Effizienz hat in den meisten Unternehmen oberste Priorität, doch bei Geschäftsreisen gilt dies oft nicht: Jedes dritte Unternehmen mit über 250 Mitarbeitern verzichtet bei der Reiseorganisation auf die Kooperation mit einem Geschäftsreisebüro. Zu diesem Ergebnis kommt die Umfrage „Business Travel 2013“ von Travel Management Companies im Deutschen ReiseVerband (DRV). Dabei könnten Unternehmen durch die Zusammenarbeit mit einem externen Spezialisten sowohl ihre direkten als auch ihre indirekten Kosten von Geschäftsreisen senken.
Prozesse zu optimieren kann für Unternehmen zu einem wichtigen Wettbewerbsfaktor werden, gerade in wirtschaftlich unsicheren Zeiten. Aber während vielerorts in den Betrieben von Effizienzsteigerung die Rede ist, sind Geschäftsreisen davon häufig ausgenommen.
Zwar sind schnelle Verbindungen oder eine hohe Produktivität der Mitarbeiter auf Reisen für die allermeisten Unternehmen wichtig. Doch während 65 Prozent der Studienteilnehmer angeben, dass sie mit Geschäftsreisebüros zusammenarbeiten, lösen die übrigen dies intern. Sie vergeben somit die Chance, ihre direkten und indirekten Kosten von Spezialisten durchleuchten zu lassen und so Optimierungspotenziale im Reisemanagement aufzudecken.
„Firmen verbrennen im Management von Geschäftsreisen unnötig Geld“, sagt Stefan Vorndran, Vorsitzender des DRV-Ausschusses Business Travel. „Damit reduzieren sie die Profitabilität ihres Unternehmens.“ Professionelle Geschäftsreisebüros schaffen Abhilfe, indem sie dazu beitragen, Dienstreisen effizienter zu gestalten.
Wie diverse Studien belegen, fördern Geschäftsreisen das Unternehmenswachstum, weshalb sich auch die Investition in professionelles Reisemanagement lohnt.
Ein erster Schritt in der Zusammenarbeit mit einem Geschäftsreisebüro kann beispielweise eine Prozesskostenanalyse sein, die Einsparpotenziale bei der Planung, Buchung und Durchführung von Reisen aufdeckt.
Kümmert sich der Dienstleister um die Buchungen, kann er durch strategischen Einkauf die Reisekosten reduzieren, beispielsweise durch Bündelung des Reiseaufkommens günstigere Konditionen bei Beförderung und Unterkunft erzielen.
In Abstimmung mit dem Unternehmen formulieren die Experten Reiserichtlinien, die den Mitarbeitern klare und verbindliche Vorgaben zur Buchung und Durchführung von Geschäftsreisen machen. Diese aktive Steuerung sorgt für kostenbewusstes Vorgehen und schlanke Prozesse.
Indem sie ihr Travel Management in die Hände von Spezialisten legen, verringern Unternehmen ihre Gesamtkosten für Geschäftsreisen und bleiben wettbewerbsfähig. Die professionelle Reiseplanung sorgt zudem für Zeitersparnis bei den Mitarbeitern, so dass diese sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.
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