KI kann Geschäftsreisen nicht ersetzen!

Bedeuten Digitalisierung und künstliche Intelligenz (KI) das Ende für Dienstreisen, Meetings und Kongresse? Der Österreichische Reiseverband blickt mit Experten, Firmenmanagern und Business Travel Profis in die Zukunft und erläutert, warum Unternehmer mit der Digitalisierung des Travel Managements viel Geld, Zeit und Nerven sparen können.

„Die Digitalisierung wird das persönliche Miteinander und den persönlichen Gedankenaustausch bei Meetings und Konferenzen nicht ersetzen,“ meint ÖRV-Präsident Dr. Josef Peterleithner.

Gerade durch den verstärkten Einsatz von Technologien seien mehr denn je Profis gefragt, die Unternehmen bei der Vorbereitung von Businessreisen mit ihrem Know-how für Zeit und Kosten sparendes Reisemanagement, Sicherheit sowie mit Serviceleistungen bei unvorhergesehenen Ereignissen wie Streiks, Flugausfällen, Airline-Pleiten oder Terroranschlägen unterstützen. „Die besten Algorithmen können nicht auf Unvorhergesehenes reagieren“, so Peterleithner.

Das sind die vier Zukunftstrends für Geschäftsreisen!

1. Konferenzen werden multimedialer und spielerischer. „Die KI, künstliche Intelligenz, wird Konferenzen und Dienstreisen nicht ersetzen“, betont etwa Zukunftsforscher Andreas Reiter vom Zukunftsbüro. „Erfolgreiche Firmen werden weiterhin analoge Formen des Wissensaustausches brauchen. Kongresse werden aber kreativer und noch interaktiver werden.“ Es wird neue bewegte und spielerische Formate der Wissensvermittlung geben. Andreas Reiter: „Bei der Organisation dieser neuen Formen wird auch das Know-how der Reiseprofis in den Business Travel Center gefragt sein.“

2. Digitalisierung wird auch in Zukunft keine Meetings ersetzen. Markus Grasl, langjähriger Travel Manager beim Telekom-Anbieter A 1 und auch für die Einrichtung von Videokonferenzen zuständig: „Die Technik kann zwar manche Routine-Treffen ersetzen, aber für substanzielle Meetings wie etwa Konferenzen, Kundengespräche und Vertragsverhandlungen kommt man um persönliche Begegnungen nicht umhin.“

„Und wenn es“, so Grasl,„emotional zur Sache geht, kommt man mit Videokonferenzen nicht weiter. Ich will quasi den Menschen spüren und riechen, wenn es um wichtige Themen geht.“

3. Versteckte Kosten, keine Hilfe bei Krisen und Streiks. „Wer selbst bucht, bucht billiger“ – dieser Mythos wird durch immer mehr Internet-Anbieter und ausgeklügeltere Online-Suchmaschinen befeuert. Dieses Versprechen wird in der Realität oft aber nicht erfüllt, betont ÖRV-Präsident Dr. Josef Peterleithner. Und: „Der Markt wird zunehmend intransparent: Preise und Produkte sind so fragmentiert, dass Kunden sich nur schwer zurecht finden und mit vielen versteckten Kosten – etwa für Gepäck, Sitzplatzreservierung, Storno-Möglichkeit – konfrontiert sind.“

Matthias Szabo, Business Development Teamleiter der Wiener Börse sieht einen weiteren Nachteil der Digitalisierung: „Die Airlines haben keinen direkten Kundenkontakt mehr, e-Mails gehen oft ins Leere, nicht immer wird man bei Flugzeitverschiebungen rechtzeitig informiert.“ Im Business Travel Center gebe es hingegen erreichbare Ansprechpartner, Kunden werden rechtzeitig über Veränderungen informiert, Reisebüros helfen bei der Umbuchung.

Matthias Szabo nennt ein Beispiel, wie ihm sein Business Travel Partner zu billigeren Flugtickets verholfen hat: „Eine Airline hat ihre Preise gesenkt als wir bereits unser Kontingent gebucht hatten. Daraufhin hat unser Reisebüro bei der Airline einen nachträglichen Preisnachlass erwirkt. Hätten wir die Tickets auf Online-Buchungsplattformen besorgt, hätten wir kein Geld zurückbekommen.“

Thomas Kreillechner von Verkehrsbüro Business Services und Vorsitzender des ÖRV Flugausschusses erklärt, was künstliche Intelligenz nicht kann: „Das Personal der Business Travel Center ist Krisen erprobt und greift im Bedarfsfall auf internationale Netzwerke zu. Uns kann man im Ernstfall anrufen, das Internet nicht.“

Nach wie vor bieten Web basierende Online Portale keinerlei Service und Unterstützung in Notfall-Situationen. Selbstbucher waren bei den zahlreichen Flugausfällen und Verspätungen weitgehend auf sich alleine gestellt. Eine effiziente Hilfestellung seitens der Airlines war großteils nicht gewährleistet.

Die fehlende Kommunikation und die nicht Hilfestellung verursachten erhebliche Irritationen, die eine terminliche Arbeitszeitplanung nicht mehr zugelassen haben. Der immaterielle Schaden war vielmals um ein vielfaches höher als der materielle. Der Wertschöpfungsverlust für die Unternehmen war und ist nach wie vor enorm.

Thomas Willingshofer, Director Operations bei BCD Travel betont den Vorteil für die Geschäftsreisenden, einen strukturierten Online und Offline Beschaffungsprozesses der Reisebüros in Anspruch zu nehmen. Krisensituationen können im Vorfeld durch Reisebüros frühzeitig erkannt und lokalisiert werden, die fachkundige Hilfestellung von Geschäftsreise-Experten sichert den Reisenden in solcherart Fälle eine profunde und effiziente Unterstützung.

Zusätzlich führt Thomas Willingshofer an, dass die Datenvielfalt im Internet einen zeitlich erhöhten Aufwand zur Buchungsselektion bedingt. Der durchschnittliche Zeitrahmen für „Search & Book“ beläuft sich, aufgrund von internen Studien, meist deutlich auf über 45 Minuten. Die Fachexpertise des Reisebüros und deren Beschaffungssysteme reduzieren diesen Arbeitsaufwand um mindestens 50-60%. Ein deutlicher Mehrwert ist für die Unternehmen gegeben und empirisch manifestiert.

4. Transparente Dienstreise – Reisebüro trifft auf digitale Technik. „Digitalisierung und künstliche Intelligenz (KI) bieten jedoch auch enorme Einsparungspotenziale, wenn sie effizient und professionell eingesetzt werden“, betont ÖRV-Flugausschuss-Vorsitzender Thomas Kreillechner.

Von Dienstreisekosten-Begrenzungen und Genehmigungsverfahren für die einzelnen Mitarbeiter über Berücksichtigung von Firmen-Sonderraten bei Airlines und Hotels bis zum kompletten Reisemanagement inklusive Sicherheit während der Dienstreise reicht das Technologie-unterstützte Serviceangebot der Travel Business Center.

Irene Kothbauer, Country Manager Österreich des international tätigen Geschäftsreise-Spezialisten Carlson Wagonlit Travel: „Businessreise-Spezialisten sind zentraler Ansprechpartner für alle Komponenten der Dienstreise. Wir bieten 24 Stunden Service.“

Dieser Service ist auch nach erfolgreicher Dienstreise noch lange nicht zu Ende. Martin Neugebauer vom Reisebüro Zuklin: „Wir kümmern uns um die gesamte Reiseorganisation und sind bei Problemen rund um die Uhr erreichbar. Jedoch nicht nur die proaktive Warnung vor Streiks oder Flugausfällen ist für die Kunden ein Riesen Vorteil, sondern auch eine einfache Reisekostenabrechnung. Mit einer zentralen Verrechnung und automatisch übermittelten Reisedaten unterstützen wir somit auch die Buchhaltung der Kunden und sparen Ihnen wertvolle Zeit und Geld. Die einzelnen Mitarbeiter müssen keine eigenen Spesenabrechnungen vorlegen, das erledigen alles die Prozesse der Business Travel Center.“

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