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Declaree macht Reiseabrechnungen einfach

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Die Web-Applikation Declaree vereinfacht die Reisekostenabrechung , spart Zeit und Geld (Foto: Pixabay)
Die Web-Applikation Declaree vereinfacht die Reisekostenabrechung, spart Zeit, Papier und Geld (Foto: Pixabay)

Reisekostenabrechnungen sind für Geschäftsreisende, Arbeitgeber, Mitarbeiter und Steuerberater eine lästige Angelegenheit. Gehen Belege verloren oder werden falsch eingereicht, kann dies zur Folge haben, dass der gesamte Abrechnungsprozess langsam und somit kostspielig wird. Nur Softwarelösungen können hier unterstützen und die Reisekostenabrechnung effizienter und weniger fehleranfällig gestalten. Das schafft zum Beispiel die neue App Declaree.

Mitarbeiter scannen bereits unterwegs mit ihrem Smartphone Belege per Declaree ein und kategorisieren diese nach den jeweiligen Vorgaben des Unternehmens. Die App beinhaltet auch ein digitales Fahrtenbuch, um Kilometergelder hinterlegen zu können.

Ebenso können verschiedene Pauschalen über die Applikation geltend gemacht werden, ganz nach den individuellen Richtlinien des Unternehmens.

Was die Applikation Declaree noch kann

Die Ausgaben kann der Geschäftsreiende dann gebündelt an seinen Vorgesetzten zur Genehmigung einreichen. Die Ausgaben werden dann in das Buchhaltungs- oder ERP-System importiert und dort automatisch richtig verbucht. Die Web-Applikation schafft es dabei, den Zeitaufwand und die Fehlerquoten bei der Einreichung und Genehmigung von Reisekosten zu reduzieren.

So einfach geht das: Belege scannen, bearbeiten und weiterleiten
So einfach geht das: Belege scannen, bearbeiten und weiterleiten
Neben dem Einscannen von Belegen bietet Declaree die Möglichkeit auch den Verpflegungsmehraufwand basierend auf Reiseort und Uhrzeit einzugeben. Die jeweiligen Beträge werden nach geltenden Pauschalen pro Region automatisch berechnet und in den Kostenbericht aufgenommen.

Auch Pkw-Fahrten können mit einem entsprechendem Kilometergeld angegeben werden. Durch die zugehörige Web-Applikation haben Arbeitgeber und Buchhalter jederzeit einen direkten Überblick und Echtzeit-Zugriff auf jegliche Reisekosten im Unternehmen.

Die Digitalisierung in Unternehmen schreitet immer weiter voran. Das hat auch der Gesetzgeber erkannt und den Weg für die elektronische Speicherung und Ersetzung von papierhaften Belegen geebnet.

Große und kleine Unternehmen setzen Declaree ein

Declaree wurde 2012 von Sebastian Janssen, Bart Jochems und Jasper Spoor gegründet. Das Unternehmen mit Sitz in den Niederlanden hat momentan mehr als 2000 Firmenkunden. Zu den Kunden gehören Unternehmen verschiedenster Größen und Industrien, wie zum Beispiel Allianz, KLM, Swatch, E&Y, DB Schenker, Bilfinger, HelloFresh, Foodora und viele mehr.

Lydia Brizzi, Office Manager bei The Swatch Group: „Unser Sales Personal ist begeistert, wie leicht es ist mit dieser Software Belege einzureichen. Sie scannen einfach die Quittungen und reichen sie digital an den Reisekosten-Verantwortlichen weiter. Anschließend importieren wir alles nahtlos in unsere Buchhaltungssoftware. Großartige Prozessoptimierung und Zeitersparnis!“

Die Software Declaree kann derzeit 30 Tage lang kostenfrei und unverbindlich getestet werden. Dafür registriert man sich einfach auf der Declaree Website. Danach muss nur noch die Smartphone App aus dem Google Play Store oder dem App Store heruntergeladen werden. Anschließend mit den selbst gewählten Zugangsdaten einloggen und schon kann es losgehen.


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