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Geschäftsreisekosten richtig reduzieren

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Geschäftsreisekosten richtig reduzieren: Bild zeigt Passagiere auf einem Flughafen, im Hintergrund ist ein Jet zu sehen
Was KMU beachten müssen, um Geschäftsreisekosten ihrer Mitarbeiter zu senken (Foto: Rob Wilson, Unsplash)

Langsam kommen BUsinessreisen in Schwung, es wird wieder mehr gereist. Wenn es aber um die Senkung von zunehmenden Geschäftsreisekosten geht, sind kleine und mittelständische Unternehmen oft überfordert. In vielen Fällen bucht einfach ein Mitarbeiter die Flüge, Hotels und Mietwagen im Internet. Am Ende jedoch kommen den Firmeninhaber die Businesstrips seiner Mitarbeiter teuer zu stehen. 

Geschäftsreisen sind ein wichtiger Erfolgsfaktor und werden von Unternehmen als Investition betrachtet. Gerade in konjunkturell schwierigen Zeiten sind Geschäftsreisen notwendig, um strategisch wichtige Kundenbeziehungen zu pflegen und die Akquisition von Neuaufträgen effektiv zu unterstützen. 

Wie KMU ihre Geschäftsreisekosten senken und mehr unnötige Kosten reduzieren können, zeigen die folgenden sieben Tipps.

1. Nutzen Sie einen professionellen Geschäftsreisedienstleister. Diese Spezialisten haben den Vergleich zwischen Firmen aller Größen und die jahrelange Erfahrung, wie Einsparpotenziale realisiert werden. 

Bündeln Sie die Reisekosten auf einen Anbieter. Das optimiert die Gebühren und bietet bei den Datenreports ein ganzheitliches Bild und somit die Transparenz Ihrer Geschäftsreisekosten

Er unterstützt Sie auch, wenn’s um die Verhandlung von Hotelraten oder speziellen Flugtarifen geht. Sollten Sie selbst nicht das notwendige Volumen generieren, profitieren Sie von den eigenen ausgehandelten Firmentarifen des Anbieters. 

2. Führen Sie in Ihrem Unternehmen eine Reiserichtlinie ein. Haben sie keine, brauchen sie eine. Haben sie eine, dann überprüfen Sie diese regelmäßig gemeinsam mit Ihrem Geschäftsreisedienstleister. Reiserichtlinien sind das entscheidende Steuerungsinstrument, um direkt an der Kostenschraube Ihrer Reiseausgaben zu drehen. 

Überlegen Sie sich „Zumutbarkeitsgrenzen“ für die Mitarbeiter. Bedenken Sie, wie oft im Jahr we- gen einer Stunde kürzerer Warte- zeit tausende von Euro mehr ausge- geben werden. 

Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für solche Ausgaben, stellen Sie diese plastisch dar. Auch dabei hilft Ihnen Ihr Geschäftsreisespezialist. Bündeln Sie viel Volumen auf einzelne Leistungsträger. 

3. Verwenden Sie eine Reisestellenkarte. Das ist eine spezielle Unternehmenskreditkarte, die bei Ihrem Geschäftsreisedienstleister hinterlegt wird und mit der Sie interne Zahlungsprozesse optimieren, auch das spart Kosten. 

Diese gewährt Ihnen auch den Zugang zu Firmenbonus-Programmen bei Airlines und ermöglicht Ihnen noch mehr Kostentransparenz, da umfassende Daten zentral generiert und so in die Datenreports einfließen können. 

4. Sammeln Sie Bonusmeilen. Je- der Mitarbeiter im Unternehmen sollte verpflichtet werden, an den notwendigen Bonusprogrammen (Fluglinien, Hotels, Mietwagen, Bahn) teilzunehmen und diese Boni auch dienstlich zu nutzen. 

Mit intelligenten Technologien lässt sich die Steuerung einfach handhaben. Wollen Sie Ihre Mitarbeiter motivieren und geben Sie diese den Mitarbeitern als Benefit, vergessen aber Sie nicht, dass diese Bonifikationen steuerpflichtig sind. 

5. Billig ist nicht gleich günstig. 

Auch LowCost heißt nicht, dass Sie wirklich Geld gespart haben. Was haben Sie davon, wenn der Flug 50 Prozent weniger gekostet hat, Sie aber bei einer Umbuchung 100 Prozent vom Ticket wegwerfen? Oder wenn die Flugzeiten ungünstig sind, der Flughafen weit vom Stadtzentrum entfernt liegt? 

Der sehr oft nicht beachtete Zeiteinsatz und somit der Produktivitätsausfall der Mitarbeiter ist ein erheblicher Kostenfaktor, den viele Unternehmen unterschätzen. Geschäftsreisedienstleister können Ihnen aber die sogenannten „Total Cost of Travel“ aufzeigen. 

6. Jeder Tag zählt. Legen Sie in Ihrer Reiserichtlinie fest, dass Geschäftsreisen so früh wie möglich gebucht werden müssen. Je früher Sie buchen, um so günstiger sind die Flüge, denn den Airlines ist ein frühzeitig verkauftes Ticket noch immer eine beachtliche Ermäßigung wert. Damit vermeiden Sie, dass der gewünschte Tarif ausgebucht ist und nur noch die teureren Klassen verfügbar sind. 

7. Gehen Sie als Verantwortlicher mit gutem Beispiel voran. Was der Firmenchef nicht tut, das trauen sich auch die meisten Mitarbeiter nicht. 

Generell sind Angebote von Geschäftsreisedienstleistern heute wichtiger denn je. Diese Anbieter verfügen über umfassende Erfahrung, um die Ausgabenrendite zu optimieren und alternative Optionen anzubieten, die den individuellen Anforderungen der Unternehmen entsprechen.

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