Don’t Leave Money on the Table! Weil nur wenige Travel Manager regelmäßig die vereinbarten Hotelpreise überprüfen, entgehen vielen Firmen erhebliche Einsparpotenziale. Dies ergibt eine globale Studie von der GBTA Foundation und HRS Global Hotel Solutions. Die GBTA Foundation ist die Marktforschungs- und Weiterbildungsorganisation der Global Business Travel Association.
Zielsetzung der Studie war es herauszufinden, ob und wie Travel Manager Audits ihrer Hotelraten durchführen und weshalb bei einigen Firmen-Reiseprogrammen keine Ratenaudits stattfinden.
Fast alle Travel Manager prüfen Vertragsraten initial
Weltweit führen 86 Prozent der Travel Manager Audits zur Korrektheit der verhandelten Vertragshoteldaten (Raten, Zusatzleistungen und andere verhandelte Merkmale) durch, nachdem die Daten in das System geladen wurden. Allerdings prüfen nur wenige Travel Manager die Raten in kurzen Zeitabständen:
Dies könnte sich als Trugschluss erweisen, da etwa jeder sechste Audit (17 Prozent) eine Diskrepanz zwischen den verhandelten und den im System angezeigten Daten ergibt. In den meisten Fällen ist die Rate falsch, sodass Travel Managern durch den Verzicht auf Ratenaudits unter Umständen deutliche Einsparmöglichkeiten entgehen.
Unter dem Strich haben somit Unternehmen, denen nach eigenen Angaben das Budget zum Outsourcen der Audits fehlt, das größte Risiko, falsch geladene und damit zu hohe Raten zu zahlen. Würden sie dagegen externe Audits durchführen lassen und so sämtliche Fehler entdecken, könnte sich das Outsourcing schnell auszahlen.
Hotelpreis im Schnitt 14 Prozent höher als vereinbart
Wenn Ratendiskrepanzen bestehen, bezahlen Unternehmen im Durchschnitt 14 Prozent mehr als verhandelt. Mit 18 Prozent ist die Differenz in Lateinamerika (LATAM) besonders groß. In den USA und im Raum Asien-Pazifik (APAC) liegt sie mit 14 Prozent genau im Schnitt, in Europa, mittlerem Osten und Afrika (EMEA) mit 11 Prozent etwas darunter.
Von den Unternehmen, die Ratenaudits durchführen, setzen 52 Prozent interne Ressourcen und manuelle Prüfmethoden dafür ein, während 38 Prozent die Audits an das Reisemanagementunternehmen auslagern. 15 Prozent beauftragen den Hotel-Lösungsanbieter, 11 Prozent einen externen Berater mit den Audits.
Außerdem verlassen sich 16 Prozent der Befragten darauf, von den Hotels über falsche Raten informiert zu werden. 36 Prozent erwarten, dass die Reisenden selbst falsche Raten melden.
Angesichts der mit Ratenprüfungen potenziell zu erzielenden Kosteneinsparungen ist es nicht sehr effektiv, allein auf das Feedback von Hotels und Reisenden zu falschen Raten zu setzen.
„Die Ergebnisse der Studie zeigen, dass die Raten genauer geprüft werden müssen“, so Tobias Ragge, Geschäftsführer von HRS. „Travel Manager investieren viel Arbeit in die Verhandlung kostengünstiger Hotelraten und spezieller Ausstattungsmerkmale für ihre Reisenden. Sie tragen damit entscheidend zum Erfolg des Firmen-Reiseprogramms bei. Diese Mühe ist jedoch vergebens, wenn in vielen Fällen Fehler auftreten und die Reisenden nicht in den Genuss der verhandelten Konditionen kommen.“
Kate Vasiloff, Research Manager bei der GBTA Foundation, ergänzt: „Unternehmen, die keine regelmäßigen Audits durchführen und nur unzuverlässige Datenquellen nutzen, zahlen aufgrund falsch geladener Raten deutlich höhere Hotelkosten als vertraglich vereinbart. Audits zur Überprüfung der Korrektheit von Raten können somit die Rentabilität eines Reiseprogramms steigern.“
TRAVELbusiness-Background: Diese weltweite Studie wurde von der GBTA Foundation in drei Phasen zwischen dem 24. Januar und dem 3. April 2017 durchgeführt. Insgesamt wurden die Antworten von 418 Teilnehmern berücksichtigt (41 Prozent aus den USA, 28 Prozent aus EMEA, 16 Prozent aus LATAM, 15 Prozent aus APAC). Die GBTA veranstaltet am Mittwoch, dem 14. Juni, um 16:00 Uhr ein von HRS Global Hotel Solutions gesponsertes Webinar.
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