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Aus für Spesenabrechnungen in Papierform

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Spesenabrechnungen
Ein innovatives cloudbasiertes System löst Spesenabrechnungen in Papier ab und revolutioniert Zahlungsprozesse

Analoge Spesenabrechnungen gehören bald der Vergangenheit an. Seit kurzen gibt es mit TripActions Liquid das erste Fintech-gestützte Reise- und Spesenmanagement-Angebot, das mehrere Währungen unterstützt.

Mit dieser Erweiterung ist TripActions in der Lage, eine End-to-End-Lösung für globale Unternehmen jeder Größe anzubieten und die zeitaufwändige, fehleranfällige manuelle Spesenabrechnungen für die Mitarbeiter zu eliminieren. Zudem automatisiert die Lösung den gesamten Kostenmanagement-prozesses für Unternehmen.

Mit renommierten Partnern wie Stripe, Visa, Modern Treasury und Plaid ist TripActions in der Lage, veraltete, uneinheitliche Reise- und Spesenlösungen zu ersetzen und den gesamten Travel&Expenses-Stack vollständig zu digitalisieren. 

„Unternehmen können es sich nicht mehr leisten, veraltete, analoge Systeme zu verwenden“, sagt Ariel Cohen, Mitbegründer und CEO von TripActions. „Es ist unabdingbar, in Echtzeit Einblick in die Ausgaben, den CO2-Fußabdruck und die Sicherheit der Mitarbeiter zu haben. Kein anderes Unternehmen ist in der Lage, die vollständigen End-to-End-Funktionen von TripActions Liquid für Reise-, Firmenkarten- und Spesenmanagement anzubieten. Wir spielen auf diesem Markt wirklich in einer eigenen Liga.“ 

TripActions Liquid bietet Finanzteams in Unternehmen Echtzeit-Transparenz und Echtzeit-Kontrolle über Ausgaben und ermöglicht es, Kosten einzusparen, die Produktivität zu steigern und die Compliance zu fördern.

Die Reise- und Ausgabenrichtlinien für Mitarbeitenden sind in den von Stripe ausgegebenen Smart Cards hinterlegt, so dass die Ausgaben kontrolliert sind, keine Limits überschritten werden, nur bei präferierten Partnern die günstigsten Angebote gebucht werden. Da sämtliche Abläufe über eine zentrale Plattform laufen, ist das gesamte Ausgabenmanagement vom Einzug bis zum Abgleich, vom Home Office bis zum Hotelzimmer automatisiert.

Abrechnungen in Papierform kosten Zeit und Geld

„Spesenabrechnungen gehören der Vergangenheit an. Was TripActions Liquid auf den Markt gebracht hat, ist das Ende der Spesenabrechnungen„, sagt Joel Jeselsohn, Chief Financial Officer bei Relayr in Berlin, Lösungsanbieter für Industrial Internet of Things und Teil der Munich Re Gruppe. „Wenn ich an die Berichtsmöglichkeiten anderer Lösungen denke, ist das wie Tag und Nacht. TripActions Liquid ist Legacy-Systemen überlegen.“

Reiseabrechnungen
In vielen Unternehmen werden Reiseabrechnungen von Mitarbeitern noch immer manuell erledigt. Dabei geht wertvolle Arbeitszeit verloren (Foto: Adriano Gadini, Pixabay)

Bestehende, traditionelle Lösungen erfordern, dass die Finanzteams jede Ausgabentransaktion überprüfen. Mit TripActions Liquid, das auf physischen und virtuellen Smartcards des Unternehmens basiert, sind die Richtlinien voreingestellt, so dass sich der Zeitaufwand für die Berichterstattung um bis zu 66 Prozent und die Zeit für den Abgleich um bis zu 95 Prozent verringert. Für TripActions-Unternehmenskunden reduziert sich die Abgleichszeit von Wochen auf Stunden. Weitere Vorteile sind:

  • Ausgabenkontrolle: TripActions Liquid verhindert, dass Mitarbeiter Ausgaben außerhalb der zuvor genehmigten Richtlinien generieren. Mit einem benutzerdefinierten ‚Policy Builder‘ können Administratoren Ausgabenkontrollen auf der Grundlage von Rollen, der Ausgabenkategorien und dem Geschäftskontext festlegen und so die Anzahl der Transaktionen, die von Finanzteams geprüft und genehmigt werden müssen, automatisieren und minimieren.
  • Chipkarten: Chipkarten sind für Mitarbeiter eine einfache Möglichkeit, benötigte Ausgaben zu tätigen. Der Einsatz der Chipkarten macht Spesenabrechnungen überflüssig. Mit intelligenten virtuellen und physischen Karten, die von Stripe in US-Dollar, Euro oder Pfund Sterling ausgestellt werden, sind Richtlinien integriert, die verantwortungsvolle Ausgaben und eine automatisierte Spesenabrechnung für genehmigte Ausgaben sicherstellen, unabhängig davon, ob die Mitarbeiter für über TripActions gebuchte Reisen, Routineausgaben, Spontankäufe oder wiederkehrende Abonnements bezahlen.
  • Spesen und Erstattungen: TripActions Liquid eliminiert den Aufwand der Spesenabrechnung für Geschäftsausgaben (Bargeld, Kilometergeld) und sorgt für schnelle Erstattungen. Mitarbeiter erhalten schnelle Rückerstattungen, die von TripActions‘ Partnerbanken durch direkte Einzahlung ausgeführt werden, wenn sie die App mit einem europäischen Bankkonto verbinden, das SEPA- oder BACS-Überweisungen unterstützt.
  • Automatische Genehmigungsworkflows: Mit TripActions Liquid lassen sich Transaktionen markieren, die eine Prüfung und Freigabe erfordern, um dann den automatischen Freigabe- und Erstattungsprozess zu starten. 
  • Mobiler Belegscanner: Mit TripActions Liquid lassen sich relevante Daten aus Quittungen extrahieren und Spesenabrechnungen im Handumdrehen automatisch ausfüllen.
  • Persönlicher Kartenimport: Anwender können persönliche Kartenkonten verknüpfen und Transaktionen für die Erstattung einfach importieren, ohne dass Details zu den Ausgaben hinzufügt werden müssen.
  • Schnelle Erstattung: Die Gelder werden über Partnerbanken innerhalb von 1-2 Werktagen via SEPA und BACS für automatisch genehmigte Ausgaben direkt auf das Bankkonto des Mitarbeiters überwiesen. 
  • Kalender-Synchronisation: Wenn die Liquid App mit dem Kalender eines Benutzers verknüpft ist, werden die Teilnehmer automatisch eingetragen, wodurch ein weiterer Schritt für die automatische Abstimmung entfällt.
  • Automatischer Abgleich: Der Monatsabschluss wird beschleunigt, da Belege und Zahlungsdetails automatisch erfasst werden und so den Abgleich von Tagen auf Minuten verkürzen. 
  • Ausgaben-Berichterstattung: Controller erhalten einen Echtzeit-Überblick über alle Geschäftsausgaben an einem Ort, um den Überblick über die Ausgaben zu behalten, Trends zu überwachen und Maßnahmen zu ergreifen, wenn die Kosten aus dem Rahmen fallen.

Cloudbasiertes Kraftpaket revolutioniert Prozesse

„Mit 39 Niederlassungen in 30 Ländern brauchte Teads – die globale Medienplattform – ein wirklich globales, modernes Tool, das die Abwicklung von Reisen und Ausgaben vereinfacht“, sagt Anush Jeunet, Corporate Buyer bei Teads. „Die Bereitstellung unkomplizierter Lösungen in Verbindung mit hochwertigem Support ist für ein schnell wachsendes Unternehmen unerlässlich und TripActions hat diese Anforderungen absolut erfüllt, insbesondere da das internationale Geschäft wieder zunimmt.“

Die Kombination aus TripActions‘ User Experience und Innovation, gepaart mit seiner Fintech-basierten Ausgabenmanagementlösung TripActions Liquid, hat ein cloudbasiertes Kraftpaket geschaffen, das unübertroffene Transparenz, Kostenkontrolle und Effizienz bietet, während das Unternehmen den gesamten Reise-, Ausgaben-, Ausgaben- und Zahlungsprozess in Unternehmen revolutioniert.

„TripActions Liquid ist ein gutes Beispiel für die Möglichkeiten, die die globale Finanzinfrastruktur von Stripe bietet“, sagt Eileen O’Mara, EMEA Revenue & Growth Lead bei Stripe. „Der Einsatz von intelligenten Unternehmenskarten mit programmatischer Ausgabenkontrolle und Abgleich über mehrere Länder hinweg war noch vor wenigen Jahren undenkbar. Wir freuen uns sehr, dass TripActions sein Liquid-Produkt auf Stripe aufbaut und seine globale Expansion beschleunigt.“

Background: Mehr als 5.000 Unternehmen weltweit setzen auf TripActions. Es stellt Unternehmen Echtzeitdaten zur Verfügung, um geschäftsrelevante Entscheidungen zu treffen, und bietet flexible Reise- & Ausgaben-Managementtools, mit denen sie sich an veränderte Marktbedingungen anpassen können, um die Sicherheit der reisenden Mitarbeiter zu gewähren, Kosten zu kontrollieren und Geld zu sparen.

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