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Mehr Transparenz im Geschäftsreisebudget

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Mehr Transparenz und effiziente Kontrolle in Echtzeit im Geschäftsreise-Management (Foto: Geralt, Pixabay)
Mehr Transparenz und effiziente Kontrolle in Echtzeit im Geschäftsreise-Management (Foto: Geralt, Pixabay)

Wenn es um Geschäftsreisekosten geht, brauchen Executives und Travel Manager mehr Transparenz und Kontrolle. Dafür gibt es jetzt eine Lösung. Es heißt Budget und ist ein neues Produkt von SAP Concur, des führenden Anbieters von integrierten Lösungen für das Geschäftsreise-Management. Budget bringt mehr Transparenz in Unternehmensbudgets und das nahezu in Echtzeit. Die Analyse-Funktionalitäten bieten eine ganzheitliche Übersicht über die von Mitarbeitern getätigten und geplanten Ausgaben.

Gleichzeitig ermöglicht die neue Lösung Budgetverantwortlichen Transparenz und Kontrolle darüber, wie sich diese Ausgaben auf das kalkulierte Gesamtbudget auswirken. Die Lösung ist dabei flexibel anpassbar – ganz unabhängig davon, ob Unternehmen Budgets etwa anhand von Mitarbeiterhierarchien vergeben oder projektbasiert.

Durch die Integration in die verschiedenen SAP Concur-Systeme stehen die Daten nahezu in Echtzeit zur Verfügung. Manager sind so in der Lage, Budgetentscheidungen zu treffen, bevor Kosten anfallen. Auch können dadurch sowohl nicht ausgereizte Budgets identifiziert als auch Budgetüberschreitungen besser vermieden werden, sei es durch Ablehnung von Anträgen oder durch das Verschieben von Budgets aus anderen Bereichen. Auch nicht ausgereizte Budgets lassen sich mit der Lösung schnell identifizieren.

Als Ergänzung zu den bereits bestehenden SAP Concur-Lösungen bietet Budget die Möglichkeit, die aggregierten Ausgaben mit dem kalkulierten Budget zu vergleichen. Dabei werden genau die Daten in die Analyse einbezogen, die CFOs und Projektmanager beispielsweise für die Planung von Geschäftsreisebudgets benötigen.

Kosten, die Unternehmen mit Budget im Blick behalten können, sind – abhängig von den eingesetzten Concur-Lösungen – Geschäftsreiseausgaben, aber auch andere Leistungen wie Materialbestellungen.

Die Transparenz-Lösung auf einen Blick

  • Anfragen und Ausgaben ganzheitlich analysieren: Budget aggregiert Echtzeitdaten aus den SAP Concur-Lösungen Expense, Invoice und Request. Damit liefert die Lösung die notwendigen Daten, um Budgets effektiver zu planen und bietet die Gelegenheit, einzuschreiten, wenn Kosten aus dem Ruder laufen.
  • Daten übersichtlicher machen: Performance-Dashboards in allen SAP Concur-Applikationen erleichtern die regelmäßige Budgetkontrolle.
  • Auf dem Laufenden bleiben: Mithilfe von anpassbaren Alerts können sich Budgetverantwortliche benachrichtigen lassen, beispielsweise wenn sich Budgets dem Ausgabenlimit nähern.
  • Die Budgetkontrolle auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter abstimmen: Mit Budget können Budgetlimits definiert und automatische E-Mail-Benachrichtigungen versendet werden, wenn Budgetschwellen erreicht werden.
  • Kontrolle gewinnen: Anpassbare Budgetgenehmigungsabläufe, Benutzerberechtigungen und Prüfungsregeln unterstützen die Einhaltung von Richtlinienentscheidungen im gesamten Unternehmen.
    Einen Schritt weiter gehen: Budget ermöglicht die Integration mit Finanzsystemen über eine öffentliche API-Schnittstelle (Application Programming Interface).
  • Götz Reinhardt, Managing Director, EMEA Central bei Concur
    Götz Reinhardt, Managing Director, EMEA Central bei Concur
    „In einer immer komplexeren Geschäftswelt möchten wir mit unseren SAP Concur-Lösungen Unternehmen dabei helfen, ihr Budgetmanagement übersichtlicher zu gestalten und natürlich Kosten einzusparen“, so Götz Reinhardt, Managing Director MEE bei SAP Concur.

    Und: „2017 führten wir bereits ein Early-Adopter-Programm mit ausgewählten Kunden durch. Unser Testlauf hat gezeigt: Budget ermöglicht den Unternehmen, ihr Budgetmanagement sowohl kurzfristig als auch langfristig zu optimieren. Das Feedback war durchweg positiv.“

    „Durch die Transparenz der Ausgaben in Echtzeit können Unternehmen fundiertere Entscheidungen treffen und Geschäftsreise-Budgets effektiver verwalten“, so der Managing Director.

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