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So können Reisekosten eingespart werden

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Rechnung: Wie Reisekosten eingespart werden
WIe können Reisekosten eingespart werden? Ein „White Paper“ nennt dazu fünf Strategien (Foto: Pixabay)

Wie können Reisekosten eingespart werden? Welche Strategien können dabei helfen? Immer mehr Unternehmen erkennen, dass die Einbindung von Mitarbeitern zur Beeinflussung ihrer Entscheidungen zum Standard für Geschäftsreiseprogramme wird. Mehr als je zuvor betrachten Unternehmen die Einbindung und Zufriedenheit von Reisenden als nützliche Investition.

Im neuen White Paper „Achieving breakthrough savings with traveler demand and behavior strategies“ zeigt Advito, wie Unternehmen mit neuen Strategien und risikoarmen Investitionen das Maximum aus ihren Geschäftsreiseprogrammen herausholen können. Neben der Steigerung des Traveler Engagements ermöglichen diese Strategien auch eine Verbesserung des Supplier-Managements durch die Nutzung von Programmdaten.

Mit Alternativen werden Reisekosten eingespart

Die Steuerung von Nachfrage und Verhalten beginnt bereits beim Verständnis der Motive Geschäftsreisender: „Noch zu wenige unserer Kunden nutzen neuere und gleichzeitig bewährte Methoden, die dem Travel Management einen echten Mehrwert bringen“, sagt April Bridgeman, Managing Director bei Advito. „Dabei ist der Anfang beim Demand and Behaviour Management leicht gemacht: Man muss herausfinden, warum Mitarbeiter reisen, und im Gespräch mit der Geschäftsführung prüfen, ob die Gründe für Geschäftsreisen berechtigt sind. In den meisten Unternehmen entfallen 30 bis 70 % der Ausgaben auf interne Reisen. Möglicherweise ist es an der Zeit, dieses Verhalten zu ändern und die Mitarbeiter auf Alternativen wie Videokonferenzen und virtuelle Meetings hinzuweisen.“

Ein wichtiger erster Schritt ist also das Nachvollziehen der Gründe für die Nachfrage nach Geschäftsreisen. Die Motive der Mitarbeiter sind oft unklar und kaum dokumentiert. LinkedIn, ein gemeinsamer Kunde von Advito und BCD Travel, hat eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt, um die Bedürfnisse seiner Geschäftsreisenden festzuhalten.

Die Umfrageergebnisse lieferten wertvolle Erkenntnisse, die das Reise- und Event-Team dazu nutzte, Reisende zu kategorisieren und in Fokusgruppen einzuteilen. Durch diese Einteilung gelangte das Team von LinkedIn sowie die bevorzugten Supplier des Unternehmens zu einem besseren Verständnis der Bedürfnisse von Reisenden und zu mehr Transparenz in Bezug auf die Stärken und Schwächen des Geschäftsreiseprogramms.

Fünf erfolgreiche Einsparmöglichkeiten

Mit den folgenden fünf Kategorien können Reisekosten eingespart, die Zufriedenheit der Reisenden gesteigert und die Einhaltung der Programmvorgaben verbessert werden:

  • Durch die Freischaltung von zusätzlichem Content können Unternehmen 2 bis 4 % der Hotelausgaben einsparen. Diese Maßnahme erweitert das Angebot an Vertragshotels und Übernachtungsmöglichkeiten im Computerreservierungssystem (GDS) des Unternehmens um zusätzliche Optionen.
  • Laut Advito können durch Änderungen von Verhalten und Nachfrage die Ausgaben für interne Reisen um 10 % reduziert werden. Dank digitaler Tools für die virtuelle Zusammenarbeit können persönliche Treffen durch virtuelle Meetings ersetzt werden.
  • Durch strategische Vereinbarungen von Preisgarantien können 1 bis 2 % der Flug- und Hotelausgaben eingespart werden.
  • Dynamic Performance Management ermöglicht Verbesserungen im Geschäftsreiseprogramm durch die aktive Überwachung von Ausgaben in Echtzeit, d. h. außerhalb der üblichen Beschaffungsprozesse.
  • Dynamische Richtlinien ermöglichen Anpassungen in Echtzeit. Durch Anreize können Reisende belohnt werden, wenn sie unterwegs sinnvolle Kaufentscheidungen treffen. Diese beiden Ansätze bieten weitere Einsparpotenziale. Obwohl Anreize für Reisende nur in bestimmten Unternehmen sinnvoll sind, können mit diesem Mittel nachweislich 8 bis 12 % der Nettokosten eingespart werden.
  • Zu den weiteren langfristigen Vorteilen dieser neuen Strategien zählen die Umsetzung von Nachhaltigkeitszielen durch Reduzierung von CO2-Emissionen, eine Verbesserung der Mitarbeitergewinnung und -bindung sowie mehr Zufriedenheit durch Work-Life-Balance-Initiativen. Das White Paper von Advito kann kostenlos heruntergeladen werden.