Zeit ist Geld – diese Devise sorgt im Business für viel Stress. Geschäftsreisen bereichern zwar den Arbeitsalltag, gehen jedoch oft mit erheblichem Planungsaufwand einher. Sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitende stehen vor zeitintensiven administrativen Aufgaben. Doch dank Künstlicher Intelligenz (KI) lassen sich diese Prozesse erheblich optimieren.
Laut der sechsten Global Business Travel Survey von SAP Concur benötigen 84 % der Reisenden in der DACH-Region vorab eine Genehmigung für mindestens einen Teil ihrer Dienstreisen. Gleichzeitig haben 70 % der Befragten beobachtet, dass Reisen in ihrem Unternehmen strenger kontrolliert werden. Hier bietet KI neue Möglichkeiten, um Reiseplanung und Genehmigungen effizienter zu gestalten.
KI ermöglicht Reiseplanung auf Knopfdruck
Die Organisation einer Geschäftsreise erfordert oft stundenlange Recherchen. Zwischen der Wahl des passenden Hotels, der Auswahl geeigneter Transportmittel und individuellen Präferenzen sind zahlreiche Faktoren zu berücksichtigen.
KI-gestützte Assistenten können diesen Prozess erheblich vereinfachen. Sie erstellen detaillierte Reisepläne, die persönliche Vorlieben berücksichtigen – von der bevorzugten Flugklasse über die Anzahl der Zwischenstopps bis hin zur Hotelkategorie. Mit jeder Nutzung lernen die Systeme dazu und verbessern kontinuierlich die Reisebuchung.
Beschleunigte Genehmigungsprozesse
Herkömmlich müssen Reisepläne häufig mehrfach überarbeitet werden, um Budget- und Unternehmensrichtlinien zu entsprechen. KI kann diesen Prozess erheblich beschleunigen, indem sie bereits während der Planung Budgetvorgaben und Richtlinien berücksichtigt. Dadurch entfällt unnötige Wartezeit, sodass Mitarbeitende ihre Reisen schneller buchen und steigende Preise vermeiden können.
Die Nachfrage nach solchen Lösungen ist hoch: Laut der Global Business Travel Survey sind 96 % der Reisenden im DACH-Raum offen für KI-gestützte Buchungssysteme. Allerdings wünschen sich 92 % der Befragten Unterstützung durch ihr Unternehmen, da sie sich im Umgang mit den intelligenten Technologien noch unsicher fühlen.
Optimiertes Ausgabenmanagement mit KI
Moderne KI-Lösungen können Reisekosten präzise erfassen, kategorisieren und dokumentieren. Belege werden automatisch verarbeitet, Ausgaben korrekt zugeordnet und Abrechnungen erstellt. Dadurch verkürzt sich nicht nur der gesamte Abrechnungsprozess, sondern auch die Erstattung der Reisekosten erfolgt schneller und effizienter.
Zukunft der Geschäftsreisen: Intelligent und effizient
KI revolutioniert die Organisation von Geschäftsreisen. Zukünftige Entwicklungen werden noch stärker auf individuellen Nutzerdaten und branchenspezifischen Kennzahlen basieren. Dies ermöglicht präzisere Kostenprognosen und personalisierte Reiseempfehlungen.
Unternehmen, die bereits jetzt auf intelligente Automatisierung setzen, profitieren von effizienteren Prozessen und einem Wettbewerbsvorteil. Die Digitalisierung der Reiseorganisation spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern steigert auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.
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