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Hybride Veranstaltungen sind die Zukunft

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Veranstaltungen, die sowohl Online- als auch Offline-Optionen für die Teilnehmer kombinieren, werden in Zukunft der effektivste Weg sein, um möglichst viele Interessenten und Kunden anzusprechen (Foto: David Mark, Pixabay)

Wie findet man Balance zwischen virtuellen und persönlichen Veranstaltungen? Rund tausend Berufstätige in Deutschland wurden im April befragt, wie sie die Zukunft von Veranstaltungen einschätzen. Das Ergebnis: Ein hybrides Event-Modell, das sowohl Online- als auch Offline-Optionen für die Teilnehmer kombiniert, wird in Zukunft wahrscheinlich der effektivste Weg sein, um möglichst viele Interessenten und Kunden anzusprechen. 

Etwa 61 Prozent der Teilnehmer gaben an, dass sie gerne zu persönlichen Veranstaltungen zurückkehren würden, nur acht Prozent wollten dies gar nicht. Doch selbst über 2021 hinaus bevorzugten nur 58 Prozent persönliche Veranstaltungen, 42 Prozent würden lieber die virtuelle Variante besuchen. 

Wenn es darum geht, was sie in den nächsten zwölf Monaten als realistisch für ihren Arbeitsalltag sehen, erwarten 28 Prozent, an gar keinem persönlichen Event teilzunehmen. 52 Prozent sehen sich auf ein bis fünf Vor-Ort-Veranstaltungen, 14 Prozent auf fünf bis zehn Events – und knappe fünf Prozent rechnen sogar mit über 15 persönlichen Face-to-Face-Treffen. 

In der Studie geben 55 Prozent der Personalverantwortlichen an, dass sie bereit wären, ihre direkten Mitarbeiter in diesem Jahr zu einer persönlichen Veranstaltung zu schicken. 57 Prozent der Befragten sehen in einer persönlichen Veranstaltung einen „wesentlichen Geschäftszweck“. 

Obwohl persönliche Begegnungen positiv bewertet und sehr geschätzt werden, möchte die Mehrheit der Befragten nicht für ein Event ins Ausland reisen. Wenn überhaupt, dann höchstens noch innerhalb Europas, global fällt die Reisebereitschaft stark ab. Daher müssen Unternehmen flexibler agieren und ihre Veranstaltungsstrategie überdenken. 

Da es keine klaren Mehrheiten für direkte oder virtuelle Treffen gibt, werden zukünftig hybride Arrangements notwendig sein, um alle Zielgruppen zu erreichen.

Veranstaltungen haben eine hybride Zukunft
Veranstalter von Kongressen, Tagungen und Mega-Events müssen künftig Online- und Offline-Versionen kombinieren, um ihre Zielgruppen zu erreichen (Foto: Pixabay)

So werden hybride Veranstaltungen erfolgreich

Die Schlüsselfaktoren, die die Menschen bei persönlichen Veranstaltungen am meisten vermissen, sind „Networking von Angesicht zu Angesicht“ und „Interaktivität“ sind. Die Elemente der „Verbindung“, bei denen Individuen leicht miteinander interagieren können, lassen sich virtuell am schwersten wiederherstellen, hier müssen Unternehmen digitale Lösungen finden. Hier einige wichtige Strategie-Tipps für das nächaste Event.

Gestalten Sie virtuelle Events genauso ansprechend wie persönliche. 72 Prozent der Befragten bevorzugen virtuelle Live-Events gegenüber aufgezeichneten oder On-Demand-Optionen. Am meisten begeistert Teilnehmer virtueller Events, wenn interaktive Aktivitäten und Networking eingeplant sind (beide 23 Prozent), gefolgt von Podiumsdiskussionen (15 Prozent). 

Verzichten Sie auf Prominenz. Am wenigsten reißen berühmte Sprecher die Teilnehmer vom Hocker (nur neun
Prozent). Firmen sollten sich eher auf zum Thema passende Experten (14 Prozent) konzentrieren.

Passen Sie Ihren Zeitplan an den Ihrer Besucher an. Was den besten Tag betrifft, liegt der Freitag mit knapp 20 Prozent vorne. Der Montag ist hingegen am wenigsten beliebt, da nur neun Prozent der Befragten ihre Woche mit einer Veranstaltung beginnen wollen. Bei der Uhrzeit erfreuen sich der späte Vormittag (28 Prozent) sowie der frühe Nachmittag (30 Prozent) der größten Beliebtheit, wohingegen der frühe Morgen (neun Prozent) oder die Mittagszeit (zwölf Prozent) am wenigsten begeistern. Den späten Nachmittag halten knapp 20 Prozent für geeignet.

Machen Sie Ihre Veranstaltung so zugänglich wie möglich. Bieten Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, sowohl persönlich als auch online teilzunehmen, und zwar mit mehreren Ticket-Optionen, die den unterschiedlichen Präferenzen entsprechen. Beachten Sie auch den Unterschied in der Zahlungsbereitschaft: Knapp über die Hälfte der Befragten wäre bereit, für eine Vor-Ort-Veranstaltung Eintritt zu bezahlen, während sich nur 41 Prozent bei virtuellen Events dazu bereit erklären. Spielen Sie verschiedene Optionen durch, etwa eine kleine, intime Veranstaltung mit einer begrenzten Anzahl von Teilnehmern, die Sie dann virtuell streamen, um ein breiteres Publikum zu erreichen.

Fragen Sie immer wieder nach Feedback. Für die meisten Unternehmen und auch für viele Teilnehmer ist ein hybrides Veranstaltungsmodell neu. Stellen Sie Ihre Besucher in den Mittelpunkt Ihrer Entscheidungen und holen Sie in jeder Phase Event-Feedback ein – vom Verständnis des Registrierungsprozesses über das Ticketing bis hin zum Sammeln von Informationen der Teilnehmer am Tag der Veranstaltung. 

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