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In Japan funktioniert Kommunikation anders

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Kommunikation in Japan
Wie kommuniziert man richtig in Japan? Ein Experte gibt Japan-Reisenden wichtige Tipps (Foto: Pixaby)

Mit den Olympischen Sommerspielen rückt Japan in den Focus des Reisens. Wie verhält man sich im Land der aufgehenden Sonne und Kirschblüten? Wie kommunizieren Urlauber und Geschäftsreisende am besten mit Japanern? Wie können Geschäftsbeziehungen in Japan erfolgreich geknüpft werden?

Der Japaner Koichi Tomizawa, interkultureller Trainer und Experte für Japan bei den Carl Duisberg Centren, hat einige wertvolle und hilfsreiche Tipps für Japan-Reisende.

Die Grundlage für eine gute Zusammenarbeit mit japanischen Unternehmen sind vertrauensvolle persönliche Beziehungen. „Japaner machen lieber mit Freunden Geschäfte als mit Fremden“, erklärt Koichi Tomizawa.

„Sie sind sehr personenbezogen und kaufen etwas, wenn sie dem Verkäufer vertrauen. In Deutschland zählen eher Siegel und Zertifikate, die für ein gutes Produkt stehen“. Besonders wichtig ist das erste Zusammentreffen und sollte jedenfalls von Angesicht zu Angesicht stattfinden.

Kleine Geschenke öffnen in Japan viele Türen

Für Japaner sind kleine Geschenke ein wichtiger Akt der Höflichkeit. Haben Sie bei Ihrer Reise am besten etwas Typisches aus Deutschland dabei, das der Chef unter seinem Team aufteilen kann.

„Zudem werden in Japan zweimal im Jahr traditionell Geschenke gemacht. Von Juli bis Mitte August heißt diese Zeit ‚Ochugen‘ und im Dezember ‚Oseibo‘. Nutzen Sie diese Geschenktraditionen für eine unerwartete persönliche Überraschung verbunden mit einem Dank für die gute Zusammenarbeit.“

Wer beruflich oder privat in Japan unterwegs ist, sollte die landesüblichen Sitten kennen (Foto: Pixabay)

Smalltalk mit Japanern darf gerne persönlich werden. „Gemeinsamkeiten finden ist der Schlüssel. Das schafft eine Verbindung“, so Tomizawa.

Beim regelmäßigen privaten Austausch entsteht langfristig eine Geschäftsbeziehung, wie sie die Japaner schätzen. Besonders wichtig: das gemeinsame Essen, das Freizeitprogramm im Rahmen eines Besuchs oder gar die Zigarettenpause.

Tomizawa: „Enge Beziehungen kennen keine Tabus. Zu Beginn spricht man jedoch besser nicht über Politik im Allgemeinen, die japanisch-chinesischen Beziehungen, die Verantwortung des Kaisers im Krieg und ähnliche Themen.“ 

Ho-Ren-So ist das Um und Auf im Business

Nicht nur die Kommunikation, auch die Arbeitsweisen unterscheiden sich. Koichi Tomizawa: „Japanische Mitarbeitende erwarten eine engmaschige Betreuung bei ihren Projekten durch den jeweiligen Vorgesetzten. Deshalb erstatten sie diesem sehr oft Zwischenberichte und lassen sich ihr geplantes Vorgehen zunächst bestätigen. Doch was für deutsche Verhältnisse unselbstständig scheint, hat in Japan sogar eine eigene Bezeichnung: Ho-Ren-So, das häufige Konsultieren.“

Ungewöhnlich für Deutsche und Österreicher ist auch das Prinzip der Holschuld von Vorgesetzten. In Japan gehört es zu den Aufgaben von höher gestellten Personen, fehlende Informationen bei Mitarbeitenden oder Lieferanten zu erfragen.

Ho-Ren-So und Holschuld funktionieren zusammen und gleichen sich aus: „Je mehr Ho-Ren-So gemacht wird, umso weniger Holschuld hat der Höhergestellte“, ergänzt Tomizawa.

Nemawashi als erfolgreiche Managementmethode

Japanische Vorsetzte treffen als hierarchisch Übergeordnete alle Entscheidungen. Die Fachkompetenz liegt aber meist im Team. Teammitglieder können ihre Ideen dem Entscheider nur vorab im informellen Vier-Augen-Gespräch zuspielen, nicht im Rahmen einer Teamdiskussion. In großer Runde verkündet der Teamleiter lediglich Ergebnisse: denn das oberste Gebot ist es, die Harmonie zu wahren.

Tipp: Wer Entscheidungen auf japanischer Seite beeinflussen möchte, sollte sich vorab Organigramme zusenden lassen, um so herauszufinden, wer die Berater im Team sind. 

In Japan richtig diskutieren und verhandeln

Japaner sind eher still, sie hören zu und hitzige Diskussionen sind nicht ihre Sache. „Sie tragen quasi einen Verstärker im Ohr, der sie empfänglich macht für leise Worte und sanfte Kritik. Die direkte deutsche Art ist oft zu laut für sie“, sagt Tomizawa.

Tradition hat in Japan einen hohen Stellenwert – nicht nur in den eigenen vier Wänden (Foto: Pixabay)

„Japaner haben eine ausgeprägte Schamkultur, ein Gesichtsverlust ist für sie unverzeihlich. Äußern Sie Kritik nur im kleinstmöglichen Kreis und nach dem Sandwich-Prinzip: Positives zu Beginn und am Ende“.

Anerkennung von japanischer Seite erkennen Sie an häufiger Aufmerksamkeit in Form von gut verpackter kleiner Kritik – denn Lob macht selbstzufrieden. Ignoriert man Sie, spricht dies nicht für gute Geschäftsaussichten. 

Typisch sind auch längere Pausen zwischen Redebeiträgen. Diese Ruhe und Bedächtigkeit kann dazu führen, dass Sprechzeiten in einem Meeting zu Ungunsten der japanischen Delegation ausfallen.

Daher am besten einen genauen Ablauf mit Zeitangaben zu den geplanten Beiträgen und Themen erstellen. „So eine konkrete Planung hilft Japanern, sich vorzubereiten und die Sprechzeiten ausgewogen zu halten.“  

Wie Fettnäpfchen vermieden und verziehen werden

Japaner haben Verständnis für Fehler, sie vergeben einen Ausländerbonus. Wichtig ist nur, dass diese nicht immer wieder passieren. Daher unbedingt auf scheinbar unbedeutende Reaktionen achten.

Für viele Reisende ist es mangels Sprachkenntnis schwierig, mit Japanern zu kommunizieren (Foto: Pixabay)

Japan-Experte Tomizawa: „Folgt auf eine Frage ein Lächeln statt einer Antwort, dann möchte und wird Ihr Gegenüber nicht antworten. Leiten Sie auf ein anderes Thema über und fragen Sie bei einer guten Beziehung nachträglich bilateral vorsichtig, was nicht so gut war und wie man es besser machen könnte. Bei größeren Fehlern des Rangniedrigeren steht auf jeden Fall eine Reise etwa zum Kunden an.“

Auch wenn der Beziehungsaufbau und die -pflege aufwendig sind, lohnt sich die Investition in solch deutsch-japanische Partnerschaften, die oft viele Jahre andauern. Ein japanisches Sprichwort besagt: Auch eine lange Reise beginnt mit dem ersten Schritt.

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