Start Business Warum Reiserichtlinien für Klarheit sorgen

Warum Reiserichtlinien für Klarheit sorgen

2381
1
TEILEN
Nur ein Ja ist ein Ja. So sorgen Reiserichtlinien für mehr Klarheit und Compliance (Foto: Gerd Altmann, Pixabay)
Nur ein Ja ist ein Ja. So sorgen Reiserichtlinien für mehr Klarheit und Compliance (Foto: Gerd Altmann, Pixabay)

Das Thema Reiserichtlinien ist ein heißes Eisen: Business oder Economy Class? Einzelzimmer oder Suite? Zahlung in Vorkasse oder mit der Firmenkreditkarte? Solche und ähnliche Fragen stellen sich Geschäftsreisende vor und während ihrer Trips.

Aber eins steht fest: Von Unternehmen festgelegte Reiserichtlinien verschaffen Klarheit. Sie ergänzen regulatorische Vorgaben oder übersetzen diese in konkrete Handlungsempfehlungen. Damit entlasten sie nicht nur Mitarbeiter und Travel Manager, sondern erhöhen auch die Einhaltung der Compliance.

Legen die Richtlinien zudem verbindliche Budgetobergrenzen für Geschäftsreisen fest, schaffen sie eine wichtige Grundlage für ein ausgewogenes Controlling und ein transparentes Management der mit Reisen verbundenen Kosten.

Das Potenzial haben vor allem Unternehmen in Deutschland erkannt: Laut einer repräsentativen Umfrage von SAP Concur nutzen rund 91 Prozent verbindliche Richtlinien für die Regelung von Geschäftsreisen. Jedoch werden mit den Leitfäden längst nicht alle für Unternehmen und Reisende wichtigen Aspekte abgedeckt.

Mit Reiserichtlinien unnötige Kosten vermeiden

Insbesondere Spesenabrechnungen können Unklarheiten und Fehlerquellen bergen: Zulässige Kostenobergrenzen für Mahlzeiten, Taxifahrten und Co. variieren je nach Unternehmen aber auch Zielland; zudem rutscht beim Belege sammeln auch schnell mal aus Unwissenheit eine eigentlich private Quittung zwischen die Spesen.

Arbeitgeber begegnen dieser Fehlerquelle noch unzureichend: Etwas mehr als die Hälfte (51 Prozent) der befragten Geschäftsreisenden gibt an, dass ihr Arbeitgeber Regelungen zu erstattungsfähigen Ausgaben getroffen hat.

Ähnlich verhält es sich mit der Buchung von Unterkünften, neben der Anreise einer der höchsten Kostenfaktoren, der – je nach Aufenthaltsdauer und Hotelstandard – schnell in hohen Ausgaben resultieren kann.

Bei hohem Reiseaufkommen lohnen sich beispielsweise Vereinbarungen mit Vertragshotels, in denen Geschäftsreisende verbindlich buchen. So können Rabatte ausgehandelt und Kosten eingespart werden.

Vorgaben zur Buchung von Unterkünften unterliegen jedoch auch nur 49 Prozent der Arbeitnehmer. Immerhin zeigt sich, dass der Anteil mit steigender Betriebsgröße zunimmt: Nur 39 Prozent aus Unternehmen mit zwei bis 50 Mitarbeitern geben an, entsprechende Anweisungen erhalten zu haben, während die Rate bei Unternehmen ab 1.001 Mitarbeitern bereits bei 56 Prozent liegt.

Reiserichtlinien sorgen im Unternehmen für Klarheit (Foto: Gerd Altmann, Pixabay)
Beachte die Spielregeln! Reiserichtlinien sorgen im Unternehmen für Klarheit (Foto: Gerd Altmann, Pixabay)

Wie Reiserichtlinien Mitarbeiter schützen

Wenn Mitarbeiter reisen, sind ihre Arbeitgeber in der Fürsorgepflicht. Diese besondere Verantwortung betrifft die Einhaltung örtlicher Arbeitsgesetze, die Gewährleistung von Standards bei der Versorgung wie auch den Schutz des Reisenden bei Krisen.

Tritt ein Notfall ein, etwa durch einen Krankheitsfall, eine Naturkatastrophe oder politische Unruhen, verleihen Ansprechpartner im Unternehmen die nötige Sicherheit. Schnelligkeit zahlt sich hierbei aus: Geschäftsreisende sollten im Ernstfall schnell reagieren können und hierfür mit den entsprechenden Maßnahmen vertraut sein.

Dafür sind auch die Reiserichtlinien ein wichtiges Werkzeug, das Geschäftsreisende vorab auf einen Blick an die richtigen Stellen verweist. Allerdings nutzen bisher nur 17 Prozent der Arbeitgeber Verhaltensrichtlinien zur Erhöhung der Reisesicherheit.

„Konkret formulierte Reiserichtlinien sind der Schlüssel zu Kostenkontrolle und Transparenz“, sagt Götz Reinhardt, Managing Director MEE bei SAP Concur. „Doch mit zunehmender Komplexität steigt die Gefahr, dass Reiserichtlinien in der Praxis ein Papiertiger bleiben. Die Lösungen von SAP Concur bieten deshalb eine automatisierte Anwendung von Reiserichtlinien, sodass Regelverstöße praktisch ausgeschlossen sind.“


Sie möchten mehr über Travel Management erfahren? Sie wollen über Geschäftsreisen informiert werden? Hier klicken und Sie bleiben up to date!