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Travel Allowance Service hilft bei Abrechnen

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Das Travel Allowance Service vereinfacht Reisekostenabrechnungen für Unternehmen und Reisende (Stuart Isett, Concur)
Travel Allowance Service vereinfacht Reisekostenabrechnungen fürs Travel Management (Stuart Isett, Concur)

Mehr Komfort im Travel Management verspricht Travel Allowance Service. Der Dschungel aus spezifischen Erstattungssätzen, Steuern und Vorschriften, an die Reisekostensysteme kontinuierlich angepasst werden müssen, macht das Reisemanagement komplexer und aufwändiger denn je.

Auch Geschäftsreisende erleben diese Komplexität im Reisealltag. Wird das ihnen zur Verfügung gestellte Reisemanagement-Tool diesen Anforderungen nicht gerecht, entsteht Frust, Mitarbeiter werden nachlässig und weichen von Reiserichtlinien ab.

Für Kunden von Concur Expense ist ab sofort ein neuer Travel Allowance Service verfügbar, der den administrativen Aufwand reduziert und die Compliance erhöht. Der neue Service bietet neben einer flexiblen Baustein-Konfiguration aus Best-Practices und länderspezifischen Pauschalenberechnungen erstmals auch die automatisierte Aktualisierung gesetzlich vorgegebener Pauschalbeträge.

Der Travel Allowance Service steht allen Neukunden zusammen mit der aktualisierten Benutzeroberfläche zur Verfügung. Dieser vereinfacht die Erstellung und Einreichung von Reisekostenabrechnungen sowie die Genehmigungen vor Reiseantritt. Die aktualisierte Benutzeroberfläche basiert auf Design-Best-Practices und einer modernen Architektur, die sich leichter anpassen lässt.

Länderspezifische Pauschalen werden aktualisiert

Reisekostenpauschalen wie etwa der Verpflegungsmehraufwand unterliegen regelmäßig gesetzlichen Änderungen – in Deutschland vom Bundesfinanzministerium. Zudem unterscheidet sich die Höhe der gesetzlich vorgesehenen Erstattungsbeträge von Land zu Land. Unternehmen, die die gesetzlichen Pauschalen abbilden, können mit dem neuen Travel Allowance Service gänzlich auf die manuelle Eingabe von Änderungen verzichten – sie werden von SAP Concur gemanagt und automatisiert eingespielt. Durch vorgefertigte Länderkonfigurationen sowie die automatische Aktualisierung der gesetzlichen, länderspezifischen Pauschalen werden gleich zwei mitunter zeitaufwändige und fehleranfällige Prozesse digitalisiert.

Komplexe Reiserichtlinien flexibel abbilden

Neben den gesetzlichen Pauschalen können Unternehmen mit dem neuen Service auch komplexe, unternehmensspezifische Reisekostenpauschalen problemlos in Concur Expense hinterlegen. Der Travel Allowance Service ist zusätzlich in Concur Request integriert. Ob gesetzlicher Standard oder individuell: Die Verpflegungspauschalen werden schon im Antrag berechnet und von dort automatisch in die Reisekostenabrechnung überführt. Die neu gewonnene Transparenz sorgt für eine verbesserte Kostenkontrolle und Planbarkeit.

Der Travel Allowance Service, den auch Kunden in Spanien bereits nutzen können, ist außerdem vollständig in SAP integriert. Zu versteuernde Anteile können so automatisch berechnet und an das HR- oder Finanzsystem von SAP weitergeleitet werden. Das wird zum Beispiel dann relevant, wenn der Arbeitgeber eine höhere Reisekostenpauschale ansetzt als die gesetzliche. Künftig wird der daraus resultierende geldwerte Vorteil auch direkt in SAP Payroll abgebildet und bei der Gehaltsabrechnung berücksichtigt.

Vereinfachtes Spesenmanagement für alle

Die aktualisierte Benutzeroberfläche für Concur Expense und Request setzt auf mehreren Ebenen an, um sowohl Geschäftsreisende als auch Geschäftsreiseverantwortliche in den Unternehmen zu entlasten:

  • Benutzerfreundlichkeit: Die Nutzerführung ist deutlich intuitiver. Sie reduziert die Anzahl der Anwenderfehler und verschlankt den Prozess von der Einreichung der Reisekosten bis hin zur Auszahlung.
  • Effizienz: Der optimierte Task Flow sowie die reduzierte Bearbeitungszeit erhöhen zudem die Anwenderzufriedenheit.
  • Barrierefreiheit: Die neue Benutzeroberfläche wurde außerdem im Hinblick auf eine barrierefreie Nutzung entlang der SAP Accessibility Standards konzipiert. Ihr inklusives Design berücksichtigt die Bedürfnisse der verschiedensten Anwender und der Technologien, die diese benötigen, um Concur Expense zu nutzen.
  • „Unser neuer Travel Allowance Service bietet eine global einsetzbare Lösung mit länderspezifischen Pauschalenberechnungen, die sowohl Geschäftsreisenden als auch Unternehmen den Prozess der Reisekostenabrechnung und -weiterbearbeitung erleichtert“, sagt Pierre-Emmanuel Tetaz, SVP und General Manager der SAP-Concur-Organisation. „Diese Lösung bietet deutlich mehr Flexibilität und ermöglicht auch die Abbildung komplexer Reiserichtlinien. Wir freuen uns, unsere Kunden mit dieser neuen zeitsparenden Funktion unterstützen zu können.“


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