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Erfolg mit strategischem Meetingmanagement

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Strategisches Meetinmanagement muss nicht kompliziert sein und ist deshalb für Unternehmen zielführend (Foto: Pixabay)
Strategisches Meetingmanagement muss nicht kompliziert sein. Es ist für Firmen zielführend (Foto: Pixabay)

Klares Signal: 96 Prozent der Unternehmen, die ein Programm für das Strategische Meetingmanagement (SMM) eingeführt haben, halten es für einen Erfolg und sagen gleichzeitig, dass noch viel zu tun sei. Das ist das Hauptergebnis einer Studie von Carlson Wagonlit Travel und The BTN Group. Die Studie „Erfolg im Strategischen Meetingmanagement“, für die Fachexperten befragt wurden, nennt auch konkrete Zahlen für Einsparungen: Mehr als die Hälfte der Befragten kommt auf zehn Prozent Kostenreduktion seit Einführung eines Strategischen Meetingmanagement, weitere 17 Prozent nennen 15 Prozent und mehr. Zusätzlich führt ein SMM-Programm – also eine strategische Ausrichtung und Entwicklung von Meeting-Programmen, die Vereinheitlichung von Planungs- und Buchungsprozessen und die Bündelung von Einkaufsvolumina – laut den Befragten zu weiteren Vorteilen.

Sowohl Transparenz bei Ausgaben und Einsparungen, Risikobegrenzung als auch die Einhaltung von Sorgfaltspflichten und unternehmenseigenen und gesetzlichen Vorschriften wurden innerhalb der Studie als Mehrwert genannt. Umso interessanter ist, dass sich die Programme noch nicht in der breiten Masse durchgesetzt haben.

„Die Studie zeigt, dass praktisch jedes Unternehmen, das ein Programm für das strategische Meetingmanagement auflegt, von einem Erfolg spricht“, sagt Kai Wendel, Senior Director of Global SMM Strategy & Solutions bei CWT Meetings & Events.

Strategisches Meetingsmanagement bringt Unternehmen den gewünschten Erfolg
Strategisches Meetingmanagement bringt Unternehmen den gewünschten Erfolg
Wendel: „Alle befragten Experten stimmten darin überein, dass ein Strategisches Meetingmanagement nicht kompliziert sein muss und sich sehr schnell auszahlen kann. Ein Rat hat sich herauskristallisiert: Zu Beginn geht es um Einfachheit und den strategischen Fokus – die taktische Implementierung folgt schnell. Viele der heute besonders effektiven Programme haben klein angefangen und sind dann, aufbauend auf den Erfolgen, gewachsen. Und ganz wichtig ist es, frühzeitig zu ermitteln, wer betroffen und beteiligt ist, die Zustimmung dieser Personen einzuholen und in Kontakt mit ihnen zu bleiben.“

Die befragten Fachleute sind sich einig, dass bei der Implementierung eines Programms für das Strategische Meeting Management der Weg das Ziel ist und sich das Programm laufend weiterentwickelt. Kein Programm ist wie das andere, und das muss auch so sein, schließlich soll es zu den Zielen und der Kultur des Unternehmens passen.

Die Wahrnehmung, Strategisches Meetingmanagement sei zu komplex für Standards, trifft daher nicht zu. Außerdem lagern mehr als 60 Prozent der Umfrageteilnehmer einen Teil ihrer Programme an externe Dienstleister aus – sei es für die taktische Unterstützung oder für Beratungen.

Üblicherweise steht die Zentralisierung des Hoteleinkaufs am Anfang eines Strategischen Meetingmanagements. Hier fällt ein großer Teil der Kostentransparenz und der Einsparungen an – beide gelten laut Studie als wichtigste Erfolgsmesser, gefolgt von der Zufriedenheit der Teilnehmer und Sponsoren und der Übereinstimmung mit den Vorgaben (Compliance).

Zu den größten Hürden bei der Einführung strategischer Programme gehört das Buchungsvolumen. Eine große Zahl der für die Studie Befragten äußerte, die geringe Zahl ihrer Meetings rechtfertige kein eigenes Programm. Allerdings sind bereits für Unternehmen, die nur etwa eine Million US-Dollar jährlich für Meetings ausgeben, Vorteile spürbar. Mehr als 70 Prozent der Befragten mit Strategischem Meeting Management planen den Ausbau – ein klarer Beleg für den Mehrwert solcher Programme.

„Wir haben auch einen Blick in die Zukunft geworfen und festgestellt, dass Programme für Strategisches Meetingmanagement auch auf die Bereiche Marketing und Veranstaltungen ausgeweitet werden“, sagt Cindy Fisher, Vice President CWT Meetings & Events bei Carlson Wagonlit Travel.

Fisher: „Auch die fortschreitende Konsolidierung der Branche wird Auswirkungen haben. Unternehmen ohne strategischen Ansatz werden es zum Beispiel schwerer haben, bei großen Hotelkonzernen gute Raten zu verhandeln oder überhaupt Kontingente zu bekommen. Strategisches Meetingsmanagement entwickelt sich ganz klar zu einer Notwendigkeit.“

TRAVELbusiness-Background: Für die Studie „Erfolg im Strategischen Meetingmanagement“ befragten Carlson Wagonlit Travel und The BTN Group mehr als 20 Experten für Travel und Meetings Management sowie für Strategisches Meetingmanagement. Außerdem nahmen 246 Konferenzplaner aus vielen Regionen der Welt an einer Online-Umfrage teil.