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Was Produktivität auf Dienstreisen bremst

Birgt das Travel Management vermeidbare Produktivitätskiller? Laut einer Umfrage sind viele Reisemanagement-Prozesse ineffizient. Ein unzureichendes Travel Management stresst Geschäftsreisende und führt zu Unzufriedenheit bei Mitarbeitern. Die Umfrage zeigt, wo es im Geschäftsreisemanagement noch Optimierungsmöglichkeiten gibt

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Zeit ist Geld: Oft gerät die Produktivität von Geschäftsreisenden unter die Räder, weil das Travel Management nicht effizient genug ist (Foto: Gerd Altmann, Pixabay)
Zeit ist Geld: Oft gerät die Produktivität von Geschäftsreisenden unter die Räder, weil das firmeninterne Travel Management nicht effizient genug arbeitet. Dann wird’s teuer für Unternehmen (Foto: Gerd Altmann, Pixabay)

Viel geschäftlich unterwegs zu sein, gilt oft als Statussymbol und kann einen Job für Business Nerds attraktiv machen. Auch die Zahlen zeigen: Geschäftsreisen sind beliebt. Eine Umfrage von TravelPerk zeigt jedoch, dass herkömmliches Geschäftsreisemanagement oft das Gegenteil bewirkt und die Produktivität der Mitarbeiter einschränkt, ja sogar zu Unzufriedenheit führt, was jedoch leicht vermieden werden könnte. Im Rahmen der Umfrage wurden 1.000 Arbeitnehmer in Deutschland ab 25 Jahren befragt, die mindestens viermal im Jahr geschäftlich unterwegs sein sind.

Viele Geschäftsreisende sind der Meinung, dass die Buchung, Planung und Verwaltung einer Geschäftsreise zu viel Zeit in Anspruch nehmen. 75 Prozent der befragten Reisenden gaben an, dass sie mehr als 30 Minuten benötigen, um eine einzelne Geschäftsreise zu buchen. 32 Prozent benötigen sogar mehr als zwei Stunden.

Darüber hinaus gaben 65 Prozent an, dass sie allein für die Reisekostenabrechnung noch mal weitere 30 Minuten oder mehr benötigen. Das ist eine recht lange Spanne unproduktiver Arbeitszeit – mit einer immensen wirtschaftlichen Dimension angesichts der rund 190 Millionen Geschäftsreisen in Deutschland pro Jahr.

Gerät auf Reisen die Produktivität unter die Räder?

Die Zahlen zeigen, dass ein ineffizientes Reisemanagement für viele Geschäftsreisende die Produktivität bremst. Dabei kann modernes Travel-Management so einfach sein wie die Buchung eines Urlaubes.

Eugen Triebelhorn. Geschäftsführer von TravelPerk in Deutschland
Eugen Triebelhorn. Geschäftsführer von TravelPerk in Deutschland
„Eine Geschäftsreise kann heutzutage innerhalb von wenigen Minuten gebucht werden. Sie kann mit ein paar Klicks organisiert werden, inklusive automatisierter Rechnungsstellung. Ältere Systeme, komplizierte Prozesse und der Mangel an Richtlinien beziehungsweise deren klare Kommunikation führen jedoch zu höherem AUfwand an Zeit und Administration“, erklärt Eugen Triebelhorn.

„In Gesprächen mit Kunden in verschiedenen Ländern stellen wir fest, dass deutsche Unternehmen am meisten in Sachen Modernisierung der Geschäftsreisen hinterherhinken“, so Triebelhorn. Lange Abstimmungsprozesse, Genehmigungen und Rückrufaktionen sind nicht erforderlich, da all diese Dinge in einer technologischen Lösung abgebildet werden können. Der Umfrage zufolge scheint keine der derzeit vorherrschenden Lösungen für Mitarbeiter die richtige zu sein, wie die folgenden Zahlen zeigen:

  • 40 Prozent der Reisenden, die mit einem Travel Manager zusammenarbeiten, der die Dienstreise für sie organisiert, benötigen zur Buchung einer Reise zwischen 30 Minuten und zwei Stunden
  • 23 Prozent der Geschäftsreisenden, die ohne Hilfe buchen, benötigen zwischen zwei und fünf Stunden. Selbst diejenigen, die auf ein unternehmensinternes Buchungstool zurückgreifen können, benötigen die gleiche Spanne an Zeit (31 Prozent).
  • Rund 5 Prozent verbrachten sogar mehr als 5 Stunden bis zu einem Tag für die Organisation einer Geschäftsreise – überraschenderweise brauchten 10 Prozent der Befragten aus der Gruppe derjenigen, die gemeinsam mit einer Reiseagentur buchten, genauso lange für die Buchung
  • Was sich auf die Produktivität negativ auswirkt

    „Die Gründe für ein ineffizientes Travel Management sind schlecht ausgestattete herkömmliche Geschäftsreise-Tools zur Buchung von Geschäftsreisen. Eigentlich sollten TMCs und Travel Manager Unternehmen und Geschäftsreisenden das Leben erleichtern“, sagt der Country Manager.

    „Doch aktuelle Lösungen bedienen immer nur die Bedürfnisse einer Seite: Es fehlen ihnen entweder Funktionen, die Unternehmen nützen, wie etwa Reiserichtlinien, oder es mangelt an Optionen, den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden, wie eine intuitive Bedienung. Dabei brauchen beide Parteien effizientere Prozesse, um Zeit zu sparen“, erklärt Eugen Triebelhorn.

    „Was Unternehmen brauchen, ist ein modernes Business Travel Management, das ein großes Angebot an Reiseoptionen bietet, so leicht zu bedienen ist wie eine Verbraucherplattform, aber gleichzeitig automatisch für die Einhaltung von Reiserichtlinien und eine korrekte Rechnung sorgt. Denn 30 Minuten bis zu 2 Stunden Zeit für die Buchung und Rechnungsstellung sind viel zu lang für eine Aufgabe, die innerhalb eines Buchungssystems vollautomatisch verwaltet werden kann.“

    Neben Einbußen in Sachen Produktivität zeigt die Umfrage, dass Mitarbeiter unzufrieden mit dem Travel Management ihrer Unternehmen sind:

  • 32 Prozent der Befragten sind genervt, dass sie Buchungen aus privater Tasche auslegen mussten.
  • Jeder dritte Befragte kann sich nicht auf seinen Arbeitgeber verlassen und wird nicht genug unterstützt, da er selbst Änderungen an Buchungen oder Stornierungen vornehmen muss.
  • 51 Prozent Mitarbeiter haben das Gefühl, ihre Richtlinien unklar sind, 24 Prozent sind der Meinung, es gebe zu viele Richtlinien und Einschränkungen wie etwa unrealistische Kostengrenzen.
  • Dreiviertel (35 Prozent) der deutschen Mitarbeiter empfinden Geschäftsreisen als eher stressig.
  • Mehr als 20 Prozent der Geschäftsreisen nachträglich verschoben, umgestellt oder storniert.
  • Neue Studie: Wann und wo sind Geschäftsreisende unterwegs produktiv? (Grafik: Pixabay)
    Neue Studie: Wann und wo sind Geschäftsreisende unterwegs produktiv? (Grafik: Pixabay)

    Wie können Geschäftsreisen effizienter werden?

    „Seien wir ehrlich – Geschäftsreisen bringen nicht immer Spaß. Die hohen Anforderungen der Geschäftsreisen an Komfort und der oft rasante Job-Alltag können zu stressigen Situationen führen, in denen unweigerlich etwas schief geht. Verbrauchertools leisten in diesen Notfällen wenig Unterstützung, während Reisebüros bei Stornierungen oder Änderungen zwar helfen können, aber sich dies teuer bezahlen lassen. Aber endlich haben wir die nötige Technologie zur Verfügung, die uns Aufwände abnimmt und dabei hilft, sich auf das wesentlichste zu konzentrieren: die Arbeit“, sagt Eugen Triebelhorn.

    Mit der richtigen Technologie können die Konfliktpunkte beider Parteien – Mitarbeiter und Unternehmen – beseitigt werden. TravelPerk bricht die Anforderungen von Geschäftsreisenden und Unternehmen auf die Prozessebene herunter und löst sie mittels automatisierter Vorauszahlung und Rechnungsstellung, sowie der Möglichkeit, Reiserichtlinien digital zu hinterlegen. Darüber hinaus bietet TravelPerk einen umfassenden, kostenfreien 24-Stunden-Kundensupport.

    Der Erfolg von Geschäftsreisen hängt maßgeblich von der Zufriedenheit der Mitarbeiter ab: Denn zufrieden lässt es sich leichter verhandeln. Die Erwartungen von Mitarbeitern an reibungslose, technologiebasierte Prozesse werden auch in Zukunft steigen – zusammen mit der Zunahme an jüngeren, technikaffinen Mitarbeitern.

    Unternehmen werden diese Bedürfnisse nicht alleine dadurch erfüllen, dass sie ihren Mitarbeitern erlauben, in 4-Sterne-Hotels zu übernachten. Vielmehr müssen sie mit modernen Lösungen unter Beweis stellen, dass ihnen die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter wichtig sind. TravelPerk bietet Geschäftsreisenden mehr Freiheit, Autonomie und Vertrauen, während es Unternehmen mehr Kontrolle, Steuerung und Dateneinsicht über Geschäftsreisen gibt.

    Background: TravelPerk hat zusammen mit Toluna im September 2019 1.000 Arbeitnehmer in Deutschland ab 25 Jahren befragt, die mindestens viermal im Jahr geschäftlich reisen. Etwa jeder fünfte (19 Prozent) reist sogar mindestens einmal pro Woche geschäftlich.

    Der weitaus größte Teil derjenigen, die mindestens einmal pro Woche reisen, sind IT-Mitarbeiter, gefolgt von Vertriebsmitarbeitern, Produktionsmitarbeitern und Führungskräften. Nur 44 Prozent der Geschäftsreisen sind auf Deutschland beschränkt. 56 Prozent der Befragten reisen innerhalb Europas (34% Prozent) oder sogar weltweit (22 Prozent).


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