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Ohne Reiserichtlinie verschenken Unternehmen Geld

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Im Gesamtdurchschnitt deutscher Unternehmen ab zehn Mitarbeitern besteht Aufholbedarf beim wichtigsten Instrument für Kosteneinsparungen. Dieses Defizit hat die VDR-Geschäftsreiseanalyse 2013 aufgedeckt. Demnach gibt es in nur jedem zweiten Unternehmen eine Richtlinie, die Regelungen zu dienstlichen Reisen enthält. „Damit verschenken sie viel Geld, denn konsequentes Controlling und sinnvolle Regeln sorgen unter anderem dafür, dass die Kosten nicht aus dem Ruder laufen“, sagt Dirk Gerdom, Präsident des deutschen GeschäftsreiseVerbands VDR.

Reiserichtlinien bilden den arbeitsrechtlichen Rahmen für dienstliche Reisen, enthalten Verhaltensregeln und Anweisungen zur Buchung und Abrechnung von Reisen sowie zu Sicherheit und Umweltschutz. Damit sind sie Leitfaden für Reisende und Grundlage für ein steuerndes Travel Management.

Mitarbeiter zu eigenverantwortlicher Kostenreduzierung und -sensibilität zu motivieren, ist meist nur in kleineren Unternehmen erfolgreich. Je anonymer und größer ein Unternehmen, desto strenger sind auch die regulativen Vorgaben. Zumindest in den Großunternehmen, in denen Travel Management ein eigener Verantwortungsbereich ist, existiert zu 97 Prozent eine Reiserichtlinie.

Die VDR-Geschäftsreiseanalyse 2013 enthält neben jährlich wiederkehrenden Zahlen zu Kostenstrukturen der betrieblich bedingten Reisen und Positionierung des Travel Managements im Unternehmen auch Erkenntnisse zu aktuellen Entwicklungen im Markt wie Reisekostenabrechnung, Kostensenkungspotenziale, Umgang mit Zusatzkosten (Ancillary Fees), Veranstaltungsmanagement und innovative Mobilitätsformen wie Car-Sharing, Elektrofahrzeuge und Diensträder.

Der VDR hat zur Unterstützung eine Checkliste für die Unternehmensreiserichtlinie erarbeitet, die den VDR-Mitgliedern als Leitfaden für die Überarbeitung und Überprüfung ihrer Reiserichtlinien dient. Bei der Neuerstellung einer Reiserichtlinie leistet sie einen umfassenden Überblick, welche Themen möglich sind und sich in einer Richtlinie entsprechend wiederfinden können.

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