Start Business Studie enthüllt: Mit dem Geschäftsreisemanagement in Unternehmen hapert es

Studie enthüllt: Mit dem Geschäftsreisemanagement in Unternehmen hapert es

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So können Firmen bei den Übernachtungskosten ihrer Mitarbeiter auf Dienstreisen sparen (Foto: AccorHotels)
So können Firmen bei den Übernachtungskosten ihrer Mitarbeiter auf Dienstreisen sparen (Foto: AccorHotels)

Was sich Geschäftsreisende von den Hotels wünschen
Um die Geschäftsreisekosten möglichst niedrig zu halten, sollten Dienstreisen sorgfältig geplant werden. Doch in vielen Unternehmen gibt es noch Schwachstellen im Reisemanagement (Foto: Pullman/Accor)
Runter mit den Geschäftsreisekosten lautet seit Jahren die Devise in den Unternehmen. Aber halten sich die Unternehmen auch an diese Richtlinie? Scheinbar nicht. Denn eine aktuelle Studie enthüllt jetzt, dass bei mehr 60 Prozent der befragten Unternehmen die Umsetzung der Prozesse in fast allen Bereichen mangelhaft ist und auch die Softwareunterstützung im Reisemanagement mehr als zu wünschen übrig lässt.

Die Optimierung von Reisemanagementprozessen gewinnt zunehmend an Relevanz. Zum einem liegt das an den steigenden Reisekosten, die durch Organisation und Koordination rund um den Reisemanagementprozess entstehen.

Laut dieser Analyse von techconsult, stiegen in den vergangenen Jahren bei 29 Prozent der befragten Anwenderunternehmen die Reisekosten an, wodurch dieses Querschnittsthema stärker denn je in den Fokus der Geschäftsleitung gerückt ist.

Zum anderen wird Reisemanagement zunehmend als wichtiger Faktor für die Work-Life-Balance im Unternehmen angesehen, wodurch unter anderem auch die Arbeitgeberattraktivität steigt und schlussendlich Vorteile gegenüber der Konkurrenz realisiert werden können.

Basis eines nachhaltigen Reisemanagements ist die Identifizierung der Schwachstellen einzelner Reisemanagementprozesse, klassifiziert nach den Bereichen Planung, Buchung, Abrechnung und Controlling.

Der Geschäftsreise Benchmark Deutschland 2014 zeigt jedoch, dass bei über 60 Prozent der befragten Unternehmen sowohl die eigentliche Umsetzung der Prozesse in fast allen Bereichen mangelhaft ist als auch die Softwareunterstützung im Reisemanagement unter jeder Kritik ist.

Bereits bei der Reiseplanung stehen 68 Prozent der befragten Unternehmen vor elementaren Hürden bezüglich des Partner-Managements. Aufgrund fehlender Rahmenverträge und inhomogener Prozesse bei der Planung fehlt eine transparente Preisübersicht.

66 Prozent der befragten Unternehmen können bei der Reisebuchung aufgrund einer problembehafteten Einbindung des Reiseinformationssystems dessen Vorteile nicht in vollem Umfang nutzen.

So verwundert es nicht, dass die Buchung von Geschäftsreisen bei Unternehmen mit schwach ausgeprägtem Reisemanagement weniger zentralisiert verläuft als dies bei optimierten Unternehmen der Fall ist, wodurch Sparpotenziale verloren gehen.

Auch der mobile Zugriff zur Abrechnung einer Dienstreise ist bis heute keine Selbstverständlichkeit, sondern mit 67 Prozent das größte Problemmerkmal im Bereich Abrechnung.

Dabei konnte der Geschäftsreise Benchmark Deutschland 2014 die Verknüpfung der Reisekostenabrechnung mit mobilen Technologien als klaren Vorteil identifizieren.

Mobilität im Reisemanagement kann direkte Auswirkungen auf die produktive Umsetzung der Geschäftsreisekostenabrechnung haben und den Reisenden helfen, ihre Hauptaufgaben erfolgreicher umzusetzen, da zuvor bestandene Vorgänge für die Reisekostenabrechnung vereinfacht werden – zum Beispiel Erfassung von Reisebelegen.

Laut Max Schulze, Analyst vom durchführenden Marktforschungsinstitut techconsult, beweisen die ermittelten Schwachstellen der einzelnen Bereiche im Reisemanagement, dass erheblicher Nachholbedarf besteht.

Die Einführung und Umsetzung von Richtlinien im Geschäftsreisemanagement sei eine gute Möglichkeit, um Problemen in den Reiseprozessen entgegen zu wirken.

Reisemanagement: Software-Unterstützung
Wie gut ist die Umsetzung und Software-Unterstützung im Reisemanagement? (Infografik: techconsult)
Allerdings zeige die Studie, so Schulze, dass gerade Unternehmen mit schwach ausgeprägtem Reisemanagementerfolg zwar umfangreiche Reiserichtlinien einsetzen, diese aber nicht konsequent umsetzen und kontrollieren. Hier müsse nachhaltig erforscht werden, welche Problemfelder zuerst angegangen werden müssten und welche Maßnahmen effektiv greifen. Jeden Prozess im Reisemanagement mit Richtlinien zu belegen, sei wenig sinnvoll.

Zudem müsse an der umfangreichen Softwareunterstützung der Reiseprozesse gearbeitet werden, da noch zu viele Prozesse manuell umgesetzt würden, wodurch dem in der Studie durchaus erfolgreichen Controlling Bereich eine hohe Anzahl an Informationen vorenthalten bliebe, so Schulze.

Weitere Ergebnisse aus der Studie hinsichtlich der Performance des Geschäftsreisemanagements und der einzelnen Reisemanagementprozesse aus Sicht der Unternehmen, deren Reisemanagement schwach, durchschnittlich oder optimiert abgebildet wird, können auf dem GBD-Portal heruntergeladen werden.

Die Ergebnisse der Studie werden aus verschiedensten Blickwickeln der verantwortlichen Akteure veröffentlicht und auf dem GBD-Portal zur Verfügung gestellt. Für interessierte Unternehmen besteht die Möglichkeit, sich mittels eines Self-Check-Systems, das ebenfalls auf dem GBD-Portal bereit steht, mit den Ergebnissen der Studie zu vergleichen.

Background: In der Studie wurden Unternehmen befragt, die Reisemanagement-Tools nutzen bzw. zukünftig einsetzen möchten. Erfasst wurden die Branchen Industrie, Dienstleitung, Handel, Öffentliche Verwaltungen und Non-Profit-Unternehmen, Banken und Versicherungen, Telekommunikation, Energie- und Wasserversorgung und Beratung ab 500 Mitarbeitern.

Ansprechpartner waren 285 Business- und IT- Verantwortliche sowie Abteilungsleiter und Mitarbeiter, die an der Studie teilgenommen haben. Dabei wurde auf drei Fokusgruppen Bezug genommen.

Diese leiten sich aus allen befragten Teilnehmern ab, klassifiziert nach Unternehmen bei denen das Reisemanagement schwach, durchschnittlich und optimiert umgesetzt wird.

Anhand dieser drei Fokusgruppen wurden die Reisemanagement-Bereiche detailliert betrachtet, wodurch ersichtlich wird, welche dahinter liegenden Reisemanagement-Prozesse elementar zum Reisemanagement Erfolg beitragen können.

Die techconsult GmbH, gegründet 1992, zählt zu den führenden Analystenhäusern in Zentraleuropa. Der Schwerpunkt der Strategieberatung liegt in der Informations- und Kommunikationsindustrie (ITK).

Durch jahrelange Standard- und Individual-Untersuchungen verfügt techconsult über einen im deutschsprachigen Raum einzigartigen Informationsbestand, sowohl hinsichtlich der Kontinuität als auch der Informationstiefe, und ist somit ein wichtiger Beratungspartner der CXOs sowie der IT-Industrie, wenn es um Produktinnovation, Marketingstrategie und Absatzentwicklung geht.

Die techconsult GmbH wird von den geschäftsführenden Gesellschaftern und Gründern Peter Burghardt und Andreas W. Klein am Standort Kassel mit einer Niederlassung in München geleitet und ist Teil der Heise Medien Gruppe.

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