreibt Lerch. Bei einer Rückkehr an den Verhandlungstisch kann dann in aller Ruhe eine einvernehmliche Lösung gefunden werden.
„Zusammengefasst: das berühmte Gesicht und dessen Wahrung, Kenntnis der Verhaltensweise und viel Zeit helfen. Auch wenn es uns Deutschen besonders schwer fällt, aber asiatische Ruhe und Gelassenheit, Selbstbewusstsein – nicht Arroganz – ausstrahlen, das hilft sehr, weil es viele von uns nicht erwarten,“ sagt Stefan Golbs-Wilms.
Zeitliche Planung erleichtert Verhandlungserfolg
Das A und O bei internationalen Verhandlungen: Mehr Zeit als üblich einplanen! Eine vorab geschickte Übersetzung etwa ist keine Garantie dafür, dass der ausländische Gesprächspartner einen Text auch so versteht wie wir.
Die Versprachlichung von Informationen läuft in vielen Sprachen anders als bei uns. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit zu klären, ob alle auch dasselbe meinen. Den Partner sollte man ruhig im Unklaren lassen über die wirklich für den Besuch zur Verfügung stehende Zeit.
„Weiß der Verhandlungspartner über die eigene zeitliche Begrenzung Bescheid, kann er seinerseits Druck ausüben, indem er die Lage aussitzt“, sagt Stefan Golbs-Wilms. Einen groben Zeitrahmen zu Beginn festzustecken, ist allerdings kein Fehler. „Chinesen etwa haben ab 11:30 Uhr und ab 18:00 Uhr das Bedürfnis zu essen. Die Uhr steuert hier den Magen. Das sollte man wissen, denn man kann häufig zu diesen Uhrzeiten sanft eine Entscheidung herbeiführen“. Auch unabhängiges Reisen empfiehlt sich, selbst wenn der Partner Hilfe anbietet.
Immer wieder die Frage: Brauchen wir Verträge?
In manchen Ländern hat die Beziehung dieselbe Bedeutung wie ein schriftlicher Vertrag. Zudem gibt es in Asien etwa die Kultur von schriftlichen Verträgen noch gar nicht so lange. Heute sind sie jedoch im internationalen Geschäft Standard.
Es sind schriftliche Grundlagen, Abmachungen, die gewissenhaft erstellt werden müssen. Vertragsbedingungen in Asien einzufordern ist sehr schwierig, zeit- und kostenaufwendig. Wissen tut das auch die Gegenseite.
„Wenn wir uns streiten, dann wegen einer Auslegung, schlimmstenfalls einer Nichterfüllung. Meist hat ein Vertrag einen „Spirit of Contract“, der dann wieder in Erinnerung gerufen werden muss. Das übernimmt bei allem Respekt kein Jurist, kann aber möglicherweise über die „neu“ geschaffene oder besser lange bestehende menschliche Beziehung geregelt werden“, findet Golbs-Wilms.
Sprechen beide Seiten dieselbe Sprache, sind detaillierte Protokolle in dieser Sprache unbedingt notwendig – ansonsten empfiehlt sich auf jeden Fall das Erstellen von zwei Sprachversionen.
Bei Verhandlungen Hierarchien berücksichtigen
In Deutschland beziehungsweise Mittel- und Nordeuropa sind die Hierarchien in großen Teilen flach. „Das ist nicht überall so“, stellt Katarina Lerch fest. In Kulturen mit hoher Machtdistanz sollte man versuchen, Verhandlungspartner derselben Hierarchiestufe einander zuzuordnen.
„Wir empfehlen, auf Visitenkarten die Position genau anzugeben.“ Aufschluss kann in China etwa auch die Tischordnung geben. Üblicherweise sitzen die Teilnehmer nach Rangstufen geordnet. Der Platz gegenüber der Tür gebührt den ranghöchsten Personen. Setzen Sie sich am besten nicht unaufgefordert auf einen Platz.“
Gibt es das richtige Rezept für Verhandlungen?
„Gleich wie herum wir die Kulturen, Verhaltensweisen und Beziehungsgemische drehen und wenden – es geht immer in erster Linie um ein Verhandlungsziel. Dies dürfen wir nicht aus dem Auge verlieren“, sagt Stefan Golbs-Wilms. Insofern ist niemand der sanfte Psychologe seiner Geschäftspartner.
„Alle Umwege und Tools, die wir verwenden, bleiben Werkzeuge auf dem steinigen, fremden und verminten Gesprächsterrain internationaler Verhandlungen. Ich möchte jedoch bewusst nicht Mittel zum Zweck verwenden, denn es gibt Geschäftsbeziehungen, aus denen langfristige und in jeglicher Hinsicht gewinnbringende Verbindungen wurden. Diesen Lichtblick sollte man sich nicht selbst nehmen“, empfiehlt Stefan Golbs-Wilms allen, die im Ausland verhandeln müssen.
Die wichtigsten Verhandlungstipps auf einen Blick
• Gute Vorbereitung ist unverzichtbar!
• Nicht gleich alles offenbaren!
• Authentisch bleiben!
• Vertrauen aufbauen!
• Ruhe bewahren!
• Zeitliche Planungen flexibel gestalten!
• Unabhängig reisen und eigene Dolmetscher nutzen!
• Hierarchien kennen!
• Das Ziel fokussieren und Verträge abschließen!
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