Ein perfektes Firmen-Event benötigt nicht nur ein gutes Konzept, sondern vor allem die richtige Location. Diese macht aus der Veranstaltung etwas, an das sich die Gäste noch gerne lange zurückerinnern. Die richtige Wahl entscheidet also darüber, ob das Event ein Erfolg wird oder nicht. Daher ist es besonders wichtig, einige Aspekte genau zu beleuchten und diese bei der Auswahl zu berücksichtigen.
Dazu zählen neben Lage und Größe auch die Infrastruktur, die Möblierung, das Catering und das Personal. Daneben spielen auch noch die Sicherheit und die Kosten eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, sich für das richtige Venue zu entscheiden.
So wird eine internationale Großveranstaltung erfolgreich
Wie sehr die richtige Location das Image eines Brand-Events formen kann, beweist seit vielen Jahren der internationale Spieleanbieter PokerStars. Als Veranstalter der größten professionellen Pokertour Europas setzt der Veranstalter auf spektakuläre Locations. So findet beispielsweise das Finale der Tour traditionell im Sporting Monte Carlo statt.
Auch in diesem Jahr kündigte PokerStars diesen Veranstaltungssaal des Fürstentums als Austragungsort und Höhepunkt seiner Veranstaltungsreihe an. Hier treffen sich von Ende April bis Anfang Mai die besten Pokerspieler der Welt, um den Sieger dieser Turnierserie zu küren. Daneben erwarten die Teilnehmer Wettbewerbe mit glamourösen Preisen, wie Helikopter-Transfers und Fahrten mit einem Ferrari.
Ähnlich spektakulär trat das Unternehmen vor einigen Jahren in Österreich auf. Damals mietete man für die Veranstaltung in Wien die Hofburg. Es zeigte sich, dass es die richtige Location war. Denn dort, wo normalerweise Staatsmänner aus aller Welt konferieren, kämpften die besten Pokerspieler der Welt um ihren Erfolg.
Solche spektakulären Locations richten stets das Augenmerk der Öffentlichkeit sofort auf den jeweiligen Veranstalter. Daher gehört die Wahl des richtigen Veranstaltungsortes zu den Kernaufgaben bei der Planung jedes Firmenevents.
Was alles eine wirklich gut Location ausmacht
Schließlich nehmen die Teilnehmer oft lange Anreisen auf sich. Diese können schnell von Stressfaktoren geprägt sein, die auf Businessreisen nichts Ungewöhnliches sind. Wenn schon die Anreise an den Nerven zehrt, dann sollten sich die Gäste auf der Veranstaltung rundum wohlfühlen. Daher sollte die Größe der Location der Teilnehmerzahl angepasst sein. Gedränge auf den Gängen sorgt nur für weiteren Stress und sollte tunlichst vermieden werden.
Die Lage des Venue ist ein weiterer wichtiger Punkt. Der Veranstaltungsort sollte sowohl mit dem Auto als auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln schnell und einfach zu erreichen sein. Ausreichend Parkplätze sind ein Muss. Alternativ können Veranstalter einen Shuttleservice anbieten.
Damit die Firmen keine böse Überraschung zum Start erleben, muss unbedingt vorher die vorhandene Infrastruktur geprüft werden. Dies betrifft nicht nur die technische Ausstattung für die richtige Location, sondern auch das Catering und das dafür notwendige Personal. Zufahrten, Lade- und Entlademöglichkeiten machen den Auf- und Abbau einfach. Die Zahl der sanitären Anlagen muss der Zahl der zu erwartenden Gäste entsprechen.
Je nach Art der Veranstaltung sind verschiedene Arten der Möblierung notwendig. Schließlich erfordern Konferenzen andere Ausstattungen als Feiern oder Präsentationen. Je nach Dauer und Ausgestaltung sollten die Teilnehmer ausreichend Rückzugsmöglichkeiten, Garderoben und komfortable Sitzgelegenheiten vorfinden.
Je nach Location bieten Vermieter eigene Cateringmöglichkeiten an. Diese sollten den Erwartungen der Gäste entsprechen und ausreichend Speisen und Getränke zur Verfügung stellen. Die Caterer benötigen üblicherweise entsprechende Räumlichkeiten, Kühlräume und Lagermöglichkeiten.
Ohne genügend Personal läuft nichts
Ausreichend Personal garantiert, dass es nicht zu langen Warteschlangen und damit zu Unmut unter den Teilnehmern kommt. Die Mitarbeiter müssen qualifiziert, freundlich und rasch agieren. Nur so wird es gelingen, den Gästen eine offene und angenehme Atmosphäre zu bieten.
Die Kleidung des Personals eignet sich ebenso hervorragend für die Präsentation des Veranstaltungszwecks, wie die Dekoration innerhalb und außerhalb der Location. So generieren die Veranstalter einen Mehrwert ohne allzu großen Aufwand.
Viele dieser Punkte zeigen, dass Qualität das Merkmal erfolgreicher Veranstaltungen ist. Doch das alles beginnt mit der richtigen Location, die den Rahmen für jede Art von Veranstaltung bildet. Nur wenn dieser den Erwartungen der Gäste entspricht, starten sie gut in das Event. Spektakuläre Venues gibt es auch in Österreich zahlreiche. Eine davon ist der Red Bull Ring in Spielberg.
Gemeinsam mit den Tauroa-Hotels rund um die Rennstrecke bieten die Eigentümer zahlreiche Möglichkeiten für Business-Events an. Diese reichen von Tagungen über Firmenevents bis hin zum Teambuilding.
Mitten im Herzen der Steiermark vereinen sich hier höchste Ansprüche und steirische Gastfreundlichkeit und machen jedes Event zu einem außergewöhnlichen Erlebnis in unmittelbarer Nähe zur Rennstrecke.
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