Geschäftsreisen buchen, Hotelraten verhandeln und Reisekosten im Blick behalten: Dieses Bild greift für die Arbeit und Rolle der Travel Manager inzwischen zu kurz. Denn die Rolle verschiebt sich zunehmend dorthin, wo strategische unternehmerische Entscheidungen getroffen werden.
Die Rolle der Travel Manager ist vielfach: Sie koordinieren unterschiedliche interne Interessen, bewerten externe Entwicklungen, steuern Dienstleister und sorgen dafür, dass das Reiseprogramm des Unternehmens auch unter veränderten Rahmenbedingungen reibungslos funktioniert.
Dass diese Entwicklung in den Unternehmen angekommen ist, zeigt eine aktuelle Untersuchung der Global Business Travel Association (GBTA). Sieben von zehn befragten Reiseeinkäufern und Travel Managern geben an, dass die Travel-Management-Funktion gerade in Zeiten von Unsicherheit und Marktstörungen an Bedeutung gewinnt.
Gleichzeitig rückt ihre Arbeit nach Einschätzung der Befragten näher an die Unternehmensführung, das Risikomanagement und an übergeordnete Unternehmensentscheidungen heran.
Für die Initiative Chefsache Business Travel ist das ein deutliches Signal: Die Frage, wie ein Unternehmen seine Geschäftsreisen organisiert, sollte nicht allein auf der operativen Ebene beantwortet werden. Ebenso wichtig ist, wer das Reiseprogramm steuert, welche Entscheidungsbefugnisse diese Person besitzt und welche Partner ihr dafür zur Verfügung stehen.
„Die Rolle der Travel Manager hat sich deutlich verändert. Heute geht es immer weniger darum, einzelne Reisen zu organisieren. Vielmehr gilt es, ein komplexes System zu steuern und sehr unterschiedliche Anforderungen im Unternehmen zusammenzubringen“, sagt Andreas Neumann, Geschäftsführer des ADAC Reisevertriebs und Mitglied der Initiative Chefsache Business Travel.
Weiter führt er aus: „Travel Manager müssen Entwicklungen im Markt präzise einschätzen, interne Interessen moderieren und Entscheidungen vorbereiten können. Dafür braucht die Funktion auch die entsprechende Aufmerksamkeit und Sichtbarkeit innerhalb des Unternehmens.“
Herausforderungen in der neuen Rolle der Travel Manager
Gerade das Zusammenspiel verschiedener Schnittstellen macht modernes Travel Management so anspruchsvoll. Die Erwartungen und Anforderungen innerhalb eines Unternehmens sind vielfältig: Während der Einkauf vor allem auf Kosten und Effizienz achtet, stehen für Finance, HR und IT jeweils andere Aspekte im Fokus.
Hinzu kommen die Erwartungen der Geschäftsführung sowie die Bedürfnisse der reisenden Mitarbeitenden. Der Travel Manager übernimmt damit zunehmend eine Übersetzungs- und Steuerungsfunktion. Er muss nicht jede Einzelfrage selbst lösen, aber erkennen, welche Auswirkungen operative Entscheidungen auf das Gesamtsystem haben.
Eine Änderung im Buchungsprozess kann beispielsweise die Technologie, die Datenqualität und die Akzeptanz bei den Reisenden gleichzeitig betreffen. Neue Angebote im Markt müssen daraufhin bewertet werden, ob sie zum eigenen Unternehmen passen. Bei außergewöhnlichen Ereignissen laufen zudem unterschiedliche interne und externe Informationsstränge im Travel Management zusammen.
Genau an dieser Stelle verändert sich auch das Verhältnis zwischen Unternehmen und der Travel Management Company (TMC). Sie fungiert längst nicht mehr nur als reine Buchungsstelle, sondern übernimmt einen großen Teil der fachlichen und operativen Komplexität, die der Travel Manager intern kaum vollständig abbilden kann.
Strategisches Partnermanagement: Rolle der Travel Manager und der TMC
Je breiter das Aufgabenspektrum wird, desto wichtiger wird die Frage, welche Kompetenzen tatsächlich im Unternehmen selbst vorhanden sein müssen – und welche sinnvoll durch spezialisierte Partner ergänzt werden können.
Eine TMC bringt dafür unter anderem tiefe Marktkenntnis, modernste Technologie, Datenanalysen und die Erfahrung aus einer Vielzahl von Reiseprogrammen mit. Sie kann Entwicklungen im Reisemarkt einordnen, Lösungen technisch umsetzen und den operativen Betrieb sicherstellen.
Der Travel Manager gewinnt dadurch den nötigen Freiraum, um sich stärker mit der strategischen Weiterentwicklung und Steuerung des eigenen Programms zu beschäftigen.
„Der Travel Manager muss heute nicht in jedem einzelnen Bereich der Spezialist sein. Entscheidend ist, dass er die richtigen Informationen bekommt, Entwicklungen bewertet und daraus Entscheidungen für das Unternehmen ableiten kann“, sagt Neumann. Eine gute TMC sei deshalb „gewissermaßen der verlängerte Arm des Travel Managers: Sie bringt Know-how und Infrastruktur ein, während im Unternehmen die strategische Steuerung und Priorisierung erfolgt.“
Dass Unternehmen weiterhin Ressourcen für diese wichtige Aufgabe bereitstellen, zeigt eine weitere aktuelle GBTA-Befragung.
75 Prozent der Travel Manager erwarten, dass ihr Budget für Reiseplanungen 2026 entweder steigt oder gegenüber dem Vorjahr stabil bleibt. Bei 30 Prozent soll das Budget sogar wachsen. Damit entwickelt sich nicht nur das Reiseprogramm weiter, sondern auch die Rolle derjenigen, die es verantworten.
Zukunft im Business Travel: Warum Rolle der Travel Manager mehr Sichtbarkeit braucht
Für Unternehmen stellt sich deshalb zunehmend eine organisatorische Frage: Wo ist das Travel Management eigentlich angesiedelt und besitzt die Funktion dort den Einfluss, den sie für ihre strategischen Aufgaben benötigt?
Nicht jedes Unternehmen braucht dafür eine eigene, große Travel-Abteilung. Gerade kleinere und mittelständische Unternehmen (KMU) können mit einer professionellen TMC auf Spezialwissen, Technologie und Marktkenntnis zurückgreifen, ohne sämtliche Kompetenzen intern mühsam aufzubauen. Umso wichtiger ist jedoch eine klar definierte, strategische Verantwortung auf Unternehmensseite.
Die Zukunft des Business Travel entscheidet sich daher nicht allein an Buchungsprozessen oder Reiserichtlinien. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus einem strategisch aufgestellten Travel Management und einer leistungsfähigen TMC, die Unternehmen dabei unterstützt, Komplexität zu beherrschen und Marktchancen gezielt zu nutzen.
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