Geschäftsreisen werden immer teurer. Das hat erst kürzlich eine Auswertung von SAP Concur ergeben: Zwischen 2019 und 2023 sind Geschäftsreisen durchschnittlich um 19 Prozent gestiegen, doch gleichzeitig müssen Unternehmen immer mehr sparen. Denn effiziente Dienstreisen bringen für Firmen einen Mehrwert statt höhere Ausgaben.
Die Konsequenz: Reisebudgets werden eingefroren oder ganz gestrichen wie erst neulich beim Deutschen Bundestag der Fall. Ist die Reise unabdingbar, büßen Mitarbeitende häufig an Komfort sowie Flexibilität ein. Dabei sehen viele Mitarbeitende ein Mindestmaß an Komfort als wichtiges Zeichen der Wertschätzung.
TRAVELbusiness hat Altan Çörekçi, Geschäftsführer bei Fleetcor Deutschland, sowie Moritz Lindner, CEO bei reisetopia gefragt, wie Unternehmen und Mitarbeitende effiziente Dienstreisen planen und so wertvolle Ressourcen sparen können. Hier zehn Tipps von den Experten für effiziente Dienstreisen.
Passende digitale Tools nutzen: “Viele Firmen setzen bereits auf digitale Tools fürs Ausgabenmanagement. Die Auswahl an möglichen Tools ist allerdings unüberschaubar. Da verliert man schnell den Überblick.
Sinnvoll ist es deshalb darauf zu achten, dass alle nötigen Funktionen in einem zentralen Buchungssystem abgedeckt sind – das spart allen Beteiligten Zeit und Nerven,” verrät Altan Çörekçi.
Auf Kreditkarten mit Rückvergütung setzen: “Viele Firmen setzen immer noch auf die Kreditkarte der Hausbank und lassen dabei oft hunderte Euro im Jahr liegen. Nutzen Sie stattdessen Kreditkarten mit Rückvergütung.
Diese bringen bei jedem Umsatz Punkte, die für die (kostenfreie) Buchung von Geschäftsreisen eingesetzt werden können. Ein weiterer Vorteil: Mitarbeitende müssen durch Kreditkarten nicht in Vorleistung gehen. Das beugt möglichem Frust vor,” empfiehltMoritz Lindner.
Tankkarten richtig auswählen: “Ein wichtiger Punkt ist die richtige Auswahl der Tankkarte. Viele Tankkarten beinhalten Kraftstoffrabatte, was enorme Kosteneinsparungen bringen kann. Darüber hinaus ist es wichtig, dass diese in einem breiten Netzwerk akzeptiert werden, damit Mitarbeitende flexibler auf ihrer Dienstreise sind.
Für E-Ladekarten gilt dasselbe: Diese sollten günstige Tarife an einer Vielzahl von Ladestationen beinhalten.Zusätzlich ist ein gutes Ladestationen-Netzwerk wichtig, um auch hier flexibel zu sein,” weiß der Fleetcor Experte Altan Çörekçi.
Gebühren im Blick behalten: “Der Blick auf die Gebühren außerhalb der Eurozone wird bei Geschäftsreisen oft unterschätzt. Müssen Mitarbeiter viel telefonieren oder surfen, lohnt sich eine eSIM statt den teuren Konditionen des Telefonanbieters. Wird viel in Fremdwährungen bezahlt, spart man dank einer Kreditkarte ohne Fremdwährungsgebühr viel Geld,” so Moritz Lindner
Zusatzversicherungen prüfen: “Oft werden bei Mietwagen oder Hotelbuchungen zusätzliche Versicherungen angeboten, die in den meisten Fällen unnötig sind, da sie durch bestehende Firmenversicherungen abgedeckt sind. Dies sollte vorab geprüft werden,“ Altan Çörekçi, Geschäftsführer bei Fleetcor Deutschland.
Hotels über richtige Plattform buchen: “Buchen Sie über spezielle Anbieter für Geschäftsreisende, um zusätzliche Vergünstigungen zu erhalten. Hier gibt es oftmals Frühstück ohne Aufpreis und ein zusätzliches Hotelguthaben. Wer das richtige Hotel bucht, kann sich zudem auch einen Konferenzraum sparen: Gerade etwas hochwertigere Hotels bieten oft eine sehr großzügige Lobby mit Co-Working-Bereich,” weiß Moritz Lindner.
Die richtige Tankstelle wählen: “Was im Privaten selbstverständlich ist, wird beim Dienstwagen schnell vergessen – der Preis an der Tankstelle. Tanken an Autobahnen ist 40 bis 70 Cent teurer als in städtischen Gebieten. Autohöfe sind günstiger als Autobahntankstellen, aber teurer als innerstädtische. Isolierte Tankstellen sind meist kostspieliger, während Tankstellen großer Marken in der Nähe oft günstigere Preise bieten. In ländlichen Gebieten ist Tanken meist am günstigsten. Sensibilisieren Sie Mitarbeitende für diese Unterschiede, um Kosten zu sparen,” empfiehlt Altan Çörekçi.
Zusammenfassend zeigt sich: Um das Maximum aus effizienten Dienstreisen herauszuholen, sind sowohl Unternehmen als auch Angestellte gefordert. Doch bei allen Maßnahmen gilt stets: Nur wenn sie auf Verständnis treffen, werden solche Vorgaben auch umgesetzt.
Deswegen ist es wichtig, transparente Reisekostenrichtlinien im Unternehmen klar zu kommunizieren. Diese sollten Ausgaben-Limits für Unterkünfte, Verpflegung und Transport enthalten. Effiziente Dienstreisen sind in den wirtschaftlichen turbulenten Zeiten ein Muss.
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