Viel geschäftlich unterwegs zu sein, gilt oft als Statussymbol und kann einen Job für Business Nerds attraktiv machen. Auch die Zahlen zeigen: Geschäftsreisen sind beliebt. Eine Umfrage von TravelPerk zeigt jedoch, dass herkömmliches Geschäftsreisemanagement oft das Gegenteil bewirkt und die Produktivität der Mitarbeiter einschränkt, ja sogar zu Unzufriedenheit führt, was jedoch leicht vermieden werden könnte. Im Rahmen der Umfrage wurden 1.000 Arbeitnehmer in Deutschland ab 25 Jahren befragt, die mindestens viermal im Jahr geschäftlich unterwegs sein sind.
Viele Geschäftsreisende sind der Meinung, dass die Buchung, Planung und Verwaltung einer Geschäftsreise zu viel Zeit in Anspruch nehmen. 75 Prozent der befragten Reisenden gaben an, dass sie mehr als 30 Minuten benötigen, um eine einzelne Geschäftsreise zu buchen. 32 Prozent benötigen sogar mehr als zwei Stunden.
Darüber hinaus gaben 65 Prozent an, dass sie allein für die Reisekostenabrechnung noch mal weitere 30 Minuten oder mehr benötigen. Das ist eine recht lange Spanne unproduktiver Arbeitszeit – mit einer immensen wirtschaftlichen Dimension angesichts der rund 190 Millionen Geschäftsreisen in Deutschland pro Jahr.
Gerät auf Reisen die Produktivität unter die Räder?
Die Zahlen zeigen, dass ein ineffizientes Reisemanagement für viele Geschäftsreisende die Produktivität bremst. Dabei kann modernes Travel-Management so einfach sein wie die Buchung eines Urlaubes.
„In Gesprächen mit Kunden in verschiedenen Ländern stellen wir fest, dass deutsche Unternehmen am meisten in Sachen Modernisierung der Geschäftsreisen hinterherhinken“, so Triebelhorn. Lange Abstimmungsprozesse, Genehmigungen und Rückrufaktionen sind nicht erforderlich, da all diese Dinge in einer technologischen Lösung abgebildet werden können. Der Umfrage zufolge scheint keine der derzeit vorherrschenden Lösungen für Mitarbeiter die richtige zu sein, wie die folgenden Zahlen zeigen:
Was sich auf die Produktivität negativ auswirkt
„Die Gründe für ein ineffizientes Travel Management sind schlecht ausgestattete herkömmliche Geschäftsreise-Tools zur Buchung von Geschäftsreisen. Eigentlich sollten TMCs und Travel Manager Unternehmen und Geschäftsreisenden das Leben erleichtern“, sagt der Country Manager.
„Doch aktuelle Lösungen bedienen immer nur die Bedürfnisse einer Seite: Es fehlen ihnen entweder Funktionen, die Unternehmen nützen, wie etwa Reiserichtlinien, oder es mangelt an Optionen, den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden, wie eine intuitive Bedienung. Dabei brauchen beide Parteien effizientere Prozesse, um Zeit zu sparen“, erklärt Eugen Triebelhorn.
„Was Unternehmen brauchen, ist ein modernes Business Travel Management, das ein großes Angebot an Reiseoptionen bietet, so leicht zu bedienen ist wie eine Verbraucherplattform, aber gleichzeitig automatisch für die Einhaltung von Reiserichtlinien und eine korrekte Rechnung sorgt. Denn 30 Minuten bis zu 2 Stunden Zeit für die Buchung und Rechnungsstellung sind viel zu lang für eine Aufgabe, die innerhalb eines Buchungssystems vollautomatisch verwaltet werden kann.“
Neben Einbußen in Sachen Produktivität zeigt die Umfrage, dass Mitarbeiter unzufrieden mit dem Travel Management ihrer Unternehmen sind:
Wie können Geschäftsreisen effizienter werden?
„Seien wir ehrlich – Geschäftsreisen bringen nicht immer Spaß. Die hohen Anforderungen der Geschäftsreisen an Komfort und der oft rasante Job-Alltag können zu stressigen Situationen führen, in denen unweigerlich etwas schief geht. Verbrauchertools leisten in diesen Notfällen wenig Unterstützung, während Reisebüros bei Stornierungen oder Änderungen zwar helfen können, aber sich dies teuer bezahlen lassen. Aber endlich haben wir die nötige Technologie zur Verfügung, die uns Aufwände abnimmt und dabei hilft, sich auf das wesentlichste zu konzentrieren: die Arbeit“, sagt Eugen Triebelhorn.
Mit der richtigen Technologie können die Konfliktpunkte beider Parteien – Mitarbeiter und Unternehmen – beseitigt werden. TravelPerk bricht die Anforderungen von Geschäftsreisenden und Unternehmen auf die Prozessebene herunter und löst sie mittels automatisierter Vorauszahlung und Rechnungsstellung, sowie der Möglichkeit, Reiserichtlinien digital zu hinterlegen. Darüber hinaus bietet TravelPerk einen umfassenden, kostenfreien 24-Stunden-Kundensupport.
Der Erfolg von Geschäftsreisen hängt maßgeblich von der Zufriedenheit der Mitarbeiter ab: Denn zufrieden lässt es sich leichter verhandeln. Die Erwartungen von Mitarbeitern an reibungslose, technologiebasierte Prozesse werden auch in Zukunft steigen – zusammen mit der Zunahme an jüngeren, technikaffinen Mitarbeitern.
Unternehmen werden diese Bedürfnisse nicht alleine dadurch erfüllen, dass sie ihren Mitarbeitern erlauben, in 4-Sterne-Hotels zu übernachten. Vielmehr müssen sie mit modernen Lösungen unter Beweis stellen, dass ihnen die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter wichtig sind. TravelPerk bietet Geschäftsreisenden mehr Freiheit, Autonomie und Vertrauen, während es Unternehmen mehr Kontrolle, Steuerung und Dateneinsicht über Geschäftsreisen gibt.
Background: TravelPerk hat zusammen mit Toluna im September 2019 1.000 Arbeitnehmer in Deutschland ab 25 Jahren befragt, die mindestens viermal im Jahr geschäftlich reisen. Etwa jeder fünfte (19 Prozent) reist sogar mindestens einmal pro Woche geschäftlich.
Der weitaus größte Teil derjenigen, die mindestens einmal pro Woche reisen, sind IT-Mitarbeiter, gefolgt von Vertriebsmitarbeitern, Produktionsmitarbeitern und Führungskräften. Nur 44 Prozent der Geschäftsreisen sind auf Deutschland beschränkt. 56 Prozent der Befragten reisen innerhalb Europas (34% Prozent) oder sogar weltweit (22 Prozent).
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