Wer auf Geschäftsreise geht, sollte sich dafür sehr gut vorbereiten. Manche Dinge sind auf dieselbe Art wie im Urlaub zu regeln, andere sind spezifischer Natur. Am besten hilft eine Checkliste. Dazu kann man sich im Internet inspirieren lassen, eigene Punkte hinzufügen und diese Liste dann im Laufe mehrerer Reisen optimieren. So entstehen ganz auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnittene Checks, die bei jeder neuen Businessreise abgefragt werden können. Das spart Zeit und Geld. Natürlich sind gegebenenfalls besondere Punkte zu ergänzen, denn auch bei Geschäftsreisen sieht eine Fahrt selten wie die andere aus.
Haben Sie alle Ausweise und Unterlagen dabei?
Je länger die Businessreise dauert, umso rechtzeitiger sollten Sie anfangen, sie zu planen. Zunächst sind die nötigen Ausweise zu kontrollieren und gegebenenfalls zu erneuern. Reisepass und Personalausweis haben normalerweise eine wochenlange Vorlaufzeit bei den zuständigen Behörden. Auch ein Visum sowie mehrere Impfungen können nötig sein.
- Wer die Landessprache nicht spricht und weiß, dass die Verhandlungen nicht in Englisch geführt werden, muss sich mit seinem Gesprächspartner wegen eines Dolmetschers verständigen.
- Geld und Kreditkarte sind getrennt aufzubewahren. Kaufen Sie sich für die Fahrt im Zweifelsfall eine Sicherheitstasche, die am Körper getragen wird.
- Alle Unterlagen, die auf einer Geschäftsreise mitgenommen werden, sollten ebenfalls auf der Checkliste stehen und laufend ergänzt werden. Dazu gehören beispielsweise Vertragsentwürfe, Zeichnungen, Fotos und Pläne, Firmendarstellungen und Werbematerial. Auch wird gern ein Laptop mitgenommen.
Wo übernachten Sie auf Ihrer Businessreise?
Die Gepflogenheiten in vielen Ländern erfordern deren Kenntnis, damit Sie nicht taktlos sind oder mit Kleidung und europäischen Gewohnheiten einen großen Fauxpas begehen. Die Bandbreite reicht vom Essen über Höflichkeitsfloskeln bis zur Bademode.
Wie wollen Sie auf Ihrer Businessreise untergebracht werden? Standardmäßig werden Hotels aufgesucht, aber es warten auch Gästehäuser oder andere Zimmer. Brauchen Sie ein Mietauto? Fahren Sie Taxi? Werden Sie chauffiert? Mietautos sollten rechtzeitig, am besten zusammen mit der Hotelbuchung, bestellt werden.
Wie buchen Sie am besten Ihre Reise?
Eine Kurzreise innerhalb unseres Landes oder in die Nachbarstaaten wird häufig mit dem Auto zurückgelegt. Es lohnt sich jedoch, über eine Zugreise nachzudenken. Sie können schlafen oder arbeiten.
Wer weiter verreist, nimmt gern das Flugzeug. Bei Bedarf ist eine Reiseapotheke empfehlenswert, zum Beispiel mit Mitteln gegen Reisekrankheit. Außerdem sind eventuell eigene Medikamente einzupacken. In fremden Ländern sind allergische Reaktionen auf die Nahrungsmittel möglich.
Nicht zuletzt ist bei großen Entfernungen mit einem Jetlag zu rechnen. Es sollten also ausreichend Pausen einkalkuliert werden, damit Sie nicht direkt vom Flugzeug in die Konferenz starten müssen.
Wer rechtzeitig bucht, kann bei Bahn und Fluggesellschaft ein Schnäppchen ergattern. Wer fliegt, sollte mit wenig Gepäck reisen. Es gibt Grenzwerte für das Gewicht, ansonsten werden zusätzliche Gebühren fällig. Informieren Sie sich darüber, welche Produkte in Ihrem Gastland auf keinen Fall eingeführt werden dürfen. Für die meisten Kurzreisen eignet sich ein Business-Trolley oder ein Trolley-Pilotenkoffer, die für Dienstreisen überaus beliebt und praktisch sind. Nicht zuletzt sollten Sie über die politische Situation vor Ort Bescheid wissen und sich entsprechend korrekt verhalten – im Interesse Ihrer persönlichen Sicherheit.
Was ist auf Ihrer Businessreise noch wichtig?
Während Ihrer Geschäftsreise sollten Sie zu Hause einen Vertreter oder ein gut funktionierendes Sekretariat einsetzen. Auch müssen wichtige Personen wissen, wie sie Sie wann erreichen können. Dabei sind Zeitverschiebungen zu beachten. Wichtig auf einer Businessreise ist es natürlich, seine Gesprächspartner so genau wie möglich zu kennen oder sich über sie zu informieren. Vergessen Sie auch das Mitbringsel nicht.
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