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Inflation bremst die Reisekostenrückzahlung

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Inflation und Reisekostenerstattung
Wegen der Inflation müssen Businessreisende den Reisekosten nachlaufen (Grafik: Mohamed Hassan, Pixabay)

Businesssreisende befürchten verspätete Reisekostenerstattung. Das zeigt eine neue Studie. Angesichts der steigenden Inflation treffen in vielen Unternehmen ein verschärftes Kostenmanagement auf hohe Mitarbeitererwartungen.

Führungskräfte müssen sparen, ohne Mitarbeitende zu verlieren. Steigende Heizkosten sind hierbei besonders sensibel zu handhaben. So zeigen aktuelle Studienergebnisse von SAP Concur, dass zwei Drittel der Mitarbeitenden in Österreich (66 %) aufgrund der gestiegenen Lebenshaltungskosten um ihre eigenen Finanzen besorgt sind.

Die Sorge führt mitunter dazu, dass die deutliche Mehrheit der Mitarbeitenden (58 %) mehr Zeit im Büro verbringen wollen, um den privaten Energieverbrauch zu senken – vorausgesetzt ihr Arbeitgeber passt die Ausgabenrichtlinie nicht an die gestiegene Inflationsrate an. Gleichzeitig geben 38 % der Mitarbeitenden an, dass ihr Arbeitgeber sie ermutigt, von zuhause zu arbeiten, um Strom- und Heizkosten im Büro zu sparen.

Ein Dilemma, das sich mit sinkenden Temperaturen weiter verschärft. Weitere Studienergebnisse von SAP Concur zeigen, welchen Herausforderungen sich Unternehmen noch stellen müssen und wie sie dennoch die Mitarbeiterzufriedenheit erhalten.

Mitarbeitende erwarten finanzielle Entlastung

Viele Unternehmen haben ihren Mitarbeitenden bereits finanziell unter die Arme gegriffen. So gibt über die Hälfte an (55 %), dass ihr Arbeitgeber bereits eine einmalige Zahlung geleistet hat, um die gestiegenen Lebenshaltungskosten zu subventionieren.

Damit haben die Unternehmen ein wichtiges Anliegen ihrer Mitarbeitenden bereits erfüllt: Knapp zwei Drittel von ihnen bestätigen (62 %), dass eine einmalige Zahlung zur Deckung der Lebenshaltungskosten hilfreich wäre.

Employee Experience Studie 2022 von SAP Concur

Mehr als die Hälfte sagen (52 %), dass Tankgutscheine oder Erstattungsmöglichkeiten von Pendlerkosten wünschenswert wären. Um die Arbeitszufriedenheit zu steigern, wünschen sich knapp drei Viertel der Mitarbeitenden (72 %) jedoch eine weitreichendere Entlastung durch eine Gehaltserhöhung. Auch flexible Arbeitszeiten wären für die Hälfte der Befragten von Vorteil (51 %).

Reisekosten und Ausgaben im Homeoffice

Wenn die finanzielle Lage angespannt ist, können laut Studie auch Reisekosten und Mitarbeiterausgaben im Homeoffice zur Belastungsprobe werden. Denn gerade auf Geschäftsreise gehen Mitarbeitende häufig in Vorkasse.

Knapp zwei Drittel der Angestellten befürchten (63 %), dass sich verzögerte Kostenerstattungen negativ auf ihre Finanzen auswirken. Eine berechtigte Sorge, denn 41 % der Finanz- und Personalentscheider sagen, dass die derzeitige Wirtschaftslage dazu führen könnte, dass die Ausgaben erst verspätet zurückgezahlt werden und Mitarbeitende dadurch finanzielle Engpässe erleiden können.

Auch komplizierte und undurchsichtige Prozesse können die finanzielle Lage der Mitarbeitenden beeinträchtigen: 41 % geben an, dass der Abrechnungsprozess in ihrem Unternehmen so zeitaufwendig ist, dass sie kleinere Beträge gar nicht erst zurückfordern. Fast zwei Drittel befürchten (62 %), dass sie aufgrund nicht eingereichter Ausgaben finanzielle Einbußen erleiden.

Angepasste Reiserichtlinien sind notwendig

Wenn Ausgabenrichtlinien an die steigende Inflation angepasst werden, kann das enorm zur Mitarbeiterzufriedenheit beitragen. Darüber sind sich die Mehrheit der Personal- und Finanzentscheider im Klaren (59 %). Ausgabenrichtlinien beugen aber auch den Bedenken der Mitarbeitenden vor, etwa bei der Reisekostenabrechnung etwas falsch zu machen.

So befürchtet die Hälfte der Befragten, dass ihre Vorgesetzten schlecht über sie denken könnten, wenn ihre Reisekostenabrechnungen hoch sind (50 %) oder, dass sie unbeabsichtigt Betrug begehen könnten, indem sie Fehler machen oder nicht autorisierte Ausgaben tätigen (49 %). Knapp zwei Drittel (62 %) machen sich außerdem Sorgen, dass sie einen Vorgesetzten in Schwierigkeiten bringen, wenn sie fehlerhafte Abrechnungen beim Arbeitgeber einreichen.

Gerade in Krisenzeiten müssen die Reiserichtlinien angepasst werden (Grafik: Mohamed Hassan, Pixabay)

„In unsicheren Zeiten haben Ausgabenrichtlinien nicht nur einen erheblichen Einfluss auf Unternehmensbudgets, sondern auch eine wichtige Signalwirkung an die Mitarbeitenden“, sagt Dennis Torchetti, Head of Switzerland & CEE bei SAP Concur. „Klare Richtlinien, die aktuelle Entwicklungen wie Inflation und hybrides Arbeiten berücksichtigen, stellen sicher, dass sich Mitarbeitende wertgeschätzt und wohlfühlen.“

„Ein automatisierter Spesenabrechnungsprozess kann dabei die Kostenrückerstattung beschleunigen und Unsicherheiten der Mitarbeitenden bei der Einreichung von Ausgaben erfolgreich entgegenwirken“, ergänzt Dennis Torchetti.

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