„Meeting-Planer erwarten im nächsten Jahr ein Wachstum im Bereich der Meetings von fast vier Prozent. Die schonungslosen Ergebnisse dieser Umfrage zeigen, dass Unternehmen dringend ihr Meeting-Management optimieren sollten. Erst recht hinsichtlich der Organisation scheinbar einfacher Besprechungen“, sagte Abbie Michaelson, Vice President Meetings & Groups bei HRS. „In allen anderen Bereichen der Beschaffung würden solche Vorgänge außerhalb standardisierter Prozesse zu Problemen führen. Mit diesen Erkenntnissen haben die Verantwortlichen für Meetings die Möglichkeit, messbare Veränderungen in diesem Bereich umzusetzen.“
Elektronische Ausschreibungen noch nicht verbreitet
Nur jeder fünfte Befragte (22 Prozent) nutzt eine elektronische Ausschreibungsplattform (e-RFP) für einfache Meetings. Über diese Plattformen holen Unternehmen Gebote für ihre Meetings ein und vergleichen sie. In den USA nutzen Meetingplaner (35 Prozent) häufiger als Reisekäufer (19 Prozent) ein e-RFP-Tool für einfache Meetings. Nur ein Viertel (28 Prozent) der Befragten verfügt über Kennzahlen, wenn es darum geht, einfache Meetings und den damit verbundenen Wert zu messen.
Diese Zahl ist in Lateinamerika (38 Prozent) viel höher als in Nordamerika (20 Prozent) oder Europa ( 21 Prozent). In den Vereinigten Staaten haben Meetingplaner (31 Prozent) wesentlich häufiger Kennzahlen eingerichtet als Reisekäufer (4 Prozent). Als wichtigste Faktoren bei der Buchung einfacher Meetings nannten die Befragten den richtigen Raum / Veranstaltungsort (73 Prozent), maximales Budget / Einsparungen (64 Prozent) und Einhaltung der Unternehmensrichtlinien (40 Prozent).
„Da im Bereich Meetings und Groups Unternehmen jährlich mehrere Millionen Euro ausgeben, wird bei der Organisation einfacher Meetings häufig nicht so streng kontrolliert, wie es bei anderen Ausgaben der Fall ist“, sagt Bernie Schraer, Senior Vice President von MPI. „Dieser Bericht liefert Einkaufsmanagern, Veranstaltungsplanern und anderen Entscheidungsträgern ein treffendes Bild der heutigen Realität. Es beleuchtet auch die Prioritäten, die Planer berücksichtigen sollten, wenn sie ihre jeweiligen Konferenzprogramme verbessern.“
