Chefs schicken Geschäftsreisende ins Ungewisse

Wie ist das möglich? Jeder zweite Geschäftsreisende in Deutschland wird von seinem Unternehmen nicht über politische Unruhen im Zielland informiert, obwohl sich 81 Prozent dies wünschen. Auch in anderen Bereichen üben Geschäftsreisende Kritik am Travel Risk Management der Unternehmen, etwa in Bezug auf Einreisebestimmungen.

Zu diesen Ergebnissen kommt die Studie „Chefsache Business Travel 2014“ von Travel Management Companies im Deutschen ReiseVerband (DRV).

Geschäftsreisen führen auch immer wieder in Länder, in denen die Sicherheit der Reisenden durch politische Unruhen gefährdet ist. Aktuelle Beispiele sind die Ukraine, Thailand und Venezuela. Deshalb wünschen sich acht von zehn Befragten entsprechende Informationen zum Zielland, bevor sie die Reise antreten. Doch nur bei 48 Prozent erfüllt der Arbeitgeber diesen Wunsch.

„Vor der Reise sollten sich die Mitarbeiter darauf konzentrieren, ihre Termine gründlich vorzubereiten, damit sie den gewünschten Erfolg bringen“, sagt Stefan Vorndran, Vorsitzender des Ausschusses Business Travel im DRV. „Es kann nicht im Sinne der Unternehmensführung sein, wenn sie mit Recherchen zum Zielland Zeit verlieren. Gerade bei Reisen in Krisengebiete sollten die Chefs ihre Fürsorgepflicht sehr ernst nehmen, indem sie zum Beispiel dafür sorgen, dass Reiseexperten wichtige Informationen zuliefern.“

40 Prozent der Unternehmen liefern keine Informationen zu Einreisebestimmungen

Bei Fernreisen sind auch Informationen über Einreisebestimmungen wichtig, zum Beispiel, ob der Mitarbeiter einen Reisepass benötigt oder ein Visum beantragen muss. 83 Prozent der Geschäftsreisenden legen Wert auf Hilfe des Arbeitgebers in solchen Fragen, aber nur 60 Prozent bekommen sie.

„Wer seine Mitarbeiter rechtzeitig über die benötigten Reisedokumente informiert, schützt sie vor bösen Überraschungen“, sagt Stefan Vorndran. „Wenn etwas Wichtiges fehlt, scheitert daran womöglich die ganze Reise.“

Externe Spezialisten in Geschäftsreisebüros stellen solche Bestimmungen rechtzeitig zusammen, ebenso wie Informationen zum Zielland und zum Reiseverlauf.

So sind Arbeitgeber im Krisenfall handlungsfähig und können ihrer Fürsorgepflicht nachkommen. Sollte eine bedrohliche Situation eintreten, sorgen Geschäftsreisebüros für die Lokalisierung der Reisenden, so dass entsprechende Rückholpläne umgesetzt werden können.

Das umfassende Informationsangebot trägt zur Sicherheit der Reisenden bei, erspart ihnen viel Stress, und schafft so die Grundlage für erfolgreiche Geschäfte und zufriedenere Mitarbeiter.

Background: Die Studie „Business Travel 2014“ wurde im Auftrag des Deutschen ReiseVerbands (DRV) durchgeführt. 110 Geschäftsführer, die selbst regelmäßig auf Geschäftsreisen sind, sowie 110 geschäftsreisende Führungs- und Fachkräfte aus Unternehmen ab 250 Mitarbeitern wurden dafür zum Thema Geschäftsreisen befragt. Die Daten wurden vom 2. bis 14. Oktober 2013 erhoben.

Auf Geschäftsreisen setzen Unternehmen ihre wichtigste Ressource ein: den hochqualifizierten Mitarbeiter. Knapp 90 Prozent schicken ihre Mitarbeiter mit dem Ziel auf Reisen, Geschäftsabschlüsse unter Dach und Fach zu bringen oder zumindest vorzubereiten.

Der effizienten Gestaltung von Geschäftsreisen im Unternehmen misst die Chefetage jedoch trotzdem oft keine strategische Bedeutung zu. Dabei wird diese Aufgabe immer komplexer. Nicht nur Kosten, sondern auch andere Kriterien wie zum Beispiel Nachhaltigkeit oder Sicherheit gilt es zu beachten.

Ziel der Initiative von Travel Management Companies im DRV ist es, Geschäftsreisen als strategisches Managementthema zu verankern und den Nutzen eines professionellen Geschäftsreisemanagements in Zusammenarbeit mit den Geschäftsreisebüros auf Entscheiderebene besser bekannt zu machen.

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