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Meetings richtig planen und Geld sparen

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Wenn Meetings richtig geplant und organisiert werden, ist das Einsparungspotenzial hoch (Foto: Rawpixel on Unsplash)
Wenn Meetings gut geplant und organisiert werden, ist das Einsparungspotenzial hoch (Foto: Rawpixel, Unsplash)

Firmen unterschätzen Einsparpotenzial bei der Planung kleinerer Meetings: Die Unternehmen nutzen kaum professionelle Lösungen. Dabei sind Einsparungen und höhere Zufriedenheit der Teilnehmer möglich. Bei den meisten externen Meetings von Unternehmen handelt es sich um einfache Besprechungen, deren Organisation mit Hilfe standardisierter Tools leichter wäre. Dennoch gibt die Hälfte der Teilnehmer einer gemeinsamen Studie der Global Business Travel Association (GBTA) und HRS an, dass sie solche Tools nicht nutzen. Die Studie widmet sich als erste ihrer Art der Organisation von kleinen, Meetings mit einem geringen Maß an Anforderungen und Komplexität.

Das zeigt die Meetings-Analyse

Zum ersten Mal nahmen an der Studie sowohl Mitglieder der GBTA als auch des Verbands Meeting Professionals International (MPI) teil. Sie berücksichtigt die Perspektiven von Reiseeinkäufern und Meeting-Planern. Die Analyse enthält folgende Kernaussagen:

50 Prozent der veranstalteten Meetings von Unternehmen weltweit sind einfache Besprechungen (Europa: 58 Prozent, USA: 49 Prozent)
52 Prozent der Unternehmen buchen einfache Meetings außerhalb von standardisierten Kanälen beziehungsweise Softwarelösungen
70 Prozent der Studienteilnehmer verzichten bei der Organisation von einfachen Meetings auf einen Ausschreibungsprozess
77 Prozent der Unternehmen, die keine professionellen Lösungen nutzen, greifen auf Plattformen für Endkunden zurück

Wenn Unternehmen eine Lösung einsetzen, bevorzugen 72 Prozent der Planer diese Tools, um damit einfache Meetings zu buchen
52 Prozent der Unternehmen nutzen keine elektronischen Ausschreibungen für einfache Meetings – und planen dies nicht für die Zukunft

Nur vier Prozent der befragten Reiseeinkäufer haben Kennzahlen (KPIs), die an den Erfolg von kleinen Meetings geknüpft sind. Unter den Meeting-Planern nutzen 31 Prozent KPIs.