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Reisemanagement: Automatisierung nicht ausgereizt

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Reisemanagement: Mann mit Smartphone
Reisemanagement: Mit dem Smartphone alles im Griff haben und den Überblick der Reisekosten bewahren

Wie schaut es mit dem Reisemanagement-Prozess in Unternehmen aus? Wie hoch sind die Kosten für die Administration? Wo gibt es noch Einsparungspotenziale? Auf diese Fragen gibt jetzt die aktuelle Studie „Geschäftsreiseprozesse 2015“ von techconsult interessante Antworten.

Nach den Aussagen der befragten Controller entfallen 16 Prozent der Ausgaben eines deutschen Unternehmens auf Geschäftsreisen und deren Administration. Dies stellt somit einen beachtlichen Kostenfaktor dar, der nach intelligenten Lösungen zur Optimierung und Kosteneinsparung verlangt.

Etwa zwei Drittel der Geschäftsreisekosten werden durch Reisen direkt verursacht, es sind Ausgaben für Verkehrsmittel, Unterkunft und Spesen. Das übrige Drittel der Kosten ist indirekt dem Reiseprozess zuzuschreiben, sie fallen für Planung, Buchung und Abrechnung an.

Das Reisemanagement und die Reisekostenabrechnung erfolgt derzeit in den Unternehmen noch auf sehr unterschiedliche Weise. Über den Idealfall eines voll automatisierten Reisemanagements von der Reisebuchung bis zur Reisekostenabrechnung verfügen derzeit 17 Prozent der befragten Unternehmen, weitere 49 Prozent haben ihre Prozesse zur Reisekostenabrechnung teilautomatisiert.

Geschäftsreiseprozesse 2015: Wo können Travel Manager bei den Reisekosten noch sparen? (Infografik: Concur, technoconsult)
Geschäftsreiseprozesse 2015: Wo können Travel Manager bei den Reisekosten noch sparen? (Infografik: Concur)

Reisemanagement noch nicht digitalisiert

Noch immer erledigen knapp ein Drittel der Unternehmen ihre Reisekostenabrechnungen manuell per Excel, Word oder sogar in Papierform. Für einen Großteil dieser Unternehmen (70 Prozent) ist eine Software-Unterstützung jedoch wünschenswert.

Eine vollautomatisierte Reisebuchung und Abrechnung bietet beachtlichen Mehrwert: Laut Aussagen der Geschäftsreisenden profitieren diese in erster Linie von einer schnelleren Bearbeitung der Reisekostenabrechnung und somit auch Rückerstattung ihrer Auslagen und Spesen.

Die Controller sind kostenorientiert, ihnen geht es in erster Linie um Kostentransparenz im Reisemanagement zur Einhaltung des Reisekostenbudgets.

Die Studie „Geschäftsreiseprozesse 2015“, wurde im Auftrag von Concur (Germany) GmbH durchgeführt. Zielgruppe der Studie waren 530 deutsche Unternehmen, in denen mindestens 50 Reisekostenabrechnungen pro Monat erstellt werden. Die Studienergebnisse erscheinen themenorientiert in drei Berichten und stehen zum Download zur Verfügung.

Für interessierte Unternehmen besteht die Möglichkeit, sich mittels eines Online-Self-Checks kostenlos einzuschätzen und diese Selbsteinschätzung mit den Ergebnissen der Studie zu vergleichen.

Der Self-Check erfasst analog zur Studie verschiedene Teilbereiche des Reisemanagements und liefert eine direkte Auswertung der eigenen Performance. Er steht kostenfrei auf dem Portal geschaeftsreise-benchmark.de zur Verfügung. Der Geschäftsreise Benchmark Deutschland (GBD) sowie der Self-Check werden von Concur (Germany) GmbH als Partner unterstützt.

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