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Wie wichtig sind Travel Management Companies?

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Travel Management Companies: Zwei Männer mit Zahlenhintergrund
Travel Management Companies machen sich für Unternehmen bezahlt. Das zeigt eine Untersuchung von American Express GlobalBusiness Travel (Foto: Pixabay)

Europas Unternehmen profitieren von Geschäftsreisen. Das zeigt das „European Business Travel Barometer 2018“ von American Express GlobalBusiness Travel (GBT). Die Untersuchung spiegelt die wirtschaftliche Erholung, die vor zwei Jahren begonnen hat. Die Prognosen von Ende 2016 für das kommende Jahr (erwartetes Wachstum von 2,6 Prozent) wurden übertroffen – der Markt erreichte 2017 ein Wachstum von 3,1 Prozent, hinter dem vor allen Dingen mittelständische (plus fünf Prozent) und kleine Unternehmen (plus drei Prozent) standen. Die Aussichten für 2018 bleiben optimistisch: Das Wachstum der Reiseausgaben wird auf 3,4 Prozent geschätzt, und Travel Management Companies machen sich für Unternehmen bezahlt.

Wie schon 2017 hat die geopolitische Situation – insbesondere der Brexit und Reisebeschränkungen durch den US-Präsidenten Donald Trump – keine signifikanten Auswirkungen auf die Reiseausgaben, so die Mehrheit der Befragten (65 bzw. 60 Prozent). Am European Business Travel Barometer nahmen rund 1.000 Einkäufer von Unternehmen aller Größen aus elf europäischen Ländern teil. Sie liefern alljährlich einen klaren und detaillierten Überblick über Trends und Methoden im Geschäftsreiseverkehr.

Die Daten dieses Jahres zeigen, dass drei Hauptelemente die Fortentwicklung der Geschäftsreisen europäischer Unternehmen charakterisieren:

  • Stärkerer Fokus auf Reisen zu Kunden und möglichen Kunden, um den Verkauf voranzutreiben.
  • Die Suche nach dem Gleichgewicht zwischen Reiserichtlinien und der Unterstützung der Reisenden.
  • Die Weiterentwicklung der Rolle von Reisebüros.
  • Die Priorisierung von Reisen zu Kunden und möglichen Kunden steht in engem Zusammenhang zur Bedeutung der Begegnung von Angesicht zu Angesicht, die ihre Position als bevorzugtes Kommunikationsmittel für die Geschäftsentwicklung zurückerlangt hat. Dieser Trend wird illustriert durch einen neuen Fokus auf Ausgaben für Konferenzen, Tagungen und Unternehmensevents (plus fünf Prozentpunkte) zu Lasten interner Geschäftsreisen. Außerdem wuchs der Anteil der Geschäftsreisenden in den Unternehmen – von 39,7 Prozent (2016) auf 42,1 Prozent (2017).

    Die Daten zeigen außerdem, dass der Fokus der Unternehmen auf Reiserichtlinien und Unterstützung der Reisenden durch vier Faktoren charakterisiert wird – ähnlich wie in früheren Barometern:

  • Sicherheit, ein zentraler Bestandteil von Reiserichtlinien.
  • Optimierungen der Reiseprozesse und der Rolle mobiler Endgeräte.
  • Kosten- und Optimierungsstrategien.
  • Zufriedenheit der Reisenden.
  • Während sie ihre zentrale Rolle im Management von Reiserichtlinien und für das Nachlassen von OpenBooking-Konzepten gewahrt haben, werden Travel Management Companies (TMCs – Geschäftsreisenanbieter) zunehmend von Einkäufern herausgefordert, und sie ziehen gegenüber dem Wettbewerb von Online-Unternehmen und örtlichen Agenturen den Kürzeren.

    Allerdings kommt das Barometer zu dem Schluss, dass der Wert der TMCs auch in diesem wettbewerbsstarken Umfeld durch ihr Serviceangebot bestätigt wird, das stets mehr Optionen, End-to-End-Lösungen und Werkzeuge für Einsparungen bei gleichzeitiger Optimierung der Prozesse für die Reisenden bietet.

    „Die Ergebnisse des Barometers heben die wachsende Bedeutung geschäftlicher Treffen hervor. In einer zunehmend vernetzten Welt spielen Geschäftsreisen und Treffen von Angesicht zu Angesicht eine immer zentralere Rolle für die Entwicklung von Unternehmen und ihres Kundenportfolios“, sagt Elyes Mrad, Senior Vice President und Managing Director International von GBT.

    Mrad: „Unternehmen kennen die Bedeutung von Geschäftsreisen und wollen mehr und mehr Unterstützung – mit Lösungen zur besseren Kontrolle des Travel Managements und zur Ausbalancierung der Bedürfnisse ihrer Reisenden mit den Prioritäten des Unternehmens. Hier müssen TMCs ihre ganze Expertise und ihren Mehrwert ausspielen, indem sie sich als echte Geschäftspartner positionieren und künftige Geschäftsanforderungen antizipieren.“

    Sicherheit ist wichtiger Teil von Reiserichtlinien

    Im dritten Jahr nacheinander wurde Sicherheit zum wichtigsten Kriterium bei der Erstellung einer Reiserichtlinie gewählt. Die Ergebnisse von 2017 bleiben stabil, 65 Prozent der befragten Unternehmen haben Regeln zur Sorgfaltspflicht eingeführt (verglichen mit 64 Prozent im Jahr 2016).

    Parallel dazu dürften sich präventive Trends des Jahres 2017 im Jahr 2018 fortsetzen. Ramenrichtlinien mit Fokus auf Präventivmaßnahmen, Verbesserung von Risikoeinschätzungen, Schulungen und Informationsmaßnahmen für Mitarbeiter vor Reiseantritt zeigen bemerkenswerte Fortschritte.

    Das Konzept der Risikoeinschätzung geht einher mit der Sensibilisierung von Reisenden: Der Anteil der Reisenden, die Vorsorgelösungen stärker verwenden, liegt bei 29 Prozent (plus sechs Prozentpunkte), und der Anteil derjenigen, die diesen Lösungen offen gegenüber stehen, bei 49 Prozent (plus 14 Prozentpunkte).

    Dennoch gibt es je nach Firmengröße ein Ungleichgewicht in der Durchsetzung derartiger Lösungen. Das zeigt sich daran, dass 84 Prozent der Großunternehmen Lösungen für ihre Sorgfaltspflicht eingeführt haben, während der Anteil der mittelständischen Unternehmen bei 71 Prozent liegt, der der Kleinunternehmen bei 52 Prozent.

    Mobile Endgeräte und Optimierung der Prozesse

    Das Barometer zeigt, dass Unternehmen der Optimierung von Reiseprozessen steigenden Wert beimessen. Unternehmen wollen die Produktivität und den Komfort der Reisenden in erster Linie durch Hilfestellung und Unterstützung verbessern. Insbesondere ist es unerlässlich, im Fall eines Problems Umbuchungen anbieten zu können, Sicherheitslösungen bereitzustellen sowie den Kundenservice und die Prozesse der Reisekostenabrechnung zu optimieren.

    Mobile Geräte werden von 83 Prozent der Unternehmen (und 90 Prozent der Großunternehmen) als zusätzlicher Buchungskanal wahrgenommen und nicht als Ersatz für Offline- oder Online-Buchungen. Mobile Geräte sind ein zentraler Bestandteil des täglichen Lebens von Unternehmen und Reisenden. Die Nutzung reicht über die Buchungsphase hinaus bis zu Nachrichtenempfang, Umbuchungen, Check-in, für Zahlungen und mehr.

    Mobile Geräte sind der bevorzugte Kanal für die Optimierung der Reiseprozesse. Im Jahr 2018 dürfte die Nutzung von Services ohne geschäftlichen Bezug zunehmen, mit einem stärker Business-to-Business-to-Consumer-Ansatz wie Conciergedienste (30 Prozent erwarten, solche Dienste zu nutzen) oder sogar Freizeitangebote (31 Prozent).

    Kosten und Optimierungsstrategien

    Die Optimierung, Analyse und Kontrolle von Ausgaben blieben 2017 im Zentrum der UnternehmensReiserichtlinien. Die Dominanz früherer Jahre haben sie allerdings verloren, da in den vergangenen Jahren andere Prioritäten aufgetaucht sind und sich etabliert haben.

    Kostenkontrolle bleibt ein zentrales Thema, allerdings scheint mehr als die Hälfte der Unternehmen (55 Prozent, Vorjahr 48 Prozent) der Meinung zu sein, die Grenzen der Ausgabenoptimierung erreicht zu haben. Das gilt vor allem für kleinere Unternehmen (62 Prozent) und ist darauf zurückzuführen, dass diese Unternehmen nicht über ausreichend Werkzeuge oder Ressourcen verfügen, um Kostenoptimierungsstrategien zu implementieren. Es könnte sogar auf den geringen Wettbewerb zwischen Travel Management Companies für diese Unternehmenskategorie zurückzuführen sein (die einen höheren Anteil an Online- oder lokalen TMCs nutzt).

    Neben der substanziellen Optimierung der indirekten Kosten (41 Prozent, plus ein Prozentpunkt im Vergleich zu 2017) etabliert sich die Optimierung der Reisebedingungen und der Mitarbeiter-Effizienz (24 Prozent, plus sieben Prozentpunkte) als neue Strategie zur Ausgabensenkung.

    Dies ist eine neue Entwicklung in einem Kontext, der in der Vergangenheit den Schwerpunkt auf direkte Kosten gelegt hat (35 Prozent, minus sieben Prozentpunkte). Die Kostenoptimierung ist daher nicht mehr nur ein Synonym für Kostenreduzierung.

    Optimierte, effizientere Reiseprogramme sind zentrale Themen für Reiseeinkäufer Effizienz ist das zentrale Thema der Kostenoptimierungsmaßnahmen mit der höchsten Priorität: Der Ausbau der Online-Buchungen steht an erster Stelle (Platz fünf im Jahr 2017), gefolgt von der VorabBewertung der Relevanz einer Reise und ihrer Kosten (plus zwei Plätze), dem Ausbau frühzeitiger Buchungen (minus ein Platz) und der verstärkten Nutzung von Unternehmensraten (minus ein Platz).

    Die Ersetzung interner Reisen durch Audio-, Video- und Web-Konferenzen sowie Fernarbeit rutscht in diesem Jahr auf den fünften Platz (erster Platz 2017). Es bleibt eine wichtige Strategie, wird aber nicht länger als direkter Ersatz für alle Arten von Reisen betrachtet: Heute werden externe Reisen als eine Investition betrachtet, zu der Unternehmen bereit sind.

    Wenig Interesse für Sharing Economy Reisekosten

    Während 40 Prozent der Befragten der Meinung sind, dass die Nutzung von Sharing Economy– Dienstleistern eine wichtige Strategie für Einsparungen sein könnte, bleibt diese Methode auf dem 20. und letzten Platz der Rangliste. Während 52 Prozent der Befragten ankündigen, diese Dienstleister in den kommenden zwei Jahren zu nutzen, zögern 20 Prozent. Als Gründe werden vor allem mangelnde Garantien zu Sicherheit und Datensicherheit genannt. Der „Sharing Economy“ fehlt unverändert die Unterstützung von Firmenkunden, trotz der Bereitschaft einiger Reisender, darauf zuzugreifen.

    Berücksichtigung der Zufriedenheit von Reisenden

    Obwohl die Verbesserung der Reiseprozesse für Unternehmen ein wichtiger Aspekt ist, scheint die Messung der Zufriedenheit als Element der Reiserichtlinien eine gewisse Sättigung erreicht zu haben: 56 Prozent der Unternehmen geben an, dass sie die Zufriedenheit der Reisenden messen, und 32 Prozent (minus einen Prozentpunktim Vergleich zu 2016) geben an, dass sie ihre Richtlinien entsprechend ändern.

    Nichtsdestotrotz sagen die Unternehmen, es sei wichtig, den Mitarbeitern zuzuhören: 57 Prozent der Befragten gaben an, dass die Meinung der Mitarbeiter Auswirkungen auf die Reiserichtlinien haben werden (plus elf Prozentpunkte).

    Zu den zentralen Bereichen, in denen die Meinung der Mitarbeiter als wichtig angesehen wird, gehören: die Auswahl neuer Buchungswerkzeuge (Tablets, mobile Geräte usw.) mit 72%; bevorzugte Buchungsoptionen (direkt, über ein TMCs usw.) mit 67 Prozent und Lösungen für die Sorgfaltspflicht mit 62 Prozent.

    Wie wichtig sind Travel Management Companies?

    Legitimierung der TMC-Nutzung – eine wachsende Herausforderung Insgesamt geben 79 Prozent der Unternehmen an, mit mindestens einem TMC zu arbeiten, eine ähnliche Zahl wie im Vorjahr. In diesem Jahr hat die Tendenz, mehrere Travel Management Companies zu nutzen, um sieben Punkte zugenommen. Das spiegelt sich auch im zunehmenden Phänomen gemischter Nutzung, einschließlich Online-Reisebüros und Business-to-Business-Buchungsplattformen.

    Obwohl Travel Management Companies Online-Reisebüros als ihre Haupt-Wettbewerber betrachten, behaupten sie ihren Mehrwert durch die Sicherstellung besserer Ausgabenkontrolle und durch effizientere Tools und Hotelbuchungssysteme (Content-Aggregatoren). Die Frage des Hotelangebots ist von entscheidender Bedeutung, da sie von den Unternehmen am genauesten gemessen wird. Mit einem TMC können Unternehmen auch die Open-Booking-Nutzung beschränken.

    Insgesamt laufen mehr als 51 Prozent der Buchungen über Reisebüros, ein TMC als Haupt-Buchungskanal bleibt aber mit Abstand der effektivste Weg für die Begrenzung von Open Booking – es deckt 76 Prozent der Buchungen ab (direkt oder indirekt).

    Insbesondere ermöglichen es Travel Management Companies den Unternehmen, die Einhaltung der Reiserichtlinien zu verbessern, was eine stärkere Ausgabenoptimierung und ein besseres Sicherheitsmanagement für die Reisenden gewährleistet. Mit Blick auf die Ergebnisse erzielt das TMC-Modell im Vergleich zu anderen Kanälen die meisten Einsparungen. Die End-to-End-Lösungen der TMCs ermöglichen ein optimales Management und eine zunehmende Akzeptanz von Online-Buchungen sowie eine genaue Bewertung der Relevanz und der Kosten der Geschäftsreisen – das waren 2017 die beiden wichtigsten Strategien zur Kostenoptimierung.

    Travel Management Companies stehen vor der globalen Herausforderung, ihre Modelle an die Entwicklungen der Unternehmen und ihre veränderten Anforderungen anzupassen. Dies zeigt auch die Untersuchung: 25 Prozent der Unternehmen haben die Zusammenarbeit mit TMCs überprüft, ein Plus von sechs Prozentpunkten im Vergleich zum Vorjahr. Diese Überprüfungen finden insbesondere mit Blick auf die Integration von Technologieanbietern und die Flexibilität der Serviceangebote statt.

    Während die Prioritäten der Unternehmen über alle europäischen Märkte und Unternehmensgrößen hinweg klar voneinander abgegrenzt und einander relativ ähnlich sind, führt die unterschiedliche Reife ihrer Travel-Management-Programme zu einer gewissen Fragmentierung des Marktes. In diesem Zusammenhang müssen sich die Reisebüros auf jeden einzelnen Kunden einstellen und sich auf Kunden und Reisende konzentrieren, um der Motor für Veränderungen zu werden, der sie für die Unternehmen sein sollen.