Start Business Geschäftsreisen: Tipps fürs Kostenmanagement von Reisen und Spesen

Geschäftsreisen: Tipps fürs Kostenmanagement von Reisen und Spesen

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Reisekostenabrechnungen sind für Unternehmen aufwendig und teuer. Wie die Analyse von Reisekosten vereinfacht werden kann, zeigt ein neues Whitepaper (Foto: Pixanaby)
Reisekostenabrechnungen sind für Unternehmen aufwendig und teuer. Wie die Analyse von Reisekosten vereinfacht werden kann, zeigt ein neues Whitepaper (Foto: Pixanaby)

Reisekostenabrechnungen sind für Unternehmen aufwendig und teuer. Wie die Analyse von Reisekosten vereinfacht werden kann, zeigt ein neues Whitepaper (Foto: Pixanaby)
Reisekostenabrechnungen sind für Unternehmen aufwendig und teuer. Wie die Analyse von Reisekosten vereinfacht werden kann, zeigt ein neues Whitepaper (Foto: Pixanaby)
Das neue Whitepaper von Carlson Wagonlit Travel (CWT) steckt den Rahmen für strategische Aufgabenanalyse ab. Es zeigt mit einer einfachen grafischen Aufgliederung – dem T&E Decision Tree – wie die Analyse und die Auswertung von Reisekosten und Spesen (Travel & Expense) erleichtert werden können.

Denn Reisekosten und Spesen gehören für viele Unternehmen zu den größten Ausgabeposten – ein gutes Controlling nutzt also dem gesamten Unternehmen. Allerdings macht das große Volumen der anfallenden Daten es schwierig, sie zu verarbeiten, zu managen und zu interpretieren.

„Der T&E Decision Tree bringt die verschiedenen Analysen, die Unternehmen gegenwärtig eher ad hoc anfertigen, in einer einzigen Darstellung zusammen“, sagt Catalin Ciobanu, Senior Director Data & Analytics der CWT Solutions Group, der Beratungssparte von Carlson Wagonlit Travel. „Die gleichzeitige Betrachtung verschiedener Kategorien unterstützt Travel Manager und Finanzabteilungen bei der Entscheidung, was in welcher Reihenfolge angegangen werden soll.“

Der T&E Decision Tree vereinfacht diese Aufgaben indem er einen direkten Blick auf die Möglichkeiten der Kosteneinsparung im Unternehmen bereitstellt. Unternehmensinterne Ausgabendaten sowie Daten von Geschäftsreisebüros werden Schritt für Schritt so verarbeitet, dass Schemata entstehen, die auf drei einfachen Fragen beruhen: Welche Produkte und Services werden eingekauft, wie und warum?

Geschäftsreisekosten werden in fünf Kategorien eingeteilt:

1) Über Travel Management Companies gebuchte Services, darunter Flug, Hotel und Mietwagen;
2) Ausgaben für Zusatzleistungen, beispielsweise für Airline-Zusatzangebote oder für Navigationssysteme in Mietwagen;
3) Über andere Buchungskanäle als eine Travel Management Company gebuchte Leistungen;
4) Zusatzausgaben auf Reisen, etwa für Mahlzeiten, Taxifahrten oder Parken;
5) nicht reisebezogene Ausgaben, zum Beispiel Büromaterialien oder Kurzstreckenfahrten mit dem eigenen Auto oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln.

Der T&E Decision Tree ermöglicht nicht nur einen strategischen Gesamtüberblick über Reisekosten und Spesen, er kann auch flexibel neue Unterkategorien verarbeiten, wo immer das gewünscht wird. Sobald Unternehmen die Handlungsfelder bestimmt haben, die sie genauer betrachten möchten, können sie den T&E Decision Tree nutzen, um:

  • die Höhe von Reisekosten und Spesen an den Geschäftszielen auszurichten;
  • für Entscheidungen im Travel Management die Gesamtkosten von Reisen heranzuziehen;
  • die Ausgaben für Zusatzleistungen und Extras zu senken;
  • und die Einhaltung der Reiserichtlinien zu verbessern.
  • Das Whitepaper zum T&E Decision Tree kann hier gratis heruntergeladen werden.

    Der „T&E-Decision-Tree“ zeigt, wie einfach und rasch Reisen und Spesen analysiert werden können

    Der „T&E-Decision-Tree“ zeigt, wie rasch Reisen und Spesen im Kostenmanagement analysiert werden können

    Für das Whitepaper hat CWT ein Sample von 300.000 Transaktionen verschiedener Kunden ausgewertet. Für jede dieser Transaktionen wurden die Algorithmen erfolgreich angewendet. Obwohl die Zahlen und Ergebnisse dieses Whitepapers auf echten Unternehmensdaten beruhen, sind sie als Beispiele zu verstehen. Sie unterstützen die Simulation der Arbeitsweise und der typischen Ergebnisse des T&E Decision Tree. Jedes Unternehmens-Ausgabenprofil bringt natürlicherweise unterschiedliche Ergebnisse, was verschiedene Maßnahmen zur Optimierung von Reisekosten und Spesen erfordert.

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