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Fachmessen: Hotel acht Monate im Voraus reservieren

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Ob für Fachbesucher oder Verbraucher – die Herbstmessen wie IAA Pkw, photokina, IFA, Frankfurter Buchmesse oder MEDICA stehen vor der Tür und häufig stellt sich dabei die Frage: Wann sollte man spätestens Zimmer reservieren, um keine Kompromisse in Sachen Preis, Lage und Hotelausstattung zu machen?

Europas führendes Hotelportal HRS hat die beliebtesten Fach- und Verbrauchermessen sowie Großveranstaltungen wie das Oktoberfest unter die Lupe genommen und die optimalen Vorausbuchungsfristen anhand von Nachfrageströmen analysiert.

Für Fachmessen gilt: mindestens acht Monate vorher Zimmer buchen

In der Regel setzt bei Fachmessen bereits rund acht Monate vorab eine erhöhte Nachfrage nach Zimmern für die Messezeiten ein. Bei einigen Veranstaltungen, insbesondere bei den größeren Messen, sogar noch deutlich früher.

Ein gutes Beispiel ist hier die EXPO REAL in München: Schon ein Jahr im Vorfeld steigt das Interesse an Messezimmern stark an. Frühbuchen lohnt sich gerade hier besonders, um eine optimale Zimmer- und Hotelauswahl in Messenähe sowie keine preislich überteuerten Zimmer zu erhalten.

Wer nicht so lange planen kann oder möchte, sollte allerdings spätestens zwei Monate vor Messebeginn die Zimmer reservieren. Anschließend steigen die Zimmerpreise bis zur Messe drastisch an. Die Auswahlmöglichkeiten in puncto Hotel, Zimmerpreis, Lage und Sternekategorie sind ab diesem Zeitpunkt nur noch eingeschränkt verfügbar, teilweise muss sogar auf benachbarte Städte oder das Umland ausgewichen werden. Bekanntes Beispiel dafür ist die MEDICA in Düsseldorf, die regelmäßig im November auch Hotels in Köln und Umgebung füllt.

Oliver Bransch, Director Meetings & Groups bei HRS, zu den Ergebnissen: „Die ermittelten Vorausbuchungsfristen gelten insbesondere für einzelne Zimmer oder kleinere Zimmerkontingente. Wenn Firmen im großen Stil Hotelkontingente in der Größenordnung von 100 oder mehr Zimmern buchen möchten, empfiehlt es sich, gerade auch bei nicht jährlich stattfindenden Fachmessen wie der drupa oder der bauma, am besten direkt nach der Abreise Kontingente für die nächste Messe zu sichern. Hier gilt: je früher, desto besser. Für kleinere Unternehmen und Geschäftsreisende reichen aber die ermittelten Fristen aus. Für alle, die dabei nicht selbst nach Messezimmern recherchieren wollen, bietet HRS für Buchungen ab zehn Zimmern Recherche und Reservierung kostenlos an.“

Verbrauchermessen und Großveranstaltungen: Zimmerreservierung mindestens fünf Monate vorher

Bei Verbrauchermessen wird nicht ganz so früh ein Zimmer im Vorfeld gebucht, allerdings deutlich eher, als man vermuten würde: So ist ein signifikanter Nachfrageanstieg im Durchschnitt bereits fünf Monate vor dem jeweiligen Event zu verzeichnen.

Extreme Ausnahmen bilden etwa die Leipziger Buchmesse, hier steigt die Nachfrage schon sieben Monate vorher, sowie das Münchner Oktoberfest, das jährlich im September startet. Schon ab Januar nehmen die Zimmerreservierungen für die „Wiesn“ stark zu. Spontanere Besucher sollten aber spätestens bis zum Vormonat gebucht haben, danach steigt auch bei Verbrauchermessen und Events die Nachfrage überproportional an.

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