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Warum Reisekostenabrechnungen nerven

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Concur-Report
Das Papierchaos nach der Dienstreise stresst viele Geschäftsreisende (Infografik: Concur)

Geschäftsreisen zu organisieren und durchzuführen ist anstrengend. Aber noch stressiger sind am Ende jeder Dienstreise die oft unübersichtlichen, zeitraubenden und komplizierten Abrechnungsprozesse. Hier eine zerknüllte Taxirechnung, dort ein gekritzelter Restaurantbeleg: Jeder dritte Geschäftsreisende ist genervt vom Sammeln, Übertragen und Aufbewahren von Belegen für die Spesenabrechnung.

Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Erhebung von Concur. Der Global Player im Geschäftsreisen-Management und Reisekosten-Verwaltung wollte wissen: Was ärgert Geschäftsreisende am meisten an ihrem aktuellen Reisebuchungs- und Abrechnungsprozess?

Ziel der Befragung war es, den Status quo der derzeit vorherrschenden Reisebuchungs- und Reisekostenabrechnungsprozesse in den einzelnen Unternehmen zu ermitteln. Im Vordergrund stand die Frage, ob die Geschäftsreisenden mit den aktuellen Prozessen zufrieden sind und welche Empfehlungen sich für Unternehmen zur Optimierung der Geschäftsreiseprozesse daraus ableiten lassen.

Dazu wurden 1.520 Geschäftsreisende aus Unternehmen aller Größenklassen im März 2015 zu den bestehenden Prozessen in ihrem Unternehmen befragt. 71 Prozent der Befragten sind mindestens einmal im Monat für das Unternehmen auf Reisen. Durchgeführt wurde die Studie von der Unternehmensberatung Strateco.

Der Concur Business Traveller Report 2015 kristallisiert dabei zwei zentrale Missstände heraus: An erster Stelle steht das Papierchaos inklusive Belege aufbewahren und sortieren mit 31 Prozent, gefolgt vom Zeitfaktor. 23 Prozent der Umfrageteilnehmer sind verstimmt, wenn das Erstellen der Abrechnung viel Zeit frisst, die besser für andere Aufgaben genutzt werden könnte.

Concur Report
Für viele Geschäftsreisende bedeutet die Zettelwirtschaft bei der Abrechnung Zeitvergeudung (Infografik: Concur)
Etwa jeder zehnte Geschäftsreisende ist darüber hinaus unzufrieden damit, wie lange es dauert, bis die Auslagen vom Unternehmen zurückerstattet werden – bei 23 Prozent der Befragten dauert es länger als drei Wochen, bis das Geld nach Einreichung der Reisekostenabrechnung auf dem Konto eingeht.

Weitere Ergebnisse der Umfrage sind: 14 Prozent gaben an, dass der Abrechnungsprozess zu kompliziert, umständlich und nicht nachvollziehbar sei. 13 Prozent der Befragten sind in erster Linie unzufrieden mit der Software – lange Ladezeiten, nicht funktionierende Programme oder Schwierigkeiten mit Excel-Tabellen.

Für viele Geschäftsreisende ist der Abrechnungsprozess zu umständlich (Infografik: Concur)
Für viele Geschäftsreisende ist der Abrechnungsprozess zu umständlich (Infografik: Concur)
Dass das Aufbewahren und Sortieren der Belege, eine aufwändige Abrechnung und komplizierte Prozesse nicht nur Mitarbeiter ärgert, sondern auch teure Prozesse bedeuten, steht außer Frage. Und obwohl hier enormes Verbesserungspotenzial schlummert, geben doch noch immerhin 48 Prozent der Befragten ihrem aktuellen Abrechnungsprozess die Schulnote zwei.

Das liegt laut Concurm dem Spezialisten für Reisekosten-Verwaltung in erster Linie daran, dass viele Firmen nicht wissen, wie einfach, effizient und transparent der Abrechnungsprozess mit automatisierten Lösungen sein kann.

Die Rückerstattungsdauer für die Reisekosten dauert einfach viel zu lange (Infografik: Concur)
Die Rückerstattungsdauer der Reisekosten dauert mehrere Wochen – das ist viel zu lange (Infografik: Concur)
Ein automatisierter Reisekostenprozess sorgt nämlich dafür, Fehler und Abweichungen von Anfang an zu vermeiden. Mithilfe einer mobilen Lösung können Anwender die Quittungen bereits auf der Reise abfotografieren und mit einem Knopfdruck in das System einspeisen lassen. Wie einfach das sein kann, beweist die aktuelle Kooperation mit Concur und mytaxi.

Nicht zuletzt erfolgen mit einer automatisierten Lösung Einreichung, Freigabe und Einsicht in die Abrechnung schnell und bequem per Klick. Das sorgt für eine reibungslose und zügige Erstattung der Auslagen – und damit für zufriedene Mitarbeiter.

Achim Deboeser, Managing Director DACH bei Concur, über die Erhebung: „Die Anzahl der Geschäftsreisen steigt stetig an. Zugleich zeigt unsere Erhebung eindrücklich, dass die Reisekostenabrechnung für viele Geschäftsreisende immer noch ein Schmerzpunkt darstellt. Dabei spielt laut DRV für 70 Prozent der Geschäftsreisenden die Unterstützung bei der Geschäftsreiseplanung und -durchführung eine große Rolle hinsichtlich der Arbeitgeberattraktivität.“

Deboeser: „Mit einer papierlosen Lösung sparen Geschäftsreisende nicht nur Nerven, sondern auch Zeit, die sie für ihre Kernaufgaben nutzen können. Das wiederum führt zu höherer Mitarbeiterzufriedenheit und könnte im Kampf um die besten Talente ein weiteres Entscheidungskriterium der Bewerber für ein Unternehmen sein.“

Interessant ist dabei, dass zum Beispiel in Deutschland 58 Prozent aller Unternehmen ohne Travel Manager ihre Reisekosten manuell abrechnen; dass die Reisekostenabrechnungen bei 92 Prozent der mittelständischen Unternehmen fehlerhaft eingereicht werden. Der manuelle Prozess für die Reisekostenverwaltung kostet die Unternehmen nicht weniger als 843.681 Stunden ihrer wertvollen Zeit. Dabei sparen Nutzer von mobilen Lösungen 4,5 Stunden im Monat. Warum einfach, wenn es kompliziert geht?

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