Geschäftsreisen gehören in Unternehmen zum täglichen Brot. Doch gerade für Berufseinsteiger oder reiseunerfahrene Mitarbeiter können sie auch schnell zur Knigge- und Planungs-Falle werden. Wie Geschäftsreisen aber zum Erfolg führen, verrät zum Beispiel das Management-Team von Cewe-Print.
Wie Geschäftsreisen richtig geplant werden
Vor einer Dienstreise sollten Mitarbeiter eine realistische Planung tätigen: Wann sind wo welche Meetings geplant? Welche Unterlagen werden benötigt und wie komme ich von einem Termin zum nächsten.
Dabei gilt es auch unrealistische Erwartungen zu vermeiden: Ein Meeting direkt nach einem elfstündigem Flug mit Zeitverschiebung ist unnötig anstrengend. Mitarbeiter haben dann kaum die Konzentration für ein Treffen. Wichtig ist, jedes Meeting, Essen sowie jede Pause im Kalender einzutragen, damit man auf der Reise nicht den Überblick verliert.
Auch die Planung von Transportmöglichkeiten können Geschäftsreisende schon vorab erledigen und so Stress während der Reise vermeiden. Zeit können sie schon am Flughafen sparen, etwa durch ein Online Check-In oder die vorherige Anmeldung von Übergepäck, z.B. beim Transport von Messeequipment.
Klare Ziele für die Geschäftsreise setzen!
Der Zweck einer Geschäftsreise sollte vor Antritt definiert sein: Was soll erreicht, wer soll persönlich angesprochen und welche Kontakte sollen aufgebaut werden. Gerade für unerfahrene Mitarbeiter ist es wichtig, klare Ziele und Aufgaben zu haben, an denen sie sich orientieren können.
Reisende sollten zudem die stärksten Argumente für ihre Firma oder ihr Produkt genau kennen und wichtige Materialien mitnehmen. Diese sollten hochwertig gestaltet sein und sorgfältig transportiert werden, sodass sie knitter- und knickfrei ankommen. Nur so können sie auf Geschäftspartner und Kunden einen guten Eindruck machen. Geht die Reise ins Ausland sollten Mitarbeiter üben, sich und ihre Firma in wenigen Sätzen eindeutig und sprachlich korrekt vorzustellen.
Technische Geräte vor Reisebeginn checken!
Elektronische Geräte gehören zum modernen Geschäftsleben dazu. Doch egal ob Laptop, Smartphone oder Tablet – sie alle brauchen Strom. Mitarbeiter sollten verfügbare Stromquellen in Zügen, an Flughäfen oder in Wartebereichen nutzen, um ihre Geräte zu laden. Dann können sie während des Fluges entspannt daran arbeiten, ohne sich Sorge über die verbleibende Akkuleistung zu machen.
Außerdem lohnt es sich vorhandene WiFi-Angebote, zum Beispiel am Flughafen, zu nutzen und wichtige Arbeitsdokumente vor dem Flugstart herunterzuladen. So können Geschäftsreisende auch in Flugzeugen ohne Internetverbindung weiterarbeiten und sich wichtige Unterlagen noch einmal anschauen. Eine Powerbank kann ebenfalls nützlich sein, falls doch einmal ein Gerät Strom benötigt, aber gerade keine Steckdose in der Nähe ist. Nicht vergessen: In einigen Ländern brauchen Geschäftsreisende Adapter für Steckdosen.
Visitenkarten öffnen Türen und Tore!
Auch in digitalen Zeiten sind Visitenkarten nach wie vor wichtig. Zum einen sind sie ein Aushängeschild für die Firma und repräsentieren diese. Zum anderen helfen sie, die ersten Minuten eines Treffens zu gestalten. Wichtig dabei: Die Visitenkarte sollte ordentlich gestaltet, knickfrei und sauber sein. Handschriftliche Verbesserungen und Ergänzungen sollten nicht vorgenommen werden, sie wirken unprofessionell.
Ein Visitenkartenetui lohnt sich für Geschäftsreisende, damit sie ihre Karten nicht aus der Hosentasche ziehen müssen und gleichzeitig einen Ort haben, an dem sie die entgegengenommenen Karten der Geschäftspartner verstauen können. Da in manchen Ländern wie z.B. Japan besondere Rituale bei der Übergabe der Visitenkarte herrschen, sollten Geschäftsreisende sich vorab darüber informieren.
